※ Bài viết này dựa trên pháp luật Nhật Bản và các tài liệu do Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (ISA) công bố, tính đến ngày 9/10/2026.
"Bản giải trình lý do tuyển dụng" (雇用理由書) mà công ty nộp kèm trong hồ sơ "Gijinkoku" (tên gọi tắt của tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế" – 技術・人文知識・国際業務, thường gọi là visa kỹ sư) không phải là giấy tờ mà pháp luật yêu cầu phải nộp. Giấy tờ này cũng không có trong danh sách hồ sơ cần nộp của ISA.
Tuy nhiên, ISA cho biết khi xét thấy cần xác nhận nội dung công việc một cách cụ thể hơn, cơ quan này có thể yêu cầu nộp bổ sung văn bản giải thích hoặc tài liệu tương tự. Đây là phần giải thích về hồ sơ đón người từ nước ngoài sang và hồ sơ thay đổi tư cách cư trú. Bài viết này trình bày các mục cần viết, cách đối chiếu với đơn xin và hợp đồng lao động, cùng ví dụ về bố cục.
Mục lục
- Có bắt buộc phải nộp bản giải trình lý do tuyển dụng không
- Những trường hợp Cục yêu cầu giải thích hoặc nộp thêm tài liệu
- Các mục cần viết trong bản giải trình lý do tuyển dụng
- Cách kiểm tra để nội dung không mâu thuẫn với đơn xin và hợp đồng lao động
- Ví dụ về bố cục của bản giải trình lý do tuyển dụng (mẫu)
- Quy định áp dụng khi ghi nội dung khác với sự thật
- Câu hỏi thường gặp
- Tóm tắt
- Tài liệu tham khảo
Có bắt buộc phải nộp bản giải trình lý do tuyển dụng không
Bản giải trình lý do tuyển dụng không phải là giấy tờ mà pháp luật yêu cầu phải nộp. ISA trả lời như vậy trong phần Hỏi đáp, đối với hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú (COE) (在留資格認定証明書交付申請; đón người từ nước ngoài sang) và hồ sơ xin cấp phép thay đổi tư cách cư trú (在留資格変更許可申請; chuyển từ Du học hoặc tư cách khác).
Bản giải trình lý do tuyển dụng là văn bản trong đó người sử dụng lao động viết lý do tuyển dụng. Trên trang về Gijinkoku của ISA và trong các bảng kiểm tra hồ sơ cần nộp (提出書類チェックシート), không có giấy tờ nào mang tên này, dù là hồ sơ xin COE, thay đổi tư cách cư trú hay gia hạn. Cũng không có quy định về mẫu hay các mục phải ghi.
| Phân loại | Giấy tờ | Cách tài liệu của ISA đề cập |
|---|---|---|
| Có trong danh sách hồ sơ cần nộp | Tài liệu làm rõ nội dung hoạt động v.v. (như văn bản nêu rõ điều kiện lao động), giấy tờ chứng minh trình độ học vấn và quá trình làm việc (như bản sơ yếu lý lịch, giấy chứng nhận tốt nghiệp), Giấy chứng nhận các nội dung đăng ký (登記事項証明書), tài liệu làm rõ nội dung kinh doanh, bản sao báo cáo quyết toán v.v. | Nộp trong hồ sơ xin COE và hồ sơ thay đổi tư cách cư trú khi cơ quan trực thuộc thuộc Nhóm 3 hoặc Nhóm 4 (Category 3, 4) |
| Không có trong danh sách | Bản giải trình lý do tuyển dụng | Không phải là giấy tờ mà pháp luật yêu cầu nộp |
Kể cả những tài liệu không có trong danh sách, Cục vẫn có thể yêu cầu trong quá trình xét duyệt (xem phần tiếp theo).
Nhóm (Category) là cách phân loại cơ quan trực thuộc (所属機関: công ty hoặc tổ chức nơi người nước ngoài làm việc). Đối với Nhóm 1 và Nhóm 2, ISA cho biết ngoài đơn xin, giấy tờ chứng minh nhóm và những giấy tờ tương tự, các giấy tờ khác "về nguyên tắc không cần" (原則不要).
Đối với Nhóm 3 và Nhóm 4, từ các hồ sơ nộp từ ngày 15/4/2026 trở đi, phải nộp thêm Bản khai về người đại diện của cơ quan trực thuộc (所属機関の代表者に関する申告書). Trường hợp chủ yếu sử dụng năng lực ngôn ngữ để làm công việc giao tiếp trực tiếp với người khác v.v. thì còn phải nộp thêm tài liệu chứng minh năng lực ngôn ngữ tương đương CEFR B2. Toàn bộ hồ sơ được tổng hợp trong bài Hướng dẫn toàn diện về visa Gijinkoku.
Quy định thi hành Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn (出入国管理及び難民認定法施行規則) quy định rằng ngoài các tài liệu được ấn định cho từng tư cách cư trú, còn nộp "các tài liệu tham khảo khác" (その他参考となるべき資料). Theo cách sắp xếp của văn phòng chúng tôi, bản giải trình lý do tuyển dụng mà công ty tự nguyện nộp kèm được nộp với tư cách là loại tài liệu này.
Hồ sơ xin COE do chính người nước ngoài hoặc nhân viên của cơ quan tiếp nhận (với tư cách người đại diện) nộp. Hồ sơ thay đổi tư cách cư trú và hồ sơ gia hạn về nguyên tắc do chính người nước ngoài nộp.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Các nội dung thường được hỏi liên quan đến hồ sơ xin về tư cách cư trú lao động (Hỏi đáp)" (tiếng Nhật; tháng 7/2026; sau đây gọi là "Hỏi đáp về tư cách cư trú lao động", 就労資格Q&A), Q2, Q5 và Q22, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật), các bảng kiểm tra hồ sơ cần nộp (xin COE, phần chung, xin COE, Nhóm 3 và 4, thay đổi tư cách cư trú, phần chung, thay đổi tư cách cư trú, Nhóm 3 và 4, gia hạn) (tiếng Nhật); e-Gov (trang tra cứu pháp luật), "Quy định thi hành Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn" (tiếng Nhật), Điều 6-2, khoản 2; Điều 20, khoản 2; Điều 21, khoản 2
Những trường hợp Cục yêu cầu giải thích hoặc nộp thêm tài liệu
ISA cho biết trong quá trình xét duyệt, cơ quan này có thể yêu cầu những tài liệu không có trong danh sách hồ sơ cần nộp. Các tài liệu đã công bố nêu những trường hợp yêu cầu giải thích hoặc tài liệu như sau.
- Khi xét thấy cần xác nhận nội dung công việc một cách cụ thể hơn đối với hồ sơ xin COE hoặc hồ sơ thay đổi tư cách cư trú: có thể yêu cầu nộp bổ sung văn bản giải thích chi tiết về lý do tuyển dụng và nội dung công việc, hoặc tài liệu tương tự
- Khi hồ sơ ghi là sẽ làm công việc biên dịch, phiên dịch: ngoài việc chứng minh năng lực, khi cần thiết có thể yêu cầu giải thích là biên dịch, phiên dịch giữa ngôn ngữ nào với ngôn ngữ nào và có những công việc gì (nội dung ghi trong phần về các trường hợp du học sinh tốt nghiệp trường chuyên môn (専門学校))
- Khi cần thực hiện hoạt động không thuộc phạm vi Gijinkoku dưới hình thức đào tạo: khi cần thiết có thể đề nghị nộp tài liệu cho thấy lộ trình phát triển nghề nghiệp sau khi vào công ty, bao gồm cả của nhân viên người Nhật, và nội dung công việc cụ thể ở từng giai đoạn
- Hồ sơ mà người làm đơn sẽ tham gia đào tạo thực tế (đào tạo tại nơi làm việc) quá 1 năm kể từ khi được tuyển dụng: yêu cầu nộp kế hoạch đào tạo và xét tính hợp lý của thời gian đào tạo thực tế
Trong số các trường hợp không được cấp phép mà ISA nêu, có một hồ sơ đã nộp bản giải trình lý do tuyển dụng. Đó là hồ sơ thay đổi tư cách cư trú của một du học sinh tốt nghiệp trường chuyên môn. Bản giải trình có nội dung là công ty cần người làm đơn làm phiên dịch viên trong lĩnh vực kinh doanh ở nước ngoài mà công ty đang lên kế hoạch khai thác mới.
Cục đã yêu cầu nộp bảng điểm và tài liệu cho thấy năng lực tiếng Nhật. Điểm các môn tiếng Nhật đều xếp loại C (mức thấp nhất trong thang đánh giá 3 mức), tài liệu cho thấy năng lực tiếng Nhật cũng không được nộp, và hồ sơ đã không được cấp phép.
Trên trang về Gijinkoku có lời lưu ý rằng với hồ sơ không đủ các giấy tờ cần nộp, việc xét duyệt có thể bị chậm trễ đáng kể hoặc có khả năng dẫn đến quyết định bất lợi. Đây là lời lưu ý về hồ sơ cần nộp. Còn trường hợp không nộp kèm bản giải trình lý do tuyển dụng thì được xử lý thế nào, các tài liệu của ISA mà chúng tôi kiểm tra lần này không ghi (tính đến tháng 10/2026).
Việc điều tra sự thật phục vụ xét duyệt cư trú được quy định tại Điều 59-2 Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn. Nhân viên thẩm tra nhập cảnh có thể hỏi người có liên quan và yêu cầu xuất trình giấy tờ.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hỏi đáp về tư cách cư trú lao động" (tiếng Nhật), Q22, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật), phần các điểm cần lưu ý khi nộp hồ sơ, "Phụ lục 1 (Về đào tạo thực tế được chấp nhận)" (tiếng Nhật), mục 2 và 3, "Phụ lục 3 (Các trường hợp)" (tiếng Nhật), mục 3-2; e-Gov (trang tra cứu pháp luật), "Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn" (tiếng Nhật), Điều 59-2
Các mục cần viết trong bản giải trình lý do tuyển dụng
Các mục cần viết trong bản giải trình lý do tuyển dụng được xác định sao cho tương ứng với những điều kiện mà ISA giải thích trong Tài liệu làm rõ (明確化等について). Cách chia mục là cách sắp xếp của văn phòng chúng tôi, không phải do ISA chỉ định.
| Mục cần viết (cách sắp xếp của văn phòng chúng tôi) | Phần giải thích tương ứng của ISA |
|---|---|
| Hoạt động kinh doanh của công ty và lý do tuyển dụng | Hoạt động dựa trên hợp đồng phải được thực hiện hợp pháp tại Nhật Bản và được dự kiến là sẽ tiếp tục |
| Nội dung công việc sẽ giao | Công việc thuộc lĩnh vực khoa học tự nhiên hoặc khoa học nhân văn phải là hoạt động đòi hỏi năng lực chuyên môn từ một mức nhất định trở lên, dựa trên nền tảng học thuật. Việc có thuộc phạm vi Gijinkoku hay không được đánh giá trên tổng thể các hoạt động trong thời gian cư trú |
| Mối liên hệ giữa chuyên ngành, quá trình học tập và công tác của người làm đơn với công việc | Môn học thuộc chuyên ngành đã học phải có liên quan đến công việc dự định làm (trường hợp đáp ứng điều kiện bằng trình độ học vấn) |
| Thù lao | Phải nhận thù lao bằng hoặc cao hơn mức mà người Nhật nhận được khi làm cùng công việc |
| Đào tạo thực tế khi mới vào công ty (nếu có) | Được chấp nhận sau khi đánh giá tính thỏa đáng, khi đó là một phần của đào tạo thực tế cũng được áp dụng tương tự đối với nhân viên người Nhật tốt nghiệp đại học v.v. và, xét trên tổng thể các hoạt động trong thời gian cư trú, không chiếm phần lớn thời gian cư trú |
| Ngôn ngữ sử dụng trong công việc (trường hợp công việc giao tiếp trực tiếp với người khác v.v. chủ yếu sử dụng năng lực ngôn ngữ) | Tiền đề là người làm đơn có năng lực ngôn ngữ tương đương CEFR B2 |
Về nội dung công việc, không chỉ viết tên loại công việc mà phải viết người đó sẽ làm gì. Trong các trường hợp không được cấp phép của ISA, có những trường hợp mà lý do là khối lượng công việc.
- Quản lý kế toán và quản lý lao động tại công ty có 12 nhân viên: bị cho là không thể công nhận có khối lượng công việc đủ lớn để thực hiện như hoạt động chính
- Biên dịch tài liệu hướng dẫn tại công ty vệ sinh tòa nhà: bị cho là đây không phải công việc phát sinh thường xuyên và không thể công nhận khối lượng công việc
Cách xem xét sự liên quan giữa chuyên ngành đã học và công việc thay đổi theo loại trường mà người làm đơn đã tốt nghiệp. Cách đánh giá đối với từng loại trường được giải thích trong bài Gijinkoku: "sự liên quan giữa chuyên ngành đã học và công việc". Các tài liệu về năng lực ngôn ngữ cần cho công việc giao tiếp trực tiếp với người khác được tổng hợp trong bài Tài liệu chứng minh năng lực ngôn ngữ đối với Gijinkoku.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Về việc làm rõ tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật; 「技術・人文知識・国際業務」の在留資格の明確化等について; sửa đổi lần cuối tháng 4/2026; sau đây gọi là "Tài liệu làm rõ"), mục 1(1), 1(2), 2(1) và 2(3), "Phụ lục 1 (Về đào tạo thực tế được chấp nhận)" (tiếng Nhật), mục 1, "Phụ lục 3 (Các trường hợp)" (tiếng Nhật), mục 3-1 và 3-2, "Phụ lục 4 (Công việc giao tiếp trực tiếp với người khác có sử dụng năng lực ngôn ngữ)" (tiếng Nhật), mục 1
Cách kiểm tra để nội dung không mâu thuẫn với đơn xin và hợp đồng lao động
Nội dung viết trong bản giải trình lý do tuyển dụng phải giống với nội dung đã ghi trong đơn xin và hợp đồng lao động. Theo Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú (入国・在留審査要領), việc hoạt động có thuộc phạm vi Gijinkoku hay không và các điểm khác được xác nhận qua nội dung ghi ở các ô của đơn xin và qua tài liệu chứng minh.
| Nội dung viết trong bản giải trình lý do tuyển dụng | Các ô của đơn xin cần đối chiếu | Giấy tờ cần đối chiếu |
|---|---|---|
| Nội dung công việc | Loại công việc (職種), Chi tiết nội dung hoạt động (活動内容詳細), Chức vụ (tên chức danh) (職務上の地位（役職名）) | Mục "nội dung công việc" (従事すべき業務) trong văn bản nêu rõ điều kiện lao động |
| Mức thù lao | Lương/thù lao (số tiền chi trả trước thuế) (給与・報酬（税引き前の支払額）) | Tiền lương trong văn bản nêu rõ điều kiện lao động |
| Thời hạn hợp đồng, ngày vào công ty | Thời gian dự kiến làm việc (就労予定期間), ngày bắt đầu làm việc (ngày vào công ty) (雇用開始（入社）年月日) | Thời hạn hợp đồng trong văn bản nêu rõ điều kiện lao động |
| Trình độ học vấn, chuyên ngành, quá trình làm việc | Trình độ học vấn cao nhất (最終学歴), Chuyên ngành, lĩnh vực chuyên môn (専攻・専門分野), Quá trình làm việc (職歴), Số năm kinh nghiệm thực tế (実務経験年数) | Bản sơ yếu lý lịch, giấy chứng nhận tốt nghiệp, Giấy xác nhận đang làm việc |
| Vốn, doanh thu, số nhân viên của công ty | Vốn (資本金), Doanh thu hàng năm (năm tài chính gần nhất) (年間売上高（直近年度）), Số nhân viên (従業員数) | Giấy chứng nhận các nội dung đăng ký, bản sao báo cáo quyết toán, tài liệu làm rõ nội dung kinh doanh |
Ô "Lương/thù lao" (給与・報酬) của đơn xin có chú thích là không bao gồm các loại phụ cấp (đi lại, nhà ở, người phụ thuộc v.v.) và khoản mang tính chất hoàn trả chi phí thực tế. Khi ghi thù lao trong bản giải trình lý do tuyển dụng, hãy thống nhất phạm vi của số tiền được ghi.
Phần lưu ý của đơn xin ghi rằng khi không đủ chỗ ở các ô của đơn xin thì ghi vào tờ đính kèm và nộp kèm. Ở cuối đơn xin (Phần dành cho cơ quan trực thuộc v.v. điền, 所属機関等作成用) có câu "Tôi xin cam đoan nội dung ghi trên đây là đúng sự thật." (以上の記載内容は事実と相違ありません。), và tại đó ghi tên của cơ quan trực thuộc và họ tên người đại diện.
Trong các trường hợp không được cấp phép của ISA, có trường hợp nội dung công việc không khớp nhau giữa các giấy tờ. Hồ sơ ghi là người làm đơn sẽ làm công việc biên dịch, phiên dịch tại công ty tiếp nhận phái cử, nhưng nội dung công việc trong bản Hợp đồng phái cử người lao động lại là "nhân viên cửa hàng" (店舗スタッフ). Khi Cục xác nhận với công ty tiếp nhận phái cử thì được giải thích là sẽ cho người này làm công việc bán hàng và tiếp khách tại cửa hàng bán lẻ, và hồ sơ đã không được cấp phép.
Cách ghi từng mục của hợp đồng được giải thích trong bài Cách soạn hợp đồng lao động và Thông báo về điều kiện lao động cho visa Gijinkoku. Nếu bạn chưa yên tâm về việc nội dung giữa các giấy tờ đã thống nhất hay chưa, trong buổi tư vấn về hồ sơ Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế, chúng tôi sẽ cùng bạn kiểm tra bản thảo đơn xin, hợp đồng và bản giải trình lý do tuyển dụng.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú" (tiếng Nhật, có kèm tiếng Anh), Phần dành cho người làm đơn v.v. điền 2 (申請人等作成用2), Phần dành cho cơ quan trực thuộc v.v. điền 1 và 2 (所属機関等作成用1・2), phần lưu ý, "Phụ lục 3 (Các trường hợp)" (tiếng Nhật), mục 3-1; Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú (入国・在留審査要領), Phần 12, Chương 2, Mục 15, số 1, điểm 4 (第1の4)
Ví dụ về bố cục của bản giải trình lý do tuyển dụng (mẫu)
Bố cục dưới đây là ví dụ do văn phòng chúng tôi soạn. Đây không phải là mẫu do ISA quy định. Các phần ghi "〇〇" và nội dung của ví dụ cách ghi là hư cấu.
- Ngày lập, nơi gửi đến, địa chỉ, tên công ty và họ tên người đại diện
- Tiêu đề (Bản giải trình lý do tuyển dụng)
- 1 Người làm đơn: họ tên, quốc tịch/khu vực, ngày tháng năm sinh
- 2 Hoạt động kinh doanh của công ty chúng tôi và lý do tuyển dụng: nội dung kinh doanh, công việc của bộ phận nơi người làm đơn được bố trí, hoàn cảnh khiến công việc đó cần thêm người
- 3 Công việc sẽ giao: nội dung công việc, kiến thức và kỹ thuật được sử dụng, tỷ lệ ước chừng của từng công việc
- 4 Mối liên hệ giữa chuyên ngành, quá trình học tập và công tác với công việc: những môn thuộc chuyên ngành đã học và phần quá trình làm việc được sử dụng cho công việc ở mục 3
- 5 Thù lao và điều kiện lao động: mức thù lao, thời hạn hợp đồng, nơi làm việc (nội dung giống với văn bản nêu rõ điều kiện lao động)
- 6 Đào tạo thực tế khi mới vào công ty (nếu có): thời gian, nội dung, việc nhân viên người Nhật cũng có khóa đào tạo giống như vậy, công việc sau khi đào tạo
- 7 Ngôn ngữ sử dụng trong công việc (trường hợp công việc giao tiếp trực tiếp với người khác v.v. chủ yếu sử dụng năng lực ngôn ngữ): ngôn ngữ sử dụng và các tình huống sử dụng
- Người làm đơn sẽ phụ trách các công việc sau tại Phòng 〇〇 của công ty chúng tôi.
- (1) Biên dịch hợp đồng, bản thông số kỹ thuật với đối tác ở khu vực nói tiếng 〇〇 (khoảng 〇〇% toàn bộ công việc)
- (2) Phiên dịch trong các buổi đàm phán thương mại với đối tác và khi điều chỉnh thời hạn giao hàng, số lượng (khoảng 〇〇%)
- (3) Soạn tài liệu sản phẩm dành cho thị trường nước ngoài (khoảng 〇〇%)
- Tất cả đều là công việc sử dụng kiến thức ngành 〇〇 mà người làm đơn đã học chuyên ngành tại đại học, cùng năng lực tiếng 〇〇 và tiếng Nhật.
Không có quy định về tiêu đề, nơi gửi đến hay độ dài. Nơi gửi đến trên đơn xin COE, đơn xin thay đổi tư cách cư trú và đơn xin gia hạn đều là "Kính gửi Bộ trưởng Bộ Tư pháp" (法務大臣 殿).
Họ tên của người làm đơn được ghi giống như trong đơn xin. Đơn xin có lời lưu ý rằng nếu có hộ chiếu còn hiệu lực thì ghi đúng như ghi trên trang thông tin cá nhân của hộ chiếu.
Xin đừng dùng nguyên văn các câu chữ trong ví dụ. Hãy viết lại theo công việc thực tế của công ty của bạn và quá trình học tập, công tác thực tế của người làm đơn.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú" (tiếng Nhật, có kèm tiếng Anh), "Đơn xin cấp phép thay đổi tư cách cư trú" (tiếng Nhật, có kèm tiếng Anh), "Đơn xin cấp phép gia hạn thời gian cư trú" (tiếng Nhật, có kèm tiếng Anh)
Quy định áp dụng khi ghi nội dung khác với sự thật
Nếu bị phát hiện là đã được cấp phép nhờ nộp giấy tờ có nội dung ghi khác với sự thật, Bộ trưởng Bộ Tư pháp có thể hủy bỏ tư cách cư trú. Căn cứ là Điều 22-4, khoản 1 Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn. Ngoài ra còn có quy định về hình phạt.
| Quy định | Nội dung | Căn cứ (Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn) |
|---|---|---|
| Hủy bỏ tư cách cư trú | Khi bị phát hiện là đã nhận dấu chứng nhận cho phép nhập cảnh v.v. bằng thủ đoạn gian dối hoặc bất chính khác | Điều 22-4, khoản 1, điểm 2 |
| Hủy bỏ tư cách cư trú | Ngoài trường hợp trên, khi bị phát hiện là đã nhận dấu chứng nhận cho phép nhập cảnh v.v. nhờ nộp hoặc xuất trình giấy tờ có nội dung ghi không đúng sự thật | Điểm 3 của cùng khoản |
| Hình phạt | Người đã nhập cảnh Nhật Bản sau khi được cho phép nhập cảnh v.v., hoặc đã được cấp phép thay đổi tư cách cư trú, gia hạn thời gian cư trú v.v., bằng thủ đoạn gian dối hoặc bất chính khác. Phạt tù (拘禁刑) không quá 3 năm hoặc phạt tiền không quá 3 triệu yên, hoặc cả hai | Điều 70, khoản 1, điểm 2-2 |
| Hình phạt | Người vì mục đích vụ lợi mà tạo điều kiện để hành vi nêu trên dễ được thực hiện. Phạt tù (拘禁刑) không quá 3 năm hoặc phạt tiền không quá 3 triệu yên, hoặc cả hai | Điều 74-6 |
"Dấu chứng nhận cho phép nhập cảnh v.v." (上陸許可の証印等) bao gồm việc cho phép nhập cảnh có kèm quyết định về tư cách cư trú và việc cấp phép thay đổi tư cách cư trú, gia hạn thời gian cư trú v.v. Nếu có từ hai lần trở lên thì đó là lần gần nhất.
Về ví dụ của điểm 2, ISA nêu trường hợp người định làm lao động phổ thông nhưng khai là sẽ thực hiện hoạt động thuộc tư cách cư trú "Kỹ thuật" (技術). Về điểm 3, ISA giải thích rằng việc dùng thủ đoạn gian dối hoặc bất chính khác không phải là điều kiện, và không đòi hỏi người làm đơn phải có lỗi cố ý.
Các giấy tờ do công ty lập cũng có phần xác nhận nội dung là đúng sự thật. Bản khai về người đại diện của cơ quan trực thuộc (mẫu tham khảo) ghi rằng nếu có nội dung không đúng sự thật thì có thể bị đánh giá là hồ sơ gian dối.
Cách xử lý khi công việc ghi trong hồ sơ và công việc thực tế sau khi vào công ty không khớp nhau được giải thích trong bài Visa Gijinkoku: giao công việc khác với hồ sơ thì sẽ ra sao?.
Nguồn: e-Gov (trang tra cứu pháp luật), "Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn" (tiếng Nhật), Điều 22-4, Điều 70, Điều 74-6; Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hủy bỏ tư cách cư trú (Điều 22-4 Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn)" (tiếng Nhật), "Bản khai về người đại diện của cơ quan trực thuộc (mẫu tham khảo)" (tiếng Nhật)
Câu hỏi thường gặp
Công ty thuộc Nhóm 1 hoặc Nhóm 2 có nên nộp kèm bản giải trình lý do tuyển dụng không?
Giấy tờ này không được yêu cầu nộp. Đối với Nhóm 1 và Nhóm 2, ISA cho biết ngoài đơn xin, giấy tờ chứng minh nhóm và những giấy tờ tương tự, các giấy tờ khác "về nguyên tắc không cần". Việc Cục có thể yêu cầu những tài liệu không có trong danh sách trong quá trình xét duyệt thì nhóm nào cũng như nhau.
Khi gia hạn thời gian cư trú có cần bản giải trình lý do tuyển dụng không?
Danh sách hồ sơ cần nộp khi gia hạn cũng không có bản giải trình lý do tuyển dụng. Ở lần gia hạn đầu tiên sau khi chuyển việc sang doanh nghiệp v.v. thuộc Nhóm 3 hoặc Nhóm 4, tài liệu làm rõ nội dung hoạt động v.v. và một số giấy tờ khác được thêm vào danh sách.
Về đào tạo thực tế, tài liệu của ISA ghi rằng nếu khi gia hạn mà người làm đơn tham gia đào tạo vượt quá dự định ban đầu thì sẽ phải giải thích hoàn cảnh đó. Nếu không có lý do hợp lý thì việc gia hạn sẽ không được chấp nhận.
Có thể dùng bài mẫu trên Internet hoặc bản giải trình lý do tuyển dụng của công ty khác làm bản nháp không?
Bản giải trình lý do tuyển dụng không có mẫu quy định. Tuy nhiên, nếu lấy bản của công ty khác làm bản nháp rồi nộp khi vẫn còn những chỗ ghi khác với công việc của công ty của bạn hoặc quá trình học tập, công tác của người làm đơn, thì tức là bạn nộp một văn bản khác với sự thật. Hãy vừa xem đơn xin và hợp đồng lao động vừa viết lại nội dung công việc, số tiền và sự tương ứng với chuyên ngành.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật), "Bảng kiểm tra hồ sơ cần nộp (gia hạn)" (tiếng Nhật), "Phụ lục 1 (Về đào tạo thực tế được chấp nhận)" (tiếng Nhật), mục 4
Tóm tắt
Bản giải trình lý do tuyển dụng trong hồ sơ Gijinkoku không phải là giấy tờ mà pháp luật yêu cầu phải nộp, và cũng không có trong danh sách hồ sơ cần nộp của ISA. ISA cho biết khi xét thấy cần xác nhận nội dung công việc một cách cụ thể hơn, cơ quan này có thể yêu cầu nộp bổ sung văn bản giải thích chi tiết về lý do tuyển dụng và nội dung công việc, hoặc tài liệu tương tự. Đây là phần giải thích về hồ sơ xin COE và hồ sơ thay đổi tư cách cư trú.
Khi viết, trước hết hãy chốt nội dung các ô của đơn xin như "Chi tiết nội dung hoạt động" (活動内容詳細), "Lương/thù lao" (給与・報酬) và nội dung của văn bản nêu rõ điều kiện lao động. Trong bản giải trình lý do tuyển dụng, hãy viết những nội dung đó thành câu văn theo thứ tự: hoạt động kinh doanh và lý do tuyển dụng, công việc, mối liên hệ với chuyên ngành, thù lao, đào tạo thực tế, ngôn ngữ sử dụng trong công việc. Việc ghi nội dung khác với sự thật có thể trở thành đối tượng bị hủy bỏ tư cách cư trú hoặc bị áp dụng hình phạt.
Tài liệu tham khảo
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Các nội dung thường được hỏi liên quan đến hồ sơ xin về tư cách cư trú lao động (Hỏi đáp)" (tiếng Nhật; tháng 7/2026)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật) và các bảng kiểm tra hồ sơ cần nộp (truy cập ngày 9/10/2026)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Về việc làm rõ tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật; sửa đổi lần cuối tháng 4/2026), phần chính và Phụ lục 1, 3, 4
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú" (tiếng Nhật, có kèm tiếng Anh), "Đơn xin cấp phép thay đổi tư cách cư trú" (tiếng Nhật, có kèm tiếng Anh), "Đơn xin cấp phép gia hạn thời gian cư trú" (tiếng Nhật, có kèm tiếng Anh)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Bản khai về người đại diện của cơ quan trực thuộc (mẫu tham khảo)" (tiếng Nhật)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hủy bỏ tư cách cư trú (Điều 22-4 Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn)" (tiếng Nhật; truy cập ngày 9/10/2026)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú (入国・在留審査要領), Phần 12, Chương 2, Mục 15
- Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn, Điều 22-4, Điều 59-2, Điều 70, Điều 74-6
- Quy định thi hành Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn, Điều 6-2, Điều 20, Điều 21, Bảng đính kèm 3, Bảng đính kèm 3-7
