※ Bài viết này dựa trên pháp luật Nhật Bản và các tài liệu do Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (ISA) công bố, tính đến ngày 9/10/2026.
Gijinkoku (技人国, tên gọi tắt của tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế" – 技術・人文知識・国際業務; thường gọi là visa kỹ sư) là tư cách cư trú dành cho người nước ngoài làm công việc đòi hỏi kỹ thuật hoặc kiến thức chuyên môn, trên cơ sở hợp đồng với công ty hoặc tổ chức khác tại Nhật Bản. Ví dụ: kỹ sư trong các ngành như cơ khí, phiên dịch viên, nhà thiết kế, người phụ trách công việc marketing.
Công ty tuyển dụng cần kiểm tra nội dung công việc, trình độ học vấn và kinh nghiệm thực tế của người lao động, thù lao, và hồ sơ cần nộp tùy theo Nhóm (Category) của công ty. Bài viết này giải thích toàn bộ điều kiện và thủ tục dựa theo pháp luật và tài liệu do ISA công bố, dành cho người phụ trách tại các doanh nghiệp tuyển dụng người nước ngoài.
Mục lục
- Gijinkoku là gì
- Công việc được chấp nhận và công việc không được chấp nhận
- Đào tạo thực tế khi mới vào công ty được chấp nhận đến mức nào
- Điều kiện về học vấn và kinh nghiệm thực tế
- Sự liên quan giữa chuyên ngành đã học và công việc
- Điều kiện về thù lao
- Phân loại Nhóm (Category) 1–4
- Hồ sơ cần nộp khi xin COE và xin thay đổi tư cách cư trú
- Hồ sơ cần nộp khi xin gia hạn
- Hồ sơ cần nộp đã thay đổi trong năm 2026
- Trường hợp tuyển du học sinh mới tốt nghiệp
- Các loại hồ sơ và số ngày xét duyệt
- Thời gian cư trú được quyết định như thế nào
- Các khai báo sau khi tuyển dụng và khi chuyển việc
- Câu hỏi thường gặp
- Tóm tắt
- Tài liệu tham khảo
Gijinkoku là gì
Gijinkoku là tư cách cư trú để làm một trong ba loại công việc dưới đây, trên cơ sở hợp đồng với cơ quan, tổ chức công hoặc tư tại Nhật Bản. Căn cứ pháp lý là Bảng đính kèm 1-2 của Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn (出入国管理及び難民認定法, sau đây gọi là "Luật Xuất nhập cảnh"). Tiêu chuẩn mà người lao động phải đáp ứng được quy định trong Lệnh của Bộ quy định tiêu chuẩn (上陸基準省令: Lệnh của Bộ Tư pháp quy định tiêu chuẩn theo Điều 7, khoản 1, điểm 2 Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn).
| Loại công việc | Lĩnh vực, công việc được nêu trong pháp luật và tài liệu của ISA |
|---|---|
| Công việc đòi hỏi kỹ thuật hoặc kiến thức thuộc lĩnh vực khoa học tự nhiên | Khoa học tự nhiên, kỹ thuật công nghệ, nông học, y học, nha khoa, dược học v.v. |
| Công việc đòi hỏi kỹ thuật hoặc kiến thức thuộc lĩnh vực khoa học nhân văn | Luật học, kinh tế học, xã hội học, văn học, triết học, giáo dục học, tâm lý học, sử học, chính trị học, thương mại học, quản trị kinh doanh v.v. |
| Công việc đòi hỏi tư duy hoặc sự cảm thụ dựa trên nền tảng văn hóa nước ngoài | Biên dịch, phiên dịch, giảng dạy ngoại ngữ, quan hệ công chúng, quảng cáo, nghiệp vụ giao dịch với nước ngoài, thiết kế thời trang hoặc trang trí nội thất, phát triển sản phẩm, các công việc tương tự khác |
ISA nêu các ví dụ thuộc tư cách này gồm: kỹ sư cơ khí v.v., phiên dịch viên, nhà thiết kế, giáo viên ngoại ngữ tại doanh nghiệp tư nhân, người làm công việc marketing. Thời gian cư trú là một trong các mức 5 năm, 3 năm, 1 năm hoặc 3 tháng.
Các hoạt động thuộc tư cách cư trú Giáo sư, Nghệ thuật, Báo chí, Quản trị/quản lý, Công việc pháp lý/kế toán, Y tế, Nghiên cứu, Giáo dục, Chuyển công tác nội bộ, Hộ lý, Giải trí không nằm trong Gijinkoku.
Phạm vi của "hợp đồng" và "cơ quan, tổ chức công hoặc tư"
Hợp đồng ở đây, ngoài hợp đồng tuyển dụng lao động, còn bao gồm ủy nhiệm (委任), ủy thác (委託), cộng tác theo thỏa thuận (嘱託) v.v. Tuy nhiên, đó phải là hợp đồng mang tính liên tục với một cơ quan cụ thể. "Cơ quan, tổ chức công hoặc tư" bao gồm cả pháp nhân hoặc cá nhân nước ngoài có văn phòng hoặc cơ sở kinh doanh tại Nhật Bản.
Có những cơ quan bị xác định v.v. là có lý do không đủ tư cách (欠格事由) trong chế độ Kỹ năng đặc định (特定技能) hoặc Thực tập kỹ năng (技能実習), do hành hung người nước ngoài, không trả thù lao v.v. Trong thời gian bị đình chỉ tiếp nhận, về nguyên tắc các cơ quan này (bao gồm cả công ty tiếp nhận phái cử v.v.) không được tiếp nhận mới người nước ngoài theo diện Gijinkoku.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật), "Về việc làm rõ tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật; sửa đổi lần gần nhất tháng 4/2026; sau đây gọi là "Tài liệu làm rõ", 明確化等について), mục 1; e-Gov (trang tra cứu pháp luật), "Lệnh của Bộ quy định tiêu chuẩn" (tiếng Nhật)
Công việc được chấp nhận và công việc không được chấp nhận
Công việc được chấp nhận trong Gijinkoku là công việc đòi hỏi năng lực chuyên môn từ một mức nhất định trở lên, dựa trên nền tảng học thuật. ISA giải thích rằng trường hợp hoạt động chính là công việc dịch vụ thông thường, công việc sản xuất v.v. thì không được chấp nhận.
- Nội dung công việc mà tiêu chí tuyển dụng khi đăng tuyển ghi kiểu như "Không cần kinh nghiệm, sẽ nhanh quen việc." (未経験可、すぐに慣れます。)
- Nội dung công việc mà nhân viên người Nhật không đáp ứng điều kiện về học vấn, kinh nghiệm thực tế vẫn thường đảm nhận
Việc có thuộc Gijinkoku hay không được đánh giá trên tổng thể các hoạt động trong thời gian cư trú. Nếu hoạt động thuộc Gijinkoku chỉ là một phần rất nhỏ, phần còn lại là công việc không đòi hỏi kỹ thuật hay kiến thức đặc biệt hoặc công việc có thể làm được nhờ luyện tập lặp đi lặp lại, thì sẽ bị đánh giá là không thuộc Gijinkoku.
- Làm công việc xếp cơm hộp vào hộp tại nhà máy chế biến cơm hộp
- Tại khách sạn, công việc chính là vận chuyển hành lý của khách và dọn phòng
- Tại nhà máy, gia công, lắp ráp, kiểm tra, đóng gói linh kiện, và hầu hết công việc giống với thực tập sinh kỹ năng
- Hồ sơ xin với công việc biên dịch, phiên dịch, nhưng lại làm bán hàng và tiếp khách tại cửa hàng bán lẻ là nơi tiếp nhận phái cử
Cách nhìn nhận và các ví dụ về công việc tại khách sạn, lữ quán v.v. có trong Phụ lục 5; về các lĩnh vực như anime, thời trang – thiết kế, ẩm thực có trong Phụ lục 6.
Cách xử lý khi công việc ghi trong hồ sơ và công việc thực tế khác nhau được giải thích trong bài Visa Gijinkoku: giao công việc khác với hồ sơ thì sẽ ra sao?. Nếu tuyển dụng cho công việc mà phần chính là công việc tại hiện trường, bạn cũng nên xem toàn cảnh về Kỹ năng đặc định. Việc có thể chuyển sang Kỹ năng đặc định để làm công việc không thuộc Gijinkoku hay không được tổng hợp trong bài Chuyển từ Gijinkoku sang Kỹ năng đặc định.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tài liệu làm rõ" (tiếng Nhật), mục 1(2), "Phụ lục 3 (Các trường hợp được cấp phép và không được cấp phép)" (tiếng Nhật), "Phụ lục 5 (Khách sạn, lữ quán v.v.)" (tiếng Nhật), "Phụ lục 6 (Các lĩnh vực Cool Japan)" (tiếng Nhật), "Các nội dung thường được hỏi liên quan đến hồ sơ xin về tư cách cư trú lao động (Hỏi đáp)" (tiếng Nhật; tháng 7/2026; sau đây gọi là "Hỏi đáp về tư cách cư trú lao động", 就労資格Q&A), Q39
Đào tạo thực tế khi mới vào công ty được chấp nhận đến mức nào
Ngay cả những hoạt động mà nếu chỉ xét riêng thì không thuộc Gijinkoku cũng có trường hợp được chấp nhận với tư cách là đào tạo thực tế (đào tạo tại nơi làm việc) khi mới vào công ty. Các ví dụ ISA nêu ra gồm tiếp khách tại nhà hàng, bán hàng tại quầy của cửa hàng bán lẻ, công việc trên dây chuyền của nhà máy v.v.
Việc này được chấp nhận khi đáp ứng hai điểm dưới đây và được Cục đánh giá là thỏa đáng.
- Là một phần của đào tạo thực tế cũng được áp dụng tương tự đối với nhân viên người Nhật tốt nghiệp đại học v.v.
- Xét trên tổng thể các hoạt động trong thời gian cư trú, không chiếm phần lớn thời gian cư trú
Phần chính của Tài liệu làm rõ còn nêu thêm rằng việc đào tạo này là điều "nhất thiết phải có" (必ず必要となるもの) để sau này thực hiện công việc thuộc Gijinkoku.
"Thời gian cư trú" ở đây không phải là thời gian được quyết định trong một lần cấp phép, mà là toàn bộ khoảng thời gian dự kiến cư trú theo diện Gijinkoku.
Với hồ sơ mà người lao động sẽ tham gia đào tạo thực tế quá 1 năm kể từ khi được tuyển dụng, Cục yêu cầu nộp kế hoạch đào tạo và xét tính hợp lý của thời gian đào tạo. Trường hợp có thời gian đào tạo thực tế, thời gian cư trú khi quyết định tư cách cư trú v.v. về nguyên tắc là 1 năm.
Nếu bạn băn khoăn không biết công việc hoặc chương trình đào tạo dự định giao có thuộc Gijinkoku hay không, trong buổi tư vấn về hồ sơ xin tư cách Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế, chúng tôi sẽ cùng bạn kiểm tra nội dung công việc và kế hoạch đào tạo.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Phụ lục 1 (Về đào tạo thực tế được chấp nhận)" (tiếng Nhật)
Điều kiện về học vấn và kinh nghiệm thực tế
Trình độ học vấn và kinh nghiệm thực tế mà người lao động cần có được chia theo loại công việc sẽ làm. Căn cứ pháp lý là mục "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế" của Lệnh của Bộ quy định tiêu chuẩn.
- Đã tốt nghiệp đại học với chuyên ngành có môn học liên quan đến kỹ thuật, kiến thức cần thiết cho công việc (bao gồm cả trường hợp đã được đào tạo ở trình độ tương đương trở lên)
- Đã hoàn thành khóa chuyên môn hoặc khóa chuyên sâu (専攻科) của trường chuyên tu (専修学校) tại Nhật Bản với chuyên ngành có môn học liên quan (chỉ giới hạn ở trường hợp đáp ứng điều kiện do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định trong thông cáo)
- Có kinh nghiệm thực tế từ 10 năm trở lên (bao gồm cả thời gian học chuyên ngành có môn học liên quan tại đại học, trường cao đẳng kỹ thuật (高等専門学校), trường trung học phổ thông, giai đoạn sau của trường giáo dục trung học (中等教育学校の後期課程), khóa chuyên môn hoặc khóa chuyên sâu của trường chuyên tu)
- Làm công việc biên dịch, phiên dịch, giảng dạy ngoại ngữ, quan hệ công chúng, quảng cáo, nghiệp vụ giao dịch với nước ngoài, thiết kế thời trang hoặc trang trí nội thất, phát triển sản phẩm, hoặc các công việc tương tự khác
- Có kinh nghiệm thực tế từ 3 năm trở lên trong công việc liên quan (không cần nếu người đã tốt nghiệp đại học làm công việc biên dịch, phiên dịch, giảng dạy ngoại ngữ)
Có ngoại lệ đối với người làm công việc xử lý thông tin. Nếu đã đỗ kỳ thi về công nghệ xử lý thông tin do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định trong thông cáo, hoặc có chứng chỉ được quy định trong thông cáo, thì không bị yêu cầu về học vấn, kinh nghiệm thực tế nêu trong khung thứ nhất.
Kinh nghiệm thực tế 10 năm không đòi hỏi đến mức phải làm đúng công việc thuộc Gijinkoku trong suốt 10 năm. Thời gian làm công việc liên quan cũng được tính.
Người đáp ứng tiêu chuẩn nhờ hoàn thành trường chuyên tu là người có danh hiệu "Senmonshi" (専門士) hoặc "Kodo Senmonshi" (高度専門士), và người được công nhận là có học lực tương đương trở lên so với người hoàn thành khóa chuyên môn đặc định (特定専門課程), đã nhập học và hoàn thành khóa chuyên sâu. Việc tốt nghiệp cơ sở giáo dục nước ngoài tương đương trường chuyên môn (専門学校) của Nhật Bản không đáp ứng tiêu chuẩn này.
Người tốt nghiệp trường cao đẳng (短期大学) tại Nhật Bản thuộc đối tượng "đã tốt nghiệp đại học" trong tiêu chuẩn.
Nguồn: e-Gov (trang tra cứu pháp luật), "Lệnh của Bộ quy định tiêu chuẩn" (tiếng Nhật); Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tài liệu làm rõ" (tiếng Nhật), mục 2, "Hỏi đáp về tư cách cư trú lao động" (tiếng Nhật), Q34 và Q35
Sự liên quan giữa chuyên ngành đã học và công việc
Trường hợp đáp ứng điều kiện bằng học vấn, môn học chuyên ngành tại trường và công việc sẽ làm phải có liên quan với nhau. Mức độ liên quan được yêu cầu khác nhau tùy theo trường đã tốt nghiệp hoặc hoàn thành.
| Trường đã tốt nghiệp, hoàn thành | Cách xem xét sự liên quan giữa môn học chuyên ngành và công việc |
|---|---|
| Đại học (đại học ở nước ngoài cũng được xem xét tương tự) | Xem xét linh hoạt |
| Trường cao đẳng kỹ thuật (高等専門学校) | Xem xét tương tự như đối với đại học |
| Trường chuyên tu (専修学校) | Về nguyên tắc, cần có mức độ liên quan đáng kể |
| Khoa thuộc khóa chuyên môn, khóa chuyên sâu của trường chuyên tu được chứng nhận theo Chương trình thúc đẩy phát triển nghề nghiệp cho du học sinh nước ngoài (外国人留学生キャリア形成促進プログラム) | Xem xét linh hoạt |
Với người hoàn thành trường chuyên tu, kể cả khi không được công nhận là đã trực tiếp học "chuyên ngành" có môn học liên quan, việc đánh giá vẫn được thực hiện một cách tổng hợp từ toàn bộ nội dung các môn đã học. Với người đã làm khoảng 3 năm công việc được công nhận là có liên quan, sự liên quan với công việc đảm nhận sau đó sẽ được xem xét linh hoạt.
Cách đánh giá theo từng loại trường và các ví dụ được tổng hợp trong bài Gijinkoku: "sự liên quan giữa chuyên ngành đã học và công việc".
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tài liệu làm rõ" (tiếng Nhật), mục 2(1) ア (chú thích)
Điều kiện về thù lao
Thù lao phải bằng hoặc cao hơn mức mà người Nhật nhận được khi làm cùng công việc. Căn cứ pháp lý là điểm 3 mục "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế" của Lệnh của Bộ quy định tiêu chuẩn.
- Thù lao là "khoản chi trả đối ứng cho việc cung cấp một dịch vụ lao động nhất định" (一定の役務の給付の対価として与えられる反対給付)
- Các khoản mang tính chất hoàn trả chi phí thực tế như phụ cấp đi lại, phụ cấp người phụ thuộc, phụ cấp nhà ở không được tính vào thù lao
- Trong các khoản phụ cấp nêu trên, khoản thuộc diện chịu thuế được loại ra khỏi "những khoản không được tính"
ISA công bố các trường hợp hồ sơ của du học sinh không được cấp phép vì lý do thù lao. Phụ lục 3 nêu 2 trường hợp: mức hàng tháng 135.000 yên và mức hàng tháng 170.000 yên. Thù lao của người Nhật mới tốt nghiệp được tuyển cùng đợt và làm cùng loại công việc lần lượt là 180.000 yên và 200.000 yên mỗi tháng.
Cách tính mức thù lao hàng tháng và cách ghi mục tiền lương trong hợp đồng được giải thích trong bài Cách soạn hợp đồng lao động và Thông báo về điều kiện lao động cho visa Gijinkoku.
Nguồn: e-Gov (trang tra cứu pháp luật), "Lệnh của Bộ quy định tiêu chuẩn" (tiếng Nhật); Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tài liệu làm rõ" (tiếng Nhật), mục 2(3), "Phụ lục 3 (Các trường hợp được cấp phép và không được cấp phép)" (tiếng Nhật)
Phân loại Nhóm (Category) 1–4
Hồ sơ cần nộp khi làm thủ tục khác nhau tùy theo Nhóm (Category) của cơ quan trực thuộc (công ty, tổ chức nơi người nước ngoài làm việc). Nhóm là cách phân loại cơ quan trực thuộc, chia thành Nhóm 1 đến Nhóm 4 dựa vào việc có niêm yết hay không, số thuế khấu trừ tại nguồn của năm trước v.v.
| Nhóm | Cơ quan trực thuộc thuộc nhóm này | Giấy tờ chứng minh nhóm |
|---|---|---|
| 1 | Doanh nghiệp niêm yết trên sở giao dịch chứng khoán của Nhật Bản, công ty tương hỗ kinh doanh bảo hiểm, cơ quan nhà nước trung ương hoặc địa phương của Nhật Bản hoặc nước ngoài, pháp nhân hành chính độc lập, pháp nhân đặc thù và pháp nhân được cấp phép, pháp nhân công ích được cơ quan nhà nước trung ương hoặc địa phương của Nhật Bản cấp phép, pháp nhân công nêu tại Bảng đính kèm 1 của Luật Thuế pháp nhân (法人税法), doanh nghiệp tạo ra đổi mới sáng tạo (イノベーション創出企業), doanh nghiệp v.v. đáp ứng điều kiện nhất định | Bản sao Kaisha Shikiho (会社四季報, sổ tay hằng quý về các công ty niêm yết), bản sao giấy tờ chứng minh cơ quan chủ quản đã cho phép thành lập, bản sao giấy chứng nhận v.v. |
| 2 | Tổ chức, cá nhân có số thuế khấu trừ tại nguồn từ 10 triệu yên trở lên trong Bảng tổng hợp các báo cáo theo luật định như Phiếu khấu trừ tại nguồn của thu nhập từ tiền lương (法定調書合計表) của năm trước. Cơ quan đã được chấp thuận đề nghị sử dụng Hệ thống nộp hồ sơ cư trú trực tuyến (điều kiện nêu ở dưới bảng) | Bản sao Bảng tổng hợp các báo cáo theo luật định của năm trước. Hoặc giấy tờ chứng minh đã được chấp thuận đề nghị sử dụng |
| 3 | Tổ chức, cá nhân đã nộp Bảng tổng hợp các báo cáo theo luật định như Phiếu khấu trừ tại nguồn của thu nhập từ tiền lương của nhân viên cho năm trước (trừ Nhóm 2) | Bản sao Bảng tổng hợp các báo cáo theo luật định của năm trước |
| 4 | Tổ chức, cá nhân không thuộc nhóm nào trong các Nhóm 1–3 | Không có |
Nếu không nộp được giấy tờ chứng minh nhóm thì sẽ được coi là Nhóm 4.
Trong Nhóm 2, việc phân loại dựa trên đề nghị sử dụng hệ thống trực tuyến có kèm điều kiện. Đối tượng là cơ quan mong muốn nộp hồ sơ với tài liệu đính kèm giống như Nhóm 2 và đã nộp tài liệu cho việc xét nhóm (Category).
"Doanh nghiệp v.v. đáp ứng điều kiện nhất định" của Nhóm 1 gồm doanh nghiệp được chứng nhận Kurumin (くるみん), doanh nghiệp được chứng nhận Eruboshi (えるぼし), Pháp nhân ưu tú về quản trị sức khỏe (健康経営優良法人) v.v.
Nếu tại thời điểm nộp hồ sơ, Bảng tổng hợp các báo cáo theo luật định của năm trước chưa hoàn thành thì nộp bảng của năm trước nữa.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật), phần "Phân loại (cơ quan trực thuộc)"; "Về các doanh nghiệp v.v. đáp ứng điều kiện nhất định" (tiếng Nhật; tháng 1/2020), "Hỏi đáp về tư cách cư trú lao động" (tiếng Nhật), Q12
Hồ sơ cần nộp khi xin COE và xin thay đổi tư cách cư trú
Với Nhóm 1 và Nhóm 2, về nguyên tắc chỉ cần đơn xin, giấy tờ chứng minh nhóm v.v. là đủ. Với Nhóm 3 và Nhóm 4, cần thêm tài liệu của công ty và của người lao động. Bảng dưới đây là hồ sơ của thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú (在留資格認定証明書交付申請; sau đây gọi là "xin COE") và xin cấp phép thay đổi tư cách cư trú (在留資格変更許可申請; sau đây gọi là "thay đổi").
| Hồ sơ cần nộp | Nhóm 1 và 2 | Nhóm 3 | Nhóm 4 |
|---|---|---|---|
| Đơn xin, ảnh thẻ | ○ | ○ | ○ |
| Phong bì hồi đáp ghi sẵn địa chỉ (xin COE) / xuất trình hộ chiếu và Thẻ cư trú (thay đổi) | ○ | ○ | ○ |
| Giấy tờ chứng minh nhóm | ○ | ○ | － |
| Giấy tờ chứng minh danh hiệu "Senmonshi" (専門士) hoặc "Kodo Senmonshi" (高度専門士) | △ | △ | △ |
| Giấy tờ dùng cho trường hợp làm việc theo Hợp đồng phái cử người lao động | △ | △ | △ |
| Tài liệu làm rõ nội dung hoạt động v.v. (như văn bản nêu rõ điều kiện lao động) | － | ○ | ○ |
| Giấy tờ chứng minh trình độ học vấn, quá trình làm việc và các quá trình khác (bản sơ yếu lý lịch, giấy chứng nhận tốt nghiệp v.v.) | － | ○ | ○ |
| Giấy chứng nhận các nội dung đăng ký (登記事項証明書) | － | ○ | ○ |
| Tài liệu làm rõ nội dung kinh doanh (như tài liệu giới thiệu công ty) | － | ○ | ○ |
| Bản sao báo cáo quyết toán của năm tài chính gần nhất (bản kế hoạch kinh doanh nếu là hoạt động kinh doanh mới) | － | ○ | ○ |
| Bản khai về người đại diện của cơ quan trực thuộc (mẫu tham khảo) (所属機関の代表者に関する申告書) | － | ○ | ○ |
| Tài liệu chứng minh năng lực ngôn ngữ tương đương CEFR B2 | － | △ | △ |
| Tài liệu làm rõ lý do không thể nộp Bảng tổng hợp các báo cáo theo luật định | － | － | ○ |
○ là giấy tờ cần nộp, △ là giấy tờ nộp khi thuộc trường hợp tương ứng, － là giấy tờ không được yêu cầu trong danh sách của ISA.
Ở dòng cuối cùng, nếu là cơ quan được miễn khấu trừ tại nguồn thì nộp giấy chứng nhận miễn khấu trừ tại nguồn v.v. Các cơ quan khác nộp hai loại sau.
- Bản sao Thông báo mở văn phòng chi trả lương v.v. (給与支払事務所等の開設届出書)
- Bảng tính số thuế thu nhập đã thu đối với thu nhập từ tiền lương, thu nhập thôi việc v.v. (所得税徴収高計算書) của 3 tháng gần nhất (bản sao của bản có dấu ngày nhận). Nếu đang được áp dụng quy định đặc biệt về kỳ nộp (納期の特例) thì nộp tài liệu làm rõ việc được chấp thuận đó
Với hồ sơ xin cấp phép nhận tư cách cư trú (在留資格取得許可申請), hồ sơ theo từng nhóm cũng giống như trên. ISA cho biết trong quá trình xét duyệt có trường hợp yêu cầu tài liệu không có trong danh sách.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật), bảng kiểm tra hồ sơ cần nộp (xin COE, phần chung, xin COE, Nhóm 3 và 4, thay đổi, phần chung, thay đổi, Nhóm 3 và 4) (tiếng Nhật)
Hồ sơ cần nộp khi xin gia hạn
Với hồ sơ xin cấp phép gia hạn thời gian cư trú (在留期間更新許可申請), trường hợp Nhóm 3 và Nhóm 4 cần thêm bản khai và các giấy chứng nhận về thuế cư trú.
| Hồ sơ cần nộp | Nhóm 1 và 2 | Nhóm 3 | Nhóm 4 |
|---|---|---|---|
| Đơn xin, ảnh thẻ, xuất trình hộ chiếu và Thẻ cư trú | ○ | ○ | ○ |
| Giấy tờ chứng minh nhóm | ○ | ○ | － |
| Giấy tờ dùng cho trường hợp làm việc theo Hợp đồng phái cử người lao động | △ | △ | △ |
| Bản khai về người đại diện của cơ quan trực thuộc (mẫu tham khảo) | － | ○ | ○ |
| Giấy chứng nhận thuế cư trú (chịu thuế hoặc miễn thuế) và Giấy chứng nhận nộp thuế | － | ○ | ○ |
Các giấy chứng nhận về thuế cư trú là loại có ghi tổng thu nhập của 1 năm và tình trạng nộp thuế. Nếu không nộp được thì nộp bản giải trình lý do (理由書; mẫu tự do) cùng với Phiếu khấu trừ tại nguồn (源泉徴収票), bảng lương v.v.
- Tài liệu làm rõ nội dung hoạt động v.v. (như văn bản nêu rõ điều kiện lao động)
- Giấy chứng nhận các nội dung đăng ký
- Tài liệu làm rõ nội dung kinh doanh
- Bản sao báo cáo quyết toán của năm tài chính gần nhất (bản kế hoạch kinh doanh nếu là hoạt động kinh doanh mới)
- Tài liệu chứng minh năng lực ngôn ngữ tương đương CEFR B2 (trường hợp chủ yếu sử dụng năng lực ngôn ngữ để làm công việc giao tiếp trực tiếp với người khác v.v.)
- Tài liệu làm rõ lý do không thể nộp Bảng tổng hợp các báo cáo theo luật định (chỉ Nhóm 4)
Kể cả khi không chuyển việc, nếu tại cơ quan trực thuộc thuộc Nhóm 3 hoặc Nhóm 4, nội dung công việc đã thay đổi từ nội dung ghi trong hồ sơ ban đầu sang công việc giao tiếp trực tiếp với người khác v.v. có sử dụng năng lực ngôn ngữ, thì nộp tài liệu về năng lực ngôn ngữ.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật), "Bảng kiểm tra hồ sơ cần nộp (gia hạn)" (tiếng Nhật), "Hỏi đáp về tư cách cư trú lao động" (tiếng Nhật), Q23
Hồ sơ cần nộp đã thay đổi trong năm 2026
Trong tháng 3 và tháng 4/2026, giấy tờ dùng cho trường hợp làm việc theo hình thức phái cử và giấy tờ của Nhóm 3, Nhóm 4 đã thay đổi. Hai bảng ở trên đã phản ánh các thay đổi này.
| Áp dụng từ hồ sơ nào | Đối tượng | Giấy tờ cần nộp |
|---|---|---|
| Hồ sơ nộp từ ngày 9/3/2026 | Trường hợp làm việc theo Hợp đồng phái cử người lao động (tất cả các nhóm) | Bản cam kết về lao động phái cử của người làm đơn (申請人の派遣労働に関する誓約書; bản dành cho bên phái cử và bản dành cho công ty tiếp nhận phái cử), bản sao Thông báo về điều kiện lao động (労働条件通知書) (hợp đồng lao động) và Hợp đồng phái cử người lao động riêng lẻ (労働者派遣個別契約書). Khi gia hạn, nộp thêm bản sao Sổ quản lý của bên phái cử (派遣元管理台帳), Sổ quản lý của công ty tiếp nhận phái cử (派遣先管理台帳), Báo cáo tình hình làm việc (就業状況報告書) (nộp cả tài liệu của thời gian cư trú gần nhất) |
| Hồ sơ nộp từ ngày 15/4/2026 trở đi | Nhóm 3 và Nhóm 4 | Bản khai về người đại diện của cơ quan trực thuộc (mẫu tham khảo) |
| Hồ sơ nộp từ ngày 15/4/2026 trở đi | Nhóm 3 và Nhóm 4, trường hợp chủ yếu sử dụng năng lực ngôn ngữ để làm công việc giao tiếp trực tiếp với người khác v.v. | Tài liệu chứng minh có năng lực ngôn ngữ tương đương CEFR B2 đối với ngôn ngữ sử dụng trong công việc |
Nếu tại thời điểm nộp hồ sơ chưa xác định công ty tiếp nhận phái cử thì không được cấp phép. Tuy nhiên, trường hợp phải sau khi nhân viên mới tuyển hoàn thành khóa đào tạo ngay sau khi tuyển dụng mới quyết định được công ty tiếp nhận phái cử, thì hồ sơ sẽ được xét duyệt có tính đến hoàn cảnh đó. Toàn bộ giấy tờ cho trường hợp làm việc theo hình thức phái cử được giải thích trong bài Cách xử lý hình thức phái cử trong Gijinkoku.
Tài liệu về năng lực ngôn ngữ được nộp trong hồ sơ xin COE, xin thay đổi, xin nhận tư cách cư trú, và trong lần gia hạn sau khi người lao động chuyển sang chủ yếu làm công việc sử dụng năng lực ngôn ngữ do thay đổi nội dung công việc, chuyển việc v.v. Với lần gia hạn của người vẫn tiếp tục làm công việc tương tự từ trước thì không cần nộp.
Kể cả trường hợp không cần nộp, hoặc cơ quan trực thuộc thuộc Nhóm 1, Nhóm 2, Cục vẫn có thể yêu cầu nộp trong quá trình xét duyệt. Các công việc thuộc đối tượng và điều kiện để được đánh giá là tương đương CEFR B2 được tổng hợp trong bài Tài liệu chứng minh năng lực ngôn ngữ của Gijinkoku.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật), phần "Thông báo" (お知らせ); "Về cách xử lý trường hợp làm việc theo hình thức phái cử với tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật; tháng 7/2026), "Phụ lục 4 (Công việc giao tiếp trực tiếp với người khác có sử dụng năng lực ngôn ngữ)" (tiếng Nhật)
Trường hợp tuyển du học sinh mới tốt nghiệp
Trong hồ sơ xin cấp phép thay đổi tư cách cư trú từ "Du học" (留学), tùy theo điều kiện của người làm đơn mà cơ quan trực thuộc được coi là Nhóm 2. Đó là người thuộc một trong các trường hợp sau.
- Người đã tốt nghiệp cao học, đại học, trường cao đẳng (短期大学) của Nhật Bản (bao gồm cả người dự kiến tốt nghiệp)
- Người đã tốt nghiệp trường đại học xuất sắc ở nước ngoài (trường đại học nước ngoài nằm trong 300 hạng đầu ở từ 2 trở lên trong 3 bảng xếp hạng đại học thế giới)
- Người sẽ làm việc tại cơ quan hiện đang tiếp nhận người đã chuyển từ "Du học" sang tư cách cư trú lao động để làm việc và sau đó đã gia hạn thời gian cư trú tại chính cơ quan trực thuộc đó
Khi nộp hồ sơ theo cách xử lý này, người làm đơn nộp Bản giải trình về việc lược bỏ hồ sơ cần nộp (提出書類省略に関する説明書) làm giấy tờ chứng minh nhóm.
Kể cả trước khi tốt nghiệp, nếu có giấy chứng nhận dự kiến tốt nghiệp thì hồ sơ vẫn được tiếp nhận. Hằng năm, ISA tiếp nhận từ tháng 12 hồ sơ của du học sinh sẽ tốt nghiệp đại học v.v. vào tháng 3. Kết quả được trao sau khi nộp giấy chứng nhận tốt nghiệp.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật), phần "Hồ sơ xin cấp phép thay đổi tư cách cư trú"; "Hỏi đáp về tư cách cư trú lao động" (tiếng Nhật), Q13
Các loại hồ sơ và số ngày xét duyệt
Thời gian xử lý tiêu chuẩn của ISA là từ 1 đến 3 tháng đối với xin COE, từ 1 đến 2 tháng đối với thay đổi, từ 2 tuần đến 1 tháng đối với gia hạn. Ngoài ra, hằng tháng ISA công bố số ngày trung bình toàn quốc thực tế đã mất, theo từng tư cách cư trú.
| Loại hồ sơ | Trường hợp sử dụng | Thời gian xử lý tiêu chuẩn | Số ngày trung bình của Gijinkoku (hồ sơ được cấp COE hoặc được cấp phép trong tháng 7/2026) |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú | Đón người từ nước ngoài sang | Từ 1 đến 3 tháng | 49,8 ngày (đến khi được cấp) |
| Hồ sơ xin cấp phép thay đổi tư cách cư trú | Chuyển từ Du học v.v. | Từ 1 đến 2 tháng | 72,9 ngày (đến khi được thông báo cấp phép) |
| Hồ sơ xin cấp phép gia hạn thời gian cư trú | Kéo dài thời gian cư trú | Từ 2 tuần đến 1 tháng | 40,8 ngày (đến khi được thông báo cấp phép) |
Số ngày trung bình là số ngày từ khi hồ sơ được tiếp nhận đến khi được cấp phép. Con số này bao gồm số ngày từ khi bị yêu cầu tài liệu bổ sung đến khi nộp, và không bao gồm các hồ sơ không được cấp phép hoặc đã rút.
ISA cho biết hằng năm, số hồ sơ tăng lên khi gần đến mùa đi làm vào tháng 4 và thời gian xét duyệt tư cách cư trú lao động có xu hướng dài hơn.
Hồ sơ xin gia hạn có thể nộp từ 3 tháng trước khi thời gian cư trú hết hạn (đối với người có thời gian cư trú từ 6 tháng trở lên). Đối với trường hợp muốn được cấp phép trong thời gian cư trú, ISA hướng dẫn cố gắng nộp hồ sơ trong khoảng từ 3 tháng đến 45 ngày trước ngày hết hạn.
Hồ sơ xin COE do chính người nước ngoài hoặc nhân viên của cơ quan tiếp nhận (người đại diện) nộp. Hồ sơ thay đổi và gia hạn về nguyên tắc do chính người nước ngoài nộp.
Hồ sơ xin COE không mất lệ phí. Lệ phí thay đổi và gia hạn được tổng hợp trong bảng mức lệ phí cấp phép cư trú.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Thời gian xử lý xét duyệt cư trú" (tiếng Nhật) (hồ sơ được cấp COE hoặc được cấp phép trong tháng 7/2026), "Xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú" (tiếng Nhật), "Xin cấp phép thay đổi tư cách cư trú" (tiếng Nhật), "Xin cấp phép gia hạn thời gian cư trú" (tiếng Nhật), "Về trường hợp mong muốn được cấp phép thay đổi hoặc gia hạn trong thời gian cư trú" (tiếng Nhật), "Hỏi đáp về tư cách cư trú lao động" (tiếng Nhật), Q5
Thời gian cư trú được quyết định như thế nào
Thời gian cư trú là một trong các mức 5 năm, 3 năm, 1 năm hoặc 3 tháng, do Cục xem xét tổng hợp để quyết định. Trong phần Hỏi đáp, ISA nêu ba căn cứ đánh giá sau.
- Thời gian dự kiến làm việc
- Thành tích hoạt động của chính người nước ngoài và tình hình thực hiện nghĩa vụ công
- Quy mô và thành tích kinh doanh v.v. của cơ quan hợp đồng
Trường hợp làm việc theo hình thức phái cử, thời gian cư trú được quyết định tương ứng với thời hạn hợp đồng phái cử.
Trong Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú (入国・在留審査要領), việc cơ quan hợp đồng thuộc Nhóm 1 hoặc Nhóm 2 được nêu là một trong các điều kiện của mức 5 năm (cũng có quy định điều kiện khác cho trường hợp không thuộc diện này). Trường hợp cơ quan hợp đồng thuộc Nhóm 4 được nêu trong các điều kiện của mức 1 năm.
Thời gian cư trú không phải chỉ do Nhóm quyết định. Mối quan hệ giữa thời gian cư trú và thời gian dự kiến làm việc được tổng hợp thành bảng trong bài viết về hợp đồng lao động đã nêu ở phần thù lao.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hỏi đáp về tư cách cư trú lao động" (tiếng Nhật), Q8, "Về cách xử lý trường hợp làm việc theo hình thức phái cử" (tiếng Nhật; tháng 7/2026), Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú, Phần 12, Chương 2, Mục 15, số 1, 6
Các khai báo sau khi tuyển dụng và khi chuyển việc
Khi người đang cư trú theo diện Gijinkoku chuyển việc, chính người đó thực hiện Khai báo liên quan đến cơ quan hợp đồng (所属（契約）機関に関する届出) trong vòng 14 ngày. Nơi nhận khai báo là người đứng đầu Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, và căn cứ pháp lý là Điều 19-16, điểm 2 Luật Xuất nhập cảnh.
| Tình huống | Thủ tục | Người thực hiện |
|---|---|---|
| Hợp đồng với cơ quan hợp đồng kết thúc, hoặc ký kết hợp đồng mới | Khai báo liên quan đến cơ quan hợp đồng (trong vòng 14 ngày) | Chính người nước ngoài |
| Tuyển dụng người nước ngoài, hoặc kết thúc việc tuyển dụng | Khai báo về việc tiếp nhận Người cư trú trung, dài hạn (nghĩa vụ nỗ lực, không bắt buộc; chủ cơ sở nộp Thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài (外国人雇用状況の届出) cho Hello Work thì không thuộc đối tượng) | Chủ cơ sở (người sử dụng lao động) |
| Muốn xác nhận công việc sau khi tuyển dụng có phải là hoạt động được phép theo tư cách cư trú của người đó hay không | Xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lao động (就労資格証明書) | Chính người nước ngoài |
Nếu tuyển người đã có tư cách Gijinkoku và sau khi tuyển người đó vẫn tiếp tục hoạt động thuộc Gijinkoku thì không cần hồ sơ xin cấp phép thay đổi tư cách cư trú.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Khai báo liên quan đến cơ quan hợp đồng" (tiếng Nhật), "Hỏi đáp về tư cách cư trú lao động" (tiếng Nhật), Q2 đến Q4
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải nộp bản giải trình lý do tuyển dụng (雇用理由書) không?
Đây không phải là giấy tờ mà pháp luật yêu cầu nộp. Tuy nhiên, ISA cho biết đối với hồ sơ xin COE và xin thay đổi, khi đánh giá là cần xác nhận cụ thể hơn nội dung công việc thì có trường hợp yêu cầu nộp thêm văn bản giải thích chi tiết về lý do tuyển dụng và nội dung công việc v.v. Cách viết được giải thích trong bài Cách viết bản giải trình lý do tuyển dụng cho Gijinkoku.
Kinh nghiệm khi làm Thực tập kỹ năng hoặc Kỹ năng đặc định có được tính là kinh nghiệm thực tế không?
Nếu chỉ đơn thuần là đã tích lũy kinh nghiệm thực tế theo diện Thực tập kỹ năng hoặc Kỹ năng đặc định thì không được coi là đáp ứng "kinh nghiệm thực tế" trong Lệnh của Bộ quy định tiêu chuẩn. ISA giải thích rằng họ không dự liệu việc chuyển từ Kỹ năng đặc định số 1 sang Gijinkoku để thăng tiến nghề nghiệp.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hỏi đáp về tư cách cư trú lao động" (tiếng Nhật), Q22 và Q41
Tóm tắt
Gijinkoku là tư cách cư trú dành cho công việc đòi hỏi kỹ thuật hoặc kiến thức thuộc lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học nhân văn và công việc đòi hỏi tư duy hoặc sự cảm thụ dựa trên nền tảng văn hóa nước ngoài. Người lao động cần có học vấn hoặc kinh nghiệm thực tế, và thù lao phải bằng hoặc cao hơn mức của người Nhật.
Hồ sơ cần nộp thay đổi theo Nhóm 1–4 của cơ quan trực thuộc. Với Nhóm 3 và Nhóm 4, từ các hồ sơ nộp từ ngày 15/4/2026 trở đi đã có thêm Bản khai về người đại diện của cơ quan trực thuộc v.v.
Trước khi quyết định tuyển dụng, hãy kiểm tra ba điểm: nội dung công việc sẽ giao, sự liên quan giữa chuyên ngành đã học của người lao động và công việc, và Nhóm của công ty của bạn. Nếu đã có ngày vào công ty, bạn nên tính ngược thời điểm nộp hồ sơ từ thời gian xử lý tiêu chuẩn và số ngày trung bình gần nhất, như vậy sẽ yên tâm hơn.
Tài liệu tham khảo
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật) và các bảng kiểm tra hồ sơ cần nộp (xem ngày 9/10/2026)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Về việc làm rõ tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật; sửa đổi lần gần nhất tháng 4/2026), phần chính và Phụ lục 1, 3, 4, 5, 6
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Về các doanh nghiệp v.v. đáp ứng điều kiện nhất định" (tiếng Nhật; tháng 1/2020)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Về cách xử lý trường hợp làm việc theo hình thức phái cử với tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật; tháng 7/2026)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Các nội dung thường được hỏi liên quan đến hồ sơ xin về tư cách cư trú lao động (Hỏi đáp)" (tiếng Nhật; tháng 7/2026)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Thời gian xử lý xét duyệt cư trú" (tiếng Nhật; hồ sơ được cấp COE hoặc được cấp phép trong tháng 7/2026)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú" (tiếng Nhật), "Xin cấp phép thay đổi tư cách cư trú" (tiếng Nhật), "Xin cấp phép gia hạn thời gian cư trú" (tiếng Nhật)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Về trường hợp mong muốn được cấp phép thay đổi hoặc gia hạn trong thời gian cư trú" (tiếng Nhật)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Khai báo liên quan đến cơ quan hợp đồng" (tiếng Nhật)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú (入国・在留審査要領), Phần 12, Chương 2, Mục 15
- Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn, Bảng đính kèm 1-2 và Điều 19-16
- Lệnh của Bộ quy định tiêu chuẩn theo Điều 7, khoản 1, điểm 2 Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn (mục "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế")
