Internship
Xin visa Hoạt động đặc định số 9 (Thực tập)
Dành cho doanh nghiệp và tổ chức tiếp nhận sinh viên từ các trường đại học nước ngoài. Thực tập có trả thù lao dùng tư cách Hoạt động đặc định (Thông báo số 9). Từ việc rà soát thỏa thuận với trường, thiết kế kế hoạch thực hiện, đến nộp hồ sơ — bắt đầu từ việc số lượng có khả thi hay không.
Tư cách này bao gồm những gì
Overview
Là hình thức theo đó một tổ chức Nhật Bản tiếp nhận sinh viên đang học tại đại học nước ngoài như một phần của việc học và trả thù lao để họ làm việc. Điểm đặc trưng là việc thẩm tra không chỉ xét bản thân sinh viên mà cả cơ cấu của bên tiếp nhận.
- Đối tượng
- Sinh viên đang học tại một trường đại học nước ngoài. Cao đẳng và cao học được tính nếu có cấp bằng; chương trình từ xa thì không. Phải từ 18 tuổi trở lên khi nhập cảnh.
- Thù lao
- Có trả. Thực tập không lương không dùng tư cách này.
- Thời gian
- Tối đa 1 năm, và tổng cộng không quá một nửa thời gian đào tạo tiêu chuẩn (chương trình 4 năm thì tối đa 2 năm).
- Số lượng
- Từ 100 nhân viên toàn thời gian trở xuống thì mức tham chiếu là 5 người; 101-200 là 10; 201-300 là 15; từ 301 trở lên là 1/20 số nhân viên.
- Thẩm tra
- 33,2 ngày theo số liệu công bố của Cục Xuất nhập cảnh (hồ sơ cấp phép tháng 6/2026, trung bình toàn quốc). Thời gian xử lý tiêu chuẩn là 1 đến 3 tháng.
Từng trường hợp cụ thể có thể cho kết quả khác. Chi tiết xin xem phần dưới, hoặc hỏi trong buổi tư vấn miễn phí.
Trang này dành cho ai
Who It Is For
Tổ chức tiếp nhận là một tổ chức công hoặc tư tại Nhật Bản. Không giới hạn ngành nghề, nhưng các trường hợp đến với chúng tôi thường có những dạng sau.
Doanh nghiệp có hợp tác với trường đại học nước ngoài
Ký thỏa thuận hợp tác với trường, tiếp nhận sinh viên như một phần của chương trình đào tạo. Đây là dạng phổ biến nhất.
Doanh nghiệp tiếp nhận qua chi nhánh nước ngoài hoặc đối tác
Giới thiệu từ công ty con ở nước ngoài hoặc đối tác dẫn đến sinh viên từ một trường cụ thể. Thỏa thuận phải xây từ đầu.
Doanh nghiệp đã tiếp nhận thực tập sinh kỹ năng
Cơ cấu tiếp nhận đã có, nhưng thực tập là một chế độ khác. Cách tính số lượng và những giải trình được yêu cầu đều khác.
Pháp nhân giáo dục và hiệp hội ngành
Việc quý vị tự làm tổ chức tiếp nhận hay một doanh nghiệp thành viên làm, hồ sơ được dựng khác nhau.
Các yêu cầu
Requirements
Các yêu cầu chia thành ba nhóm: sinh viên, hoạt động, và cơ cấu tiếp nhận.
Về sinh viên
- Là sinh viên của một trường đại học nước ngoài
- Cao đẳng và cao học được tính nếu có cấp bằng. Chương trình đào tạo từ xa không thuộc diện này.
- Từ 18 tuổi trở lên khi nhập cảnh
- Tính theo ngày dự kiến nhập cảnh Nhật Bản.
- Trần thời gian
- Không quá 1 năm, và tổng cộng không quá một nửa thời gian đào tạo tiêu chuẩn. Chương trình 4 năm thì tổng cộng 2 năm.
Về hoạt động
- Là một phần của chương trình đào tạo
- Công việc phải liên quan đến ngành đang học, để kiến thức thu được được đánh giá đúng như một phần của việc học. Công việc chủ yếu lặp lại một thao tác thì không được chấp nhận.
- Nhận thù lao từ tổ chức tiếp nhận
- Căn cứ tính, số tiền và cách chi trả phải rõ. Hình thức không lương không thuộc tư cách này.
- Làm việc dưới tổ chức tiếp nhận
- Không cho phép hoạt động tại nơi được phái cử. Không thể dùng hình thức phái cử lao động.
Về cơ cấu
- Hợp đồng với trường đại học
- Mười một nội dung: mục đích, tín chỉ, thời gian, thù lao, khấu trừ, bảo hiểm, chi phí đi lại, báo cáo cho trường, chấm dứt, cơ sở thực hiện, và kế hoạch thực hiện. Báo cáo cho trường là nội dung hay bị bỏ sót nhất — cả thời điểm lẫn nội dung báo cáo đều phải rõ.
- Người phụ trách thực tập
- Quản lý 8 việc: lập và đánh giá kế hoạch, chuẩn bị tiếp nhận, hỗ trợ đời sống, điều kiện lao động và an toàn, xử lý khiếu nại, liên hệ với cục xuất nhập cảnh, và các hỗ trợ khác.
- Người hướng dẫn thực tập
- Cán bộ hoặc nhân viên toàn thời gian thuộc cơ sở nơi thực tập diễn ra, có ít nhất 1 năm kinh nghiệm về công việc đó. Có thể kiêm nhiệm người phụ trách.
- Các yêu cầu khác
- Không vi phạm pháp luật xuất nhập cảnh hay lao động trong 5 năm qua; công khai và thỏa thuận về chi phí; hợp tác khi kiểm tra thực địa; lưu báo cáo 3 năm sau khi kết thúc; và nhiều nội dung khác.
Kế hoạch thực hiện thực tập
Implementation Plan
Bản thiết kế của đợt thực tập, do trường đại học và tổ chức tiếp nhận cùng soạn. Bản kế hoạch ghi bốn nội dung sau.
Bốn nội dung phải ghi
a
Mục tiêu
Mục tiêu, nội dung, thời gian của hoạt động, và mối liên hệ với môn học cùng tín chỉ tại trường
b
Cơ cấu hướng dẫn
Bố trí hợp lý người phụ trách thực tập và người hướng dẫn thực tập
c
Đánh giá
Thời điểm kiểm tra mức độ hiểu và thành thạo từng công việc, hạng mục đánh giá, phương pháp và người đánh giá
d
Ca đêm và chế độ ca
Khi có ca đêm hoặc chế độ ca, vì sao cần thiết và cơ cấu hướng dẫn trong các ca đó
Mối liên hệ với môn học và tín chỉ của trường
Quý vị thể hiện công việc đó tính vào môn học nào của trường và bao nhiêu tín chỉ. Có thể trình bày bằng lời, nhưng thực tiễn là chia hoạt động thành các phần và phân bổ số giờ thực hành cùng số tín chỉ cho từng phần. Khi tổng số khớp với môn học của trường, điều đó đồng thời cho thấy công việc là một phần của việc học và không phải là lặp lại một thao tác.
- Chia hoạt động thành 3 đến 4 phần
- Phân bổ số giờ thực hành cho từng phần
- Phân bổ số tín chỉ cho từng phần
- Thể hiện tổng số khớp với môn học của trường
Ba điểm cần kiểm tra trên kế hoạch
- Nếu kế hoạch là văn bản riêng, cần chữ ký của cả trường đại học và tổ chức tiếp nhận. Gộp vào hợp đồng thì chữ ký của hợp đồng là đủ; tách riêng thì phải có ô ký.
- Khi có tiếp nhận thực tập sinh kỹ năng (kể cả dự kiến tiếp nhận), phải làm rõ điểm khác biệt so với thực tập kỹ năng ở từng mục — mục tiêu, cơ cấu hướng dẫn, đánh giá, và ca đêm hoặc chế độ ca.
- Đánh giá không chỉ do người hướng dẫn kiểm tra định kỳ; phải bảo đảm đánh giá công bằng, chẳng hạn có người phụ trách chứng kiến, và kết quả phải được chia sẻ với trường.
Giấy tờ cần thiết
Documents
Danh mục do Cục Xuất nhập cảnh công bố cho đơn xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú.
| Giấy tờ | |
|---|---|
| 1 | Đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú |
| 2 | Ảnh đúng quy cách |
| 3 | Phong bì hồi đáp có dán tem bảo đảm (không cần khi nộp trực tuyến) |
| 4 | Giấy chứng nhận đang theo học |
| 5 | Bản sao hợp đồng thực tập giữa trường đại học và tổ chức tiếp nhận |
| 6 | Văn bản chấp thuận hoặc thư giới thiệu của trường đại học nước ngoài |
| 7 | Tài liệu chứng minh được thực hiện như một phần của chương trình đào tạo, có tính tín chỉ (kế hoạch thực hiện thực tập) |
| 8 | Tài liệu nêu nội dung hoạt động, thời gian, thù lao và các điều kiện khác |
| 9 | Tài liệu về lịch sử lưu trú theo diện thực tập trước đây |
| 10 | Tài liệu về thời gian đào tạo tiêu chuẩn của trường |
| 11 | Văn bản giải trình về các mục quy định trong hướng dẫn |
Giấy tờ không có trong danh mục nhưng thực tế cần chuẩn bị
Chỉ tập hợp đủ danh mục thì đôi khi vẫn chưa nói hết được. Tùy trường hợp, chúng tôi soạn các văn bản sau.
| Bản giải trình về chế độ ca | Khi có ca đêm hoặc chế độ ca. Vì sao cần chế độ ca — ví dụ công việc khác nhau theo khung giờ — và cách bố trí người hướng dẫn trong từng khung giờ |
| Bản giải trình về khác biệt với thực tập kỹ năng | Khi có tiếp nhận thực tập sinh kỹ năng. Mục tiêu, cơ cấu hướng dẫn và đánh giá được trình bày đối chiếu với thực tập kỹ năng |
| Thư lý do | Khi không có lịch sử lưu trú theo diện thực tập. Giấy tờ số 9 yêu cầu báo cáo bằng văn bản nếu không có, và đây là chỗ để làm điều đó |
| Bản sao hộ chiếu | Không có trong danh mục nhưng thường được kèm theo để xác nhận nhân thân người nộp đơn |
| Giấy chứng nhận không mắc lao | Khi quốc gia của người nộp đơn thuộc diện sàng lọc lao trước nhập cảnh. Đây là chế độ riêng, tách khỏi Thông báo số 9 |
* Giấy tờ do Nhật Bản cấp phải trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp
* Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Nhật
* Trong quá trình thẩm tra, Cục có thể yêu cầu tài liệu ngoài danh mục công bố
Từ buổi tư vấn đến khi có tư cách lưu trú
Flow
Tư vấn miễn phí
Chúng tôi hỏi về số thực tập sinh dự kiến, số nhân viên toàn thời gian, tình hình tiếp nhận thực tập sinh kỹ năng, nội dung công việc và có dùng chế độ ca hay không, rồi xác định số lượng có nằm trong mức tham chiếu và Thông báo số 9 có phải lối đi đúng hay không. Bước này không tính phí.
Báo giá・ký kết
Chúng tôi gửi báo giá ghi rõ phạm vi công việc, mức phí và thời điểm thanh toán. Chúng tôi bắt đầu khi quý vị chấp thuận. Không thu tiền đặt cọc.
Rà soát hợp đồng và kế hoạch
Chúng tôi đối chiếu giấy tờ hiện có với 11 nội dung của hợp đồng và 4 nội dung của kế hoạch thực hiện, chỉ ra chỗ còn thiếu, và cũng soạn thảo giúp quý vị.
Lập tài liệu chứng minh cơ cấu
Chúng tôi đưa vào văn bản việc cơ cấu được yêu cầu đã sẵn sàng — người phụ trách, người hướng dẫn, công khai chi phí, lưu giữ báo cáo. Khi có thực tập sinh kỹ năng, chúng tôi soạn bản đối chiếu.
Nộp hồ sơ
Chúng tôi nộp với tư cách đại diện. Vì bên trung gian không thể làm người đại diện, điều này có ý nghĩa thực tế. Phí được lập hóa đơn khi hồ sơ được tiếp nhận.
Xử lý thẩm tra・nhận giấy chứng nhận
Bao gồm cả việc xử lý khi bị yêu cầu bổ sung tài liệu. Giấy chứng nhận sau đó dùng để xin visa tại cơ quan đại diện.
Hãy cho chúng tôi biết tình hình của bạn qua buổi tư vấn miễn phí 60 phút
Đặt lịch tư vấn Hoạt động đặc định số 9 (Thực tập) miễn phíPhần việc chúng tôi nhận
What We Do
Ngoài việc soạn và nộp hồ sơ, chúng tôi thiết kế toàn bộ bộ giấy tờ — thỏa thuận với trường, kế hoạch thực hiện và tài liệu chứng minh cơ cấu tiếp nhận.
Đánh giá khả năng thực hiện
Chúng tôi bắt đầu từ số nhân viên toàn thời gian, tình hình tiếp nhận thực tập sinh kỹ năng, nội dung công việc và việc có dùng chế độ ca, rồi xác định số lượng có phù hợp và Thông báo số 9 có đúng lối hay không.
Rà soát và soạn thỏa thuận
Chúng tôi đối chiếu bản thảo với 11 nội dung bắt buộc trong hợp đồng với trường và chỉ ra chỗ thiếu. Chúng tôi cũng soạn điều khoản.
Thiết kế kế hoạch thực hiện
Chúng tôi thiết kế từ cách chia hoạt động và cách phân bổ số giờ, số tín chỉ cho từng phần.
Lập tài liệu chứng minh cơ cấu
Người phụ trách, người hướng dẫn, công khai chi phí, lưu giữ báo cáo — chúng tôi đưa vào văn bản việc cơ cấu được yêu cầu đã sẵn sàng.
Giấy tờ không có trong danh mục
Bản giải trình về chế độ ca, về khác biệt với thực tập kỹ năng, thư lý do, và bất cứ thứ gì trường hợp đó đòi hỏi.
Nộp hồ sơ và xử lý thẩm tra
Chúng tôi nộp trực tuyến với tư cách đại diện, xử lý mọi yêu cầu bổ sung tài liệu, và nhận kết quả.
Không bao gồm việc đại diện xin giấy tờ cấp ở nước ngoài, chi phí đi lại, bưu điện và các khoản thực chi khác.
Chi phí
Pricing
Công việc này thường là tiếp nhận nhiều thực tập sinh cùng lúc, và chúng tôi báo giá theo số lượng.
| Thủ tục | Phí (đã gồm thuế) |
|---|---|
| Xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú | ¥99.000 / người |
| Xin gia hạn thời gian lưu trú | ¥55.000 / người |
Bao gồm
- Đánh giá điều kiện về số lượng, cơ cấu và thời gian
- Liệt kê giấy tờ cần thiết
- Soạn trọn bộ hồ sơ xin cấp
- Rà soát hợp đồng với trường và kế hoạch thực hiện, chỉ ra chỗ thiếu
- Soạn các bản giải trình và thư lý do không có trong danh mục công bố
- Soạn bản giải trình về khác biệt với thực tập kỹ năng
- Tư vấn qua email, không giới hạn số lần
- Nộp hồ sơ tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh với tư cách đại diện
- Xử lý yêu cầu bổ sung tài liệu sau khi nộp
- Nhận kết quả thẩm tra
- Nộp lại miễn phí nếu bị từ chối
* Khi ủy thác nhiều người cùng lúc, chúng tôi báo giá theo số lượng
* Đơn xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện không phải nộp lệ phí cho Cục
* Chúng tôi lập hóa đơn sau khi nộp hồ sơ xong. Không thu tiền đặt cọc
* Không bao gồm việc đại diện xin giấy tờ ở nước ngoài, chi phí đi lại, bưu điện và các khoản thực chi khác
Guarantee
Nếu hồ sơ bị từ chối
Trong trường hợp hiếm gặp bị từ chối, chúng tôi xử lý một lần nộp lại mà không tính phí, giới hạn một lần cho mỗi người nộp đơn và mỗi tư cách lưu trú. Chúng tôi hỏi Cục về lý do, dựng lại hồ sơ và nộp lần nữa.
Điều kiện
- Giới hạn một lần nộp lại cho mỗi người nộp đơn, mỗi tư cách lưu trú
- Giấy tờ được soạn dựa trên thông tin quý vị cung cấp
- Không có khai báo sai và không bỏ sót thông tin quan trọng
- Khi nhiều hồ sơ được nộp cùng lúc, mỗi hồ sơ được xét riêng
- Các khoản thực chi như dịch thuật, bưu điện vẫn phải trả khi nộp lại
- Chúng tôi không bảo đảm được chấp thuận, và Giấy chứng nhận đủ điều kiện không bảo đảm việc nhập cảnh
Câu hỏi thường gặp
FAQ
Q. Thực tập không lương có dùng tư cách này không?+
A. Không. Thông báo số 9 áp dụng cho hoạt động "nhận thù lao từ tổ chức". Khi không trả thù lao, lối đi là Hoạt động văn hóa nếu lưu trú trên 90 ngày và Lưu trú ngắn hạn nếu từ 90 ngày trở xuống. Nếu trả lương hay phụ cấp thì là Thông báo số 9.
Q. Sinh viên trường nghề có đủ điều kiện không?+
A. Yêu cầu là sinh viên của một trường đại học nước ngoài, đang theo học chương trình mà khi tốt nghiệp hoặc hoàn thành sẽ được cấp bằng. Cao đẳng và cao học đủ điều kiện nếu có cấp bằng; chương trình đào tạo từ xa không thuộc diện này. Chương trình không cấp bằng thì không đủ điều kiện.
Q. Chúng tôi có 20 nhân viên toàn thời gian. Được nhận bao nhiêu người?+
A. Với 100 nhân viên trở xuống, mức tham chiếu là 5 người và không quá số nhân viên toàn thời gian, nên ở đây là 5 người. Thực tập sinh kỹ năng không tính vào số đó. Nếu có tiếp nhận thực tập sinh kỹ năng thì có điểm cần lưu ý riêng.
Q. Chúng tôi có tiếp nhận thực tập sinh kỹ năng. Có gì khác không?+
A. Có. Khi tiếp nhận thực tập sinh kỹ năng số 1, kể cả khi dự kiến, và tổng số với thực tập sinh vượt hạn mức của thực tập sinh kỹ năng số 1, phải chứng minh riêng rằng đã có cơ cấu hướng dẫn và chương trình cho thực tập sinh. Kế hoạch thực hiện cũng phải nêu điểm khác biệt so với thực tập kỹ năng ở mục tiêu, cơ cấu hướng dẫn, đánh giá và chế độ ca.
Q. Người hướng dẫn có thể là người ở trụ sở chính không?+
A. Không. Người hướng dẫn phải là cán bộ hoặc nhân viên toàn thời gian thuộc cơ sở nơi thực tập diễn ra, có ít nhất 1 năm kinh nghiệm về công việc mà thực tập sinh sẽ làm. Việc thuộc cơ sở thực tế được sử dụng là một yêu cầu. Có thể kiêm nhiệm người phụ trách.
Q. Chúng tôi dùng công ty môi giới. Họ nộp hồ sơ giúp được không?+
A. Họ không thể làm người đại diện. Hướng dẫn nêu rõ bên trung gian không phải tổ chức tiếp nhận nên không thể làm người đại diện cho đơn xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện. Hoặc nhân viên của quý vị làm người đại diện, hoặc ủy thác cho hành chính thư sĩ có tư cách đại diện nộp hồ sơ. Nếu phát hiện việc sử dụng không đúng đắn, các hồ sơ dùng bên đó có thể không được chấp thuận.
Q. Kế hoạch thực hiện phải viết gì?+
A. Ghi bốn nội dung: mục tiêu, cơ cấu hướng dẫn, đánh giá, và ca đêm hoặc chế độ ca. Đặc biệt phải thể hiện công việc tính vào môn học nào của trường và bao nhiêu tín chỉ. Trên thực tế, cách làm là chia hoạt động thành các phần, phân bổ giờ và tín chỉ cho từng phần, và thể hiện tổng số khớp với môn học. Nếu tách riêng khỏi thỏa thuận thì cần chữ ký của cả trường và tổ chức tiếp nhận.
Q. Có thể tiếp nhận theo hình thức phái cử không?+
A. Không. Điều khoản nói về việc làm công việc của tổ chức tiếp nhận, và hoạt động tại nơi được phái cử bị nêu rõ là không được phép. Công việc phải được thực hiện dưới tổ chức tiếp nhận.
Q. Năm sau có thể nhận lại chính sinh viên đó không?+
A. Được, miễn là mỗi đợt thực tập trong vòng 1 năm và tổng cộng không quá một nửa thời gian đào tạo tiêu chuẩn — 2 năm với chương trình 4 năm. Hồ sơ cần tài liệu về lịch sử lưu trú theo diện thực tập trước đây.
Q. Lương tối thiểu có áp dụng không?+
A. Khi có quan hệ phụ thuộc, thực tập sinh là người lao động theo Luật Tiêu chuẩn lao động, và Luật Lương tối thiểu cùng Luật Tiêu chuẩn lao động được áp dụng. Nếu trực tiếp tham gia hoạt động kinh doanh, lợi ích thuộc về doanh nghiệp và công việc dưới sự chỉ huy, thì dù có khía cạnh giáo dục vẫn được coi là người lao động. Học lý thuyết cũng là thời giờ làm việc nếu được chỉ đạo, và phải trả công.
Q. Thẩm tra mất bao lâu?+
A. Theo số liệu của Cục với hồ sơ được cấp phép tháng 6/2026, đơn xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện theo diện Hoạt động đặc định mất 33,2 ngày tính trung bình toàn quốc. Thời gian xử lý tiêu chuẩn là 1 đến 3 tháng, và yêu cầu bổ sung tài liệu sẽ kéo dài thêm. Chúng tôi khuyên nên bắt đầu sớm so với ngày dự kiến nhập cảnh.
Q. Phí tính thế nào khi nộp cho nhiều người cùng lúc?+
A. Chúng tôi báo giá theo số lượng. Khi cùng một trường và cùng một tổ chức tiếp nhận, việc rà soát hợp đồng và kế hoạch là chung, nên chúng tôi có thể đưa mức thấp hơn cho mỗi người. Xin cho biết số lượng và thời gian.
Bắt đầu bằng việc kiểm tra số lượng có nằm trong mức tham chiếu
Xin cho biết số nhân viên toàn thời gian, tình hình tiếp nhận thực tập sinh kỹ năng và số thực tập sinh quý vị muốn nhận. Chúng tôi sẽ cho biết số đó có nằm trong mức tham chiếu và cần chuẩn bị những gì. Buổi tư vấn đầu tiên miễn phí.
Đặt lịch tư vấn miễn phí