Visa Gijinkoku (visa kỹ sư): cách soạn hợp đồng lao động và Thông báo về điều kiện lao động – nội dung cần ghi, khi nào phải nộp

※ Bài viết này dựa trên pháp luật Nhật Bản và các tài liệu do Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (ISA) và Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi công bố, tính đến ngày 9/10/2026.

Khi nộp hồ sơ "Gijinkoku" (tên gọi tắt của tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế" – 技術・人文知識・国際業務, thường gọi là visa kỹ sư), các công ty v.v. thuộc Nhóm 3 và Nhóm 4 (Category 3, 4) nộp "văn bản nêu rõ điều kiện lao động" (労働条件を明示する文書) do công ty lập, cùng với đơn xin, cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương. Đó là Thông báo về điều kiện lao động (労働条件通知書) hoặc bản hợp đồng lao động (雇用契約書).

Văn bản này được nộp khi làm hồ sơ trong trường hợp cơ quan trực thuộc (所属機関; công ty hoặc tổ chức nơi người nước ngoài làm việc) thuộc Nhóm 3 hoặc Nhóm 4 và ký kết hợp đồng lao động (労働契約). Trường hợp làm việc theo hình thức phái cử thì nhóm nào cũng nộp. Bài viết này giải thích loại hồ sơ nào phải nộp, cần ghi những gì, và các mục nội dung công việc, thù lao, thời hạn hợp đồng liên quan thế nào đến việc xét duyệt.

Loại hồ sơ nào và công ty nào phải nộp

"Văn bản nêu rõ điều kiện lao động" được nộp khi làm hồ sơ trong trường hợp cơ quan trực thuộc thuộc Nhóm 3, 4 ký kết hợp đồng lao động. Nhóm (Category) là cách phân loại cơ quan trực thuộc, chia thành Nhóm 1 đến Nhóm 4 dựa trên việc có niêm yết hay không, số thuế khấu trừ tại nguồn của năm trước v.v.

Bảng trên là cách xử lý khi ký kết hợp đồng lao động không theo hình thức phái cử. Trường hợp làm việc theo hình thức phái cử được giải thích ở phần sau.

"Về nguyên tắc không cần" và "không có trong danh mục" không có nghĩa là hoàn toàn không bao giờ bị yêu cầu. ISA cho biết trong quá trình xét duyệt, có trường hợp Cục yêu cầu nộp tài liệu không có trong danh mục.

Trong các trường hợp như nhậm chức thành viên ban lãnh đạo (役員) của công ty là pháp nhân Nhật Bản, thay cho văn bản này sẽ nộp giấy tờ khác, chẳng hạn bản sao điều lệ công ty quy định thù lao của thành viên ban lãnh đạo.

Đối với hồ sơ nộp từ ngày 15/4/2026 trở đi, cơ quan trực thuộc thuộc Nhóm 3, 4 còn nộp Bản khai về người đại diện của cơ quan trực thuộc (mẫu tham khảo) (所属機関の代表者に関する申告書). Trường hợp chủ yếu sử dụng năng lực ngôn ngữ để làm công việc giao tiếp trực tiếp với người khác v.v., tùy theo loại hồ sơ còn cần tài liệu chứng minh năng lực ngôn ngữ tương đương CEFR B2. Cách phân nhóm và toàn bộ hồ sơ cần nộp được tổng hợp trong bài Hướng dẫn toàn diện về visa Gijinkoku.

Với hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú, người nộp hồ sơ là chính người nước ngoài hoặc nhân viên của cơ quan tiếp nhận (người đại diện). Hồ sơ xin cấp phép thay đổi tư cách cư trú và hồ sơ xin cấp phép gia hạn thời gian cư trú về nguyên tắc do chính người nước ngoài nộp.

Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật), "Bảng kiểm tra hồ sơ cần nộp (Gia hạn)" (tiếng Nhật), "Các nội dung thường được hỏi liên quan đến hồ sơ xin về tư cách cư trú lao động (Hỏi đáp)" (tiếng Nhật; tháng 7/2026), Q2 và Q5

Nộp Thông báo về điều kiện lao động hay bản hợp đồng lao động

Dù là Thông báo về điều kiện lao động hay bản hợp đồng lao động, chỉ cần điều kiện lao động được nêu rõ theo đúng Luật Tiêu chuẩn lao động (労働基準法) là có thể nộp. Các tài liệu của ISA gọi văn bản này như sau.

Trong phần Hỏi đáp, ISA trả lời về nội dung cần đưa vào bản hợp đồng lao động (雇用契約書) như sau. Khi tuyển dụng người nước ngoài, pháp luật về lao động cũng được áp dụng giống như đối với người Nhật. Vì vậy, cần nêu rõ điều kiện lao động v.v. theo Luật Tiêu chuẩn lao động và các luật khác.

Khi thay đổi tư cách cư trú và gia hạn thời gian cư trú, điều kiện tuyển dụng và điều kiện lao động cũng phải phù hợp với pháp luật về lao động. Hướng dẫn của ISA nêu đây là một trong các nội dung được xem xét.

Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi công bố "Mẫu Thông báo về điều kiện lao động" (モデル労働条件通知書). Mẫu này có chú thích rằng đây là mẫu tham khảo, và tùy theo cách quy định điều kiện lao động, không nhất thiết phải làm đúng theo mẫu.

Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật), "Các nội dung thường được hỏi liên quan đến hồ sơ xin về tư cách cư trú lao động (Hỏi đáp)" (tiếng Nhật; tháng 7/2026), Q19 và Q21, "Hướng dẫn về cấp phép thay đổi tư cách cư trú và gia hạn thời gian cư trú" (tiếng Nhật), 6; Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi, "Mẫu Thông báo về điều kiện lao động" (tiếng Nhật)

Các nội dung phải nêu rõ bằng văn bản

Các nội dung phải nêu rõ bằng văn bản được quy định tại Điều 5 Quy định thi hành Luật Tiêu chuẩn lao động (労働基準法施行規則). Điều 15, khoản 1 Luật Tiêu chuẩn lao động buộc người sử dụng lao động phải nêu rõ điều kiện lao động khi ký kết hợp đồng lao động, và Điều 5 là quy định nêu cụ thể các nội dung đó. Tháng 4/2024, "phạm vi thay đổi" của nơi làm việc và của nội dung công việc cùng một số nội dung khác đã được bổ sung.

"Phạm vi thay đổi" là phạm vi mà nơi làm việc và công việc có thể thay đổi trong tương lai do điều chuyển vị trí công việc v.v.

"Tiền lương" trong bảng không bao gồm trợ cấp nghỉ việc, tiền lương bất thường, tiền thưởng v.v. Đây là những nội dung phải nêu rõ nếu có quy định về chúng. Nội dung về tăng lương thì cần được nêu rõ, nhưng không thuộc diện phải giao văn bản.

Về nguyên tắc, cách nêu rõ là giao văn bản. Nếu người lao động có nguyện vọng thì có thể nêu rõ bằng FAX, email v.v. Email v.v. chỉ giới hạn ở hình thức có thể xuất ra để lập thành văn bản.

Điều kiện lao động được nêu rõ không được khác với sự thật (Điều 5, khoản 2 Quy định thi hành Luật Tiêu chuẩn lao động).

Nguồn: e-Gov (trang tra cứu pháp luật), "Luật Tiêu chuẩn lao động" (tiếng Nhật), Điều 15, "Quy định thi hành Luật Tiêu chuẩn lao động" (tiếng Nhật), Điều 5; Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi, "Quy định về nêu rõ điều kiện lao động đã thay đổi từ tháng 4/2024" (tiếng Nhật)

Mục nội dung công việc: ghi sao cho thấy rõ đây là công việc thuộc Gijinkoku

Theo Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú (入国・在留審査要領) của Cục, việc hoạt động dự kiến có thuộc phạm vi hoạt động của Gijinkoku hay không được kiểm tra dựa trên các mục như mục nội dung công việc trong đơn xin và các tài liệu đã nộp.

Công việc thuộc lĩnh vực khoa học tự nhiên hoặc khoa học nhân văn phải là hoạt động đòi hỏi năng lực chuyên môn từ một mức nhất định trở lên, dựa trên nền tảng học thuật. ISA nêu ví dụ về nội dung công việc thường không thuộc đối tượng là trường hợp tiêu chí tuyển dụng trong thông tin tuyển dụng ghi "Không cần kinh nghiệm, sẽ nhanh quen việc." (未経験可、すぐに慣れます。).

Bảng dưới đây là ví dụ cách ghi do văn phòng chúng tôi soạn, đặt cách ghi chỉ có tên loại công việc bên cạnh cách ghi cụ thể. Đây không phải là nội dung do ISA đưa ra.

Đơn xin (Phần dành cho cơ quan trực thuộc v.v. điền – 所属機関等作成用) có các mục "Loại công việc" (職種) và "Chi tiết nội dung hoạt động" (活動内容詳細). Nội dung công việc trong hợp đồng cần được ghi thống nhất với các mục này và với các giấy tờ khác được nộp.

ISA cho biết khi nhận thấy cần kiểm tra nội dung công việc cụ thể hơn, có trường hợp Cục yêu cầu nộp bổ sung văn bản giải thích chi tiết về lý do tuyển dụng và nội dung công việc v.v.

"Phạm vi thay đổi" và tư cách cư trú

Việc có thuộc phạm vi hoạt động của Gijinkoku hay không được đánh giá trên tổng thể các hoạt động trong thời gian cư trú. Nếu hoạt động thuộc Gijinkoku chỉ là một phần rất nhỏ, còn lại là công việc không đòi hỏi kỹ thuật hay kiến thức đặc biệt hoặc công việc có thể làm được nhờ luyện tập lặp đi lặp lại, thì sẽ bị đánh giá là không thuộc Gijinkoku.

Công việc mà người có tư cách cư trú lao động (就労資格) được làm là công việc có nội dung thuộc phạm vi hoạt động của tư cách cư trú đó. Khi ghi vào "phạm vi thay đổi" những công việc có thể giao khi điều chuyển vị trí công việc, hãy kiểm tra xem các công việc đó có thuộc Gijinkoku hay không. Nếu khó xác định, trong buổi tư vấn về hồ sơ xin tư cách cư trú Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế, chúng tôi sẽ cùng bạn kiểm tra bản dự thảo hợp đồng và nội dung đơn xin.

Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Về việc làm rõ tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật; sửa đổi lần cuối tháng 4/2026), 1(2), "Các nội dung thường được hỏi liên quan đến hồ sơ xin về tư cách cư trú lao động (Hỏi đáp)" (tiếng Nhật; tháng 7/2026), Q1 và Q22, "Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú" (tiếng Nhật, có kèm tiếng Anh), Phần dành cho cơ quan trực thuộc v.v. điền 1 (所属機関等作成用1); Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú, Phần 12, Chương 2, Mục 15, số 1, điểm 4 (第1の4)

Mục thù lao: tiêu chuẩn là bằng hoặc cao hơn mức của người Nhật

Với Gijinkoku, một trong các tiêu chuẩn là nhận thù lao bằng hoặc cao hơn mức mà người Nhật nhận được khi làm cùng công việc. Căn cứ là điểm 3 mục "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế" của Lệnh của Bộ quy định tiêu chuẩn (上陸基準省令; Lệnh của Bộ Tư pháp quy định tiêu chuẩn theo Điều 7, khoản 1, điểm 2 Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn – 出入国管理及び難民認定法第七条第一項第二号の基準を定める省令).

Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú quy định cách tính và cách so sánh như sau.

• Mức thù lao hàng tháng được tính bằng 1/12 tổng thù lao của 1 năm, bao gồm cả tiền thưởng v.v.
• Không nên chỉ căn cứ vào số tiền để đánh giá một cách đồng loạt. Việc đánh giá dựa trên hệ thống tiền lương của doanh nghiệp đó, đồng thời tham khảo tiền lương của cùng loại công việc ở các doanh nghiệp khác
• Nếu người nước ngoài tốt nghiệp đại học thì tham khảo tiền lương của người Nhật tốt nghiệp đại học tại doanh nghiệp đó

ISA đã công bố các trường hợp hồ sơ của du học sinh không được cấp phép vì lý do thù lao.

Ở mục tiền lương, hãy tách lương cơ bản (基本賃金) và các khoản phụ cấp (諸手当), rồi ghi số tiền hoặc phương pháp tính toán cho từng khoản phụ cấp. Mẫu Thông báo về điều kiện lao động của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi cũng chia theo cách này.

Ở mục "Lương/thù lao" (給与・報酬) của đơn xin, ghi số tiền chi trả trước thuế. Mục này có chú thích "không bao gồm các loại phụ cấp (đi lại, nhà ở, người phụ thuộc v.v.) và các khoản mang tính chất hoàn trả chi phí thực tế" (各種手当（通勤・住宅・扶養等）・実費弁償の性格を有するものを除く). Hãy chuẩn bị để có thể giải thích số tiền ghi trong đơn xin dựa trên các khoản chi tiết trong hợp đồng.

Cũng theo Hướng dẫn này, khi xét duyệt gia hạn, Cục kiểm tra qua Giấy chứng nhận thuế cư trú (課税証明書) v.v. xem mức thu nhập có đúng với số tiền tại thời điểm ký hợp đồng hay không.

Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Về việc làm rõ tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật; sửa đổi lần cuối tháng 4/2026), 2(3), "Phụ lục 3 (Các trường hợp)" (tiếng Nhật), "Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú" (tiếng Nhật, có kèm tiếng Anh), Phần dành cho cơ quan trực thuộc v.v. điền 1 (所属機関等作成用1); e-Gov (trang tra cứu pháp luật), "Lệnh của Bộ Tư pháp quy định tiêu chuẩn theo Điều 7, khoản 1, điểm 2 Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn" (tiếng Nhật); Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi, "Mẫu Thông báo về điều kiện lao động" (tiếng Nhật); Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú, Phần 12, Chương 2, Mục 1, số 2 và Mục 15, số 1, điểm 4 (第1の4)

Quan hệ giữa thời hạn hợp đồng và thời gian cư trú

Thời hạn hợp đồng (thời gian dự kiến làm việc – 就労予定期間) là một trong các căn cứ để quyết định thời gian cư trú. Thời gian cư trú của Gijinkoku là 5 năm, 3 năm, 1 năm hoặc 3 tháng.

Trong phần Hỏi đáp, ISA giải thích rằng thời gian cư trú được quyết định trên cơ sở xem xét tổng hợp các nội dung sau.

• Thời gian dự kiến làm việc
• Thành tích hoạt động của chính người nước ngoài và tình hình thực hiện nghĩa vụ công
• Quy mô và thành tích kinh doanh v.v. của cơ quan hợp đồng

Trích từ mục về thời gian cư trú trong Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú những phần đề cập đến thời gian dự kiến làm việc, ta có nội dung sau.

Thời gian cư trú không chỉ được quyết định bởi thời gian dự kiến làm việc. Khi Người cư trú trung, dài hạn xin gia hạn, theo Hướng dẫn, kể cả khi thời gian dự kiến làm việc còn lại dưới 3 tháng thì về nguyên tắc vẫn quyết định "1 năm". Các điều kiện được liệt kê cho thời gian cư trú 5 năm và 3 năm gồm việc đã thực hiện nghĩa vụ khai báo theo Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn, nhóm (Category) của cơ quan hợp đồng v.v. Trường hợp cơ quan hợp đồng thuộc Nhóm 4 được nêu trong phần điều kiện của thời gian cư trú 1 năm.

Mục "Thời gian dự kiến làm việc" (就労予定期間) trong đơn xin yêu cầu chọn "không xác định thời hạn" (定めなし) hoặc "có thời hạn" (定めあり), và nếu có thời hạn thì ghi thời gian.

"Thời gian cư trú mong muốn" (希望する在留期間) và "Thời gian dự kiến làm việc" (就労予定期間) trong Đơn xin cấp phép thay đổi tư cách cư trú không nhất thiết phải trùng nhau. ISA hướng dẫn ghi thời gian dự kiến làm việc theo đúng thực tế của từng cơ quan.

Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Các nội dung thường được hỏi liên quan đến hồ sơ xin về tư cách cư trú lao động (Hỏi đáp)" (tiếng Nhật; tháng 7/2026), Q8 và Q33, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật), "Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú" (tiếng Nhật, có kèm tiếng Anh), Phần dành cho cơ quan trực thuộc v.v. điền 1 (所属機関等作成用1); Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú, Phần 12, Chương 2, Mục 15, số 1, điểm 6 (第1の6)

Hợp đồng khi tuyển người chưa có tư cách cư trú lao động

Về trường hợp tuyển người chưa có tư cách cư trú lao động, ISA nêu ví dụ "hợp đồng lao động có điều kiện phát sinh hiệu lực" (停止条件付き雇用契約). Đây là hợp đồng mà hiệu lực của hợp đồng lao động phát sinh với điều kiện người đó được cấp tư cách cư trú lao động.

Phần Hỏi đáp của ISA cho biết thông thường có thể nghĩ đến việc ký hợp đồng theo hình thức này và lập bản hợp đồng lao động đó. Hỏi đáp cũng ghi rằng hợp đồng quy định ngày bắt đầu làm việc theo kiểu "có hiệu lực từ ngày được Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương cấp phép liên quan đến việc làm" (地方出入国在留管理局から就労に係る許可を受けた日から有効とする) cũng không có vấn đề gì.

Danh mục hồ sơ cần nộp không yêu cầu đến mức phải đưa điều khoản này vào.

Kể cả trước khi được cấp phép thay đổi sang tư cách cư trú lao động, việc tham dự lễ đón nhân viên mới hoặc khóa đào tạo không phát sinh thù lao được coi là không có vấn đề gì. Chỉ sau khi được cấp phép thay đổi tư cách cư trú, người đó mới có thể thực sự đi làm và thực hiện hoạt động nhận thù lao.

Nêu rõ bằng ngôn ngữ mà người lao động hiểu được

Hướng dẫn của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi cũng đề cập đến cách nêu rõ điều kiện lao động cho người lao động nước ngoài. Nội dung là: cố gắng nêu rõ bằng cách mà người đó hiểu được, chẳng hạn giải thích bằng tiếng mẹ đẻ v.v. "Tiếng mẹ đẻ v.v." là tiếng mẹ đẻ hoặc ngôn ngữ khác mà người đó sử dụng, hoặc tiếng Nhật dễ hiểu.

Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi công bố Mẫu Thông báo về điều kiện lao động dành cho người lao động nước ngoài bằng 13 ngôn ngữ. Trong đó có tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Việt, tiếng Nepal, tiếng Indonesia, tiếng Myanmar v.v.

Nếu giấy tờ nộp cho Cục được lập bằng tiếng nước ngoài thì phải đính kèm bản dịch tiếng Nhật.

Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Các nội dung thường được hỏi liên quan đến hồ sơ xin về tư cách cư trú lao động (Hỏi đáp)" (tiếng Nhật; tháng 7/2026), Q17 và Q20, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật); Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi, "Hướng dẫn để chủ cơ sở xử lý phù hợp việc cải thiện quản lý tuyển dụng người lao động nước ngoài v.v." (tiếng Nhật), Phần 4, mục 2-2, "Tờ rơi về tiêu chuẩn lao động (Mẫu Thông báo về điều kiện lao động dành cho người lao động nước ngoài)" (tiếng Nhật)

Giấy tờ phải nộp thêm khi làm việc theo hình thức phái cử

Khi làm việc theo hình thức phái cử, bất kể thuộc nhóm nào cũng nộp bản sao Thông báo về điều kiện lao động (bản hợp đồng lao động) và bản sao Hợp đồng phái cử người lao động riêng lẻ (労働者派遣個別契約書). Từ các hồ sơ nộp từ ngày 9/3/2026 trở đi, hồ sơ cần nộp khi làm việc theo hình thức phái cử đã thay đổi như sau.

Nếu tại thời điểm nộp hồ sơ chưa xác định công ty tiếp nhận phái cử thì không thể được cấp phép. Tuy nhiên, trường hợp phải sau khi người mới được tuyển hoàn thành khóa đào tạo ngay sau khi tuyển dụng mới quyết định được công ty tiếp nhận phái cử thì hồ sơ sẽ được xét duyệt có tính đến hoàn cảnh đó.

Chỉ trong trường hợp không thể xác định công ty tiếp nhận phái cử tại thời điểm nộp hồ sơ vì lý do đào tạo, các giấy tờ sau được nộp thay cho bản cam kết của công ty tiếp nhận phái cử và Hợp đồng phái cử người lao động riêng lẻ.

• Tài liệu cho thấy cụ thể nội dung đào tạo
• Thông báo về điều kiện lao động (bản hợp đồng lao động) với bên phái cử, trong đó ghi cụ thể phạm vi nội dung công việc dự kiến làm tại công ty tiếp nhận phái cử
• Bản cam kết về lao động phái cử của người làm đơn (dành cho bên phái cử)
• Bản cam kết về việc xác định công ty tiếp nhận phái cử của người làm đơn (申請人の派遣先の決定に関する誓約書) (dành cho bên phái cử)

Trong trường hợp này, bản cam kết của công ty tiếp nhận phái cử và Hợp đồng phái cử người lao động riêng lẻ chưa nộp được sẽ được nộp khi làm hồ sơ xin gia hạn lần tiếp theo. Nếu không nộp được mà không có lý do hợp lý thì việc này sẽ bị coi là yếu tố tiêu cực trong xét duyệt.

Khi làm việc theo hình thức phái cử, thời gian cư trú được quyết định tương ứng với thời hạn hợp đồng phái cử. Ngoài bên phái cử, có trường hợp Cục còn trực tiếp xác nhận nội dung công việc và tình hình hoạt động với cả công ty tiếp nhận phái cử.

ISA đã công bố trường hợp không được cấp phép sau đây. Hồ sơ được nộp với nội dung sẽ làm công việc biên dịch, phiên dịch tại công ty tiếp nhận phái cử, nhưng nội dung công việc trong bản Hợp đồng phái cử người lao động lại là "nhân viên cửa hàng" (店舗スタッフ). Khi Cục xác nhận với công ty tiếp nhận phái cử thì được giải thích là sẽ cho làm công việc bán hàng và tiếp khách tại cửa hàng bán lẻ, và hồ sơ đã không được cấp phép.

Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Về cách xử lý trường hợp làm việc theo hình thức phái cử với tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật; tháng 7/2026), "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật), "Phụ lục 3 (Các trường hợp)" (tiếng Nhật)

Câu hỏi thường gặp

Có thể nộp hồ sơ khi chưa ký hợp đồng lao động không?

Có thể. Đối với hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú và hồ sơ xin cấp phép thay đổi tư cách cư trú, ISA cho biết không nhất thiết phải lập xong bản hợp đồng lao động. Tuy nhiên, cần nộp giấy tờ nêu rõ các điều kiện lao động như nội dung công việc, lương, thời gian dự kiến tuyển dụng v.v. (bản nêu rõ điều kiện lao động (労働条件明示書) v.v.).

Hợp đồng ủy thác công việc (ủy nhiệm, ủy thác) có thuộc đối tượng của Gijinkoku không?

Có thể thuộc đối tượng. ISA cho biết "hợp đồng" trong Gijinkoku, ngoài tuyển dụng lao động (雇用), còn bao gồm ủy nhiệm (委任), ủy thác (委託), cộng tác theo thỏa thuận (委嘱) v.v. Tuy nhiên, đó phải là hợp đồng mang tính liên tục với một cơ quan cụ thể (có thể nhiều cơ quan).

"Văn bản nêu rõ điều kiện lao động" được giải thích trong bài viết này là giấy tờ dùng trong trường hợp ký kết hợp đồng lao động (労働契約).

Khi xin gia hạn cho người làm việc theo hình thức phái cử, nộp hợp đồng đang ký hiện tại có được không?

Nộp hợp đồng đang ký tại thời điểm nộp hồ sơ là được. Tuy nhiên, nếu chưa thấy rõ triển vọng trong thời gian cư trú tiếp theo, ví dụ thời hạn hợp đồng chỉ còn 1 tháng, thì ngoài hợp đồng còn cần giải thích về việc làm trong thời gian tới.

Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Các nội dung thường được hỏi liên quan đến hồ sơ xin về tư cách cư trú lao động (Hỏi đáp)" (tiếng Nhật; tháng 7/2026), Q21, Q25 và Q37

Tóm tắt

Khi nộp hồ sơ Gijinkoku, "văn bản nêu rõ điều kiện lao động" được nộp trong trường hợp cơ quan trực thuộc thuộc Nhóm 3, 4 ký kết hợp đồng lao động và trường hợp làm việc theo hình thức phái cử (với hồ sơ gia hạn, là hồ sơ lần đầu sau khi chuyển việc sang cơ quan thuộc Nhóm 3, 4). Dù là Thông báo về điều kiện lao động hay bản hợp đồng lao động, chỉ cần các nội dung tại Điều 5 Quy định thi hành Luật Tiêu chuẩn lao động được nêu rõ là có thể nộp.

Ba mục liên quan đến việc xét duyệt là nội dung công việc, thù lao và thời hạn hợp đồng. Trước hết, hãy kiểm tra xem nội dung công việc và số tiền trong hợp đồng có thống nhất với các mục "Chi tiết nội dung hoạt động" (活動内容詳細) và "Lương/thù lao" (給与・報酬) trong đơn xin hay không. Nếu tuyển người chưa có tư cách cư trú lao động, cũng nên quyết định trước có lập hợp đồng theo kiểu phát sinh hiệu lực với điều kiện được cấp phép hay không.

Tài liệu tham khảo

• Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật; xem ngày 9/10/2026)
• Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Bảng kiểm tra hồ sơ cần nộp (Gia hạn)" (tiếng Nhật)
• Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Các nội dung thường được hỏi liên quan đến hồ sơ xin về tư cách cư trú lao động (Hỏi đáp)" (tiếng Nhật; tháng 7/2026)
• Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Về việc làm rõ tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật; sửa đổi lần cuối tháng 4/2026), "Phụ lục 3 (Các trường hợp)" (tiếng Nhật)
• Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Về cách xử lý trường hợp làm việc theo hình thức phái cử với tư cách cư trú "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế"" (tiếng Nhật; tháng 7/2026)
• Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hướng dẫn về cấp phép thay đổi tư cách cư trú và gia hạn thời gian cư trú" (tiếng Nhật; sửa đổi lần cuối tháng 6/2026)
• Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú" (tiếng Nhật, có kèm tiếng Anh)
• Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú (入国・在留審査要領), Phần 12, Chương 2, Mục 1 và Mục 15
• Luật Tiêu chuẩn lao động, Điều 15
• Quy định thi hành Luật Tiêu chuẩn lao động, Điều 5
• Lệnh của Bộ Tư pháp quy định tiêu chuẩn theo Điều 7, khoản 1, điểm 2 Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn (mục "Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế")
• Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi, "Quy định về nêu rõ điều kiện lao động đã thay đổi từ tháng 4/2024" (tiếng Nhật; tháng 9/2024)
• Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi, "Mẫu Thông báo về điều kiện lao động" (tiếng Nhật)
• Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi, "Hướng dẫn để chủ cơ sở xử lý phù hợp việc cải thiện quản lý tuyển dụng người lao động nước ngoài v.v." (tiếng Nhật; Thông cáo số 276 năm 2007 của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi)
• Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi, "Tờ rơi về tiêu chuẩn lao động (Mẫu Thông báo về điều kiện lao động dành cho người lao động nước ngoài)" (tiếng Nhật; tháng 3/2024)