ベトナム人の特定技能で必要な「推薦者表」とは｜認定申請と変更申請で発行機関が違う点を行政書士が解説
推薦者表は、「この人はベトナム側で必要な手続を終えています」とベトナム政府が証明する書面です。ベトナム国籍の方を特定技能外国人として受け入れるときは、日本側の在留諸申請にこの推薦者表を添えて出すことになります。
なぜこんな書面があるのか。ベトナムは自国民が海外で働く場合の手続を法律で定めており、日本と結んだ協力覚書の中で、日本側は「ベトナム政府が承認した推薦者表に載っている人だけを受け入れる」と約束しました。悪質な仲介事業者を間に入れないための仕組みで、推薦者表はその入口にあたります。2021年2月15日以降の在留諸申請から提出が求められています。
ただ、認定申請と変更申請では発行する機関も様式も別です。さらに2024年6月27日以降、変更申請については推薦者表が要る人と要らない人に分かれました。この記事では、受入企業の側で押さえておきたい判断のポイントを見ていきます。
【目次挿入位置】
この記事でわかること
- 推薦者表が日本側で必要になる法令上の根拠
- 認定申請（DOLAB）と変更申請（駐日ベトナム大使館）で何が違うか
- 2024年6月27日以降、変更申請で推薦者表が必要な人・不要な人の線引き
- 推薦者表に何が書かれ、誰が記入して誰が承認する文書なのか
- 2024年3月に変わった様式で追加された記載項目
- 認定申請と変更申請、それぞれの実際の様式・記入例と書面の言語
- 実務でつまずきやすいところ（対象者の要件・郵送の往復・相手方の資格確認）
- カンボジア・タイとの取扱いの違い
推薦者表が日本側で求められる根拠
推薦者表はベトナム政府が出す文書ですが、日本側にも提出を求める根拠があります。上陸基準省令（特定技能1号）の第4号です。
申請人が国籍又は住所を有する国又は地域において、申請人が本邦で行う活動に関連して当該国又は地域において遵守すべき手続が定められている場合にあっては、当該手続を経ていること。
要するに「本国の側で海外就労の手続が決まっているなら、それを済ませてから来てください」という条件です。手続の中身は国ごとに違うので、条文自体には具体的な書類名が出てきません。
その具体的な中身を埋めているのが、日本とベトナムが2019年に作成した特定技能の協力覚書（MOC）です。覚書の中で日本側は、ベトナムの省が承認した推薦者表に載っている人のみを受け入れると約束しています。悪質な仲介事業者を排除する枠組みの一部として置かれたものです。書類が決まっているのはベトナムだけではなく、現在はカンボジア・タイ・ベトナムの3か国について、それぞれ別の書類が定められています。
認定申請と変更申請で、発行する機関が違う
ここが最初につまずきやすいところです。同じ推薦者表という名前でも、認定申請と変更申請では発行元も様式も別になります。
ベトナムから新たに呼び寄せる場合（在留資格認定証明書交付申請）
- 発行機関：ベトナム内務省海外労働管理局（DOLAB）
- 様式：協力覚書の添付様式1
- 申請する人：認定送出機関が DOLAB に申請し、発行を受ける
- 受入企業への渡り方：発行された推薦者表が送出機関から受入企業に送られ、受入企業が認定証明書交付申請のときに入管へ提出する
日本に在留している方を受け入れる場合（在留資格変更許可申請）
- 発行機関：駐日ベトナム大使館労働管理部
- 様式：協力覚書の添付様式2
- 申請できる人：本人のほか、特定技能所属機関、職業紹介事業者、登録支援機関
認定ルートでは、推薦者表のやり取りは送出機関と DOLAB の間で完結します。入管庁が公表しているフローチャートでも、申請人本人は求職申込と雇用契約の締結に登場するだけで、推薦者表の流れには出てきません。受入企業から見ると、書類は送出機関から届くという理解になります。
変更ルートは事情が違い、本人のほかに受入企業や登録支援機関も申請者になれます。日本国内で完結する分、採用スケジュールを組む側で先回りして進められる部分です。
一方、認定申請では推薦者表の前にもう一段階あります。受入企業と認定送出機関との間で労働者提供契約を結び、その契約について DOLAB の承認を得るところから始まります。契約の承認が下りて初めて求人・人選に進み、雇用契約を結び、そこから推薦者表の申請という順序です。この順番を飛ばすと後戻りに時間がかかるため、認定ルートは逆算のスケジュールが重要になります。当事務所でも特定技能ビザの申請サポート（受入企業向け）を行っており、ベトナム側の手続と日本側の申請のタイミングを合わせる部分からご相談いただけます。
変更申請では「ベトナム人なら全員必要」ではない
2024年6月27日以降、日本に在留しているベトナム国籍の方からの在留資格変更許可申請について、当面の間、次の取扱いになっています。
推薦者表の提出が必要な方
- 技能実習2号又は3号の修了者（修了見込みの方を含む）
- 日本国内において少なくとも2年間の課程を修了した留学生（修了見込みの方を含む）
上記以外の方
推薦者表の提出は不要です。ただし「留学」の在留資格の方で上の条件に当てはまらない場合は、現在の課程を修了または修了見込みであることを証明する書類（卒業証明書等）を出すことになります。
なお、すでに「特定技能」で在留している方については推薦者表は要りません。転職で受入機関や分野を変える変更申請でも、在留期間更新許可申請でも同じです。同じ変更申請でも扱いが分かれるため、混同しやすいところだと思います。
推薦者表には何が書かれているか
実物の様式を見ながら中身を確かめていきます。まずは認定申請で使うものです。
認定申請で使う様式（DOLAB が発行）
欄は5つです。
- 1. ベトナムの認定送出機関に関する情報：名称・認定番号・代表者・住所・電話番号
- 2. 日本の受入機関に関する情報：名称・法人番号・代表者・所在地・電話番号
- 3. 日本の職業紹介事業者に関する情報（利用する場合）：名称・許可番号・代表者・所在地・電話番号
- 4. 労働期間：○年から○年まで
- 5. 特定技能外国人に関する情報：1号か2号かの別と、氏名・生年月日・性別・旅券番号・職種・出国予定日の一覧
変更申請で使う様式（駐日ベトナム大使館が発行）
こちらは4つです。
- 1. 登録支援機関に関する情報
- 2. 日本の受入機関に関する情報
- 3. 労働期間
- 4. 特定技能外国人に関する情報：外国人の一覧に「従前の在留資格」の列が入る
どちらも末尾は「この推薦状は，署名日から１年間有効」で、その下がベトナム政府側の承認欄です。認定申請用なら DOLAB、変更申請用なら在日本国ベトナム労働管理部門の署名と印が入ります。
宛名を書く欄がない
「証明書」と聞くと、ベトナム政府が日本の受入企業に宛てて出す書面をイメージされるかもしれません。ただ、見ていただいたとおり宛名の欄はどこにもありません。
つまり推薦者表は、宛先のある手紙ではなく、申請者側が作った名簿にベトナム政府が承認の署名と印を入れる形の文書です。証明している中身も「この人に問題がない」という人物評価ではなく、「この人はベトナム側で必要な手続を済ませている」という手続の履践のほうになります。
人と受入企業の組み合わせで承認される
見落としやすいのが、2番に「日本の受入機関に関する情報」の欄がある点です。推薦者表は人だけでなく、どの受入企業に送り出すのかという組み合わせで承認されています。A社向けに発行された推薦者表を、B社の申請にそのまま使うことはできません。
1番目の欄が2つの様式で違う
並べてみると、1番目の欄が違います。認定申請用は送出機関、変更申請用は登録支援機関です。そして認定申請用にだけ、3番に日本の職業紹介事業者の欄があります。
覚書が変更申請の対象者を「受入機関によって直接採用された者」と定めているためで、間に紹介事業者が入る前提になっていないのだと読めます。ただし職業紹介事業者が変更申請の推薦者表を申請すること自体はできるので、様式に欄がないことと申請できるかどうかは別の話になります。
変更申請ではもう1通「交付申請書」を添える
変更申請ルートでは、上の推薦者表に加えてもう1通作ります。大使館に「この推薦者表に署名と押印をしてください」と依頼するための書類で、「特定技能外国人表交付申請書」といいます。以下では交付申請書と呼びます。
大使館労働管理部に宛てて出す形式で、次のような欄があります。
- 申請者の氏名又は名称
- 特定技能外国人との関係：特定技能所属機関・登録支援機関・本人・その他（行政書士＝申請取次者）から選ぶ
- 1. 登録支援機関に関する情報
- 2. 特定技能所属機関に関する情報
- 3. 特定技能外国人に関する情報：氏名・生年月日・性別・旅券番号に加えて、従前の実習生のベトナムにおける送出機関名（留学生なら日本における学校名）、特定技能職種、雇用契約書の労働期間、母国での親族の連絡先まで書かせる
- 末尾に申請者の記名・押印
3番の後半は、協力覚書の様式にはない項目です。送出機関名や母国の親族の連絡先まで求められるので、雇用契約を結ぶ前のヒアリングで押さえておくと後で慌てずに済みます。
なお認定申請ルートでは、DOLAB への申請を送出機関がベトナム国内で行います。そのため受入企業がこの交付申請書に相当する書類を作る場面はありません。
2024年3月に様式が変わっている
2024年3月25日、日本とベトナムの間で、協力覚書の別添1（推薦者表の正式名称である「特定技能外国人表」の様式）を変えることに合意しました。認定申請で使う DOLAB 発行のほうです。前の章で挙げた記載項目は覚書当初の様式のもので、変更後は次のように中身が変わっています。
変更後の様式で目立つのは次の3点です。
- 日本の受入機関について、当初の様式の「認可番号」が法人番号に変わった
- 日本の職業紹介事業者に関する情報の欄が新設され、名称と許可番号まで書かせる形になった
- 承認欄が「DOLAB南東アジア・日本課」から「DOLAB」に簡素化され、電子公印・電子署名に切り替わった
職業紹介事業者の欄が増えたのは、間に入る事業者を書面上で見えるようにする趣旨と読めます。誰が紹介したのかを両国の書類でたどれるようにした、という位置づけです。なお変わったのは別添1のみで、変更申請で使う添付様式2は従来のままです。
記入例で見る書き方
ここまでは白紙の様式でした。実際にどう埋まるのかを、当事務所で作った記入例で見ていきます。企業名・氏名・番号はすべて架空のものです。承認欄はベトナム政府側が入れる部分なので、空欄のままにしています。
中身を埋めるのは申請する側
ここが直感に反するところだと思います。政府が出す証明書と聞くと、政府が中身まで書いて発行するように思えます。でも推薦者表はそうではありません。項目を埋めるのは申請する側で、ベトナム政府はそこに承認の署名と印を入れる役割です。
- 認定申請：認定送出機関が記入し、DOLAB が承認する
- 変更申請：受入企業・登録支援機関・本人・申請取次者などの申請者が記入し、駐日ベトナム大使館労働管理部が承認する
受入企業の名称も、労働期間も、対象者の名簿も、こちら側が書いて出します。ベトナム政府はその内容を確認して「たしかにベトナム側の手続は済んでいます」とお墨付きを与える、という分担になっています。
認定申請の記入例
記入するのは送出機関なので、受入企業が直接書く場面はありません。ただし2番の受入機関の情報と3番の職業紹介事業者の情報は日本側から提供することになるため、法人番号や許可番号を渡せる状態にしておくと止まりません。
変更申請の記入例
変更申請は、交付申請書と推薦者表の2通を作って出します。「推薦者表を自分たちで作る」→「交付申請書を添えて大使館に出す」→「大使館が推薦者表に署名・押印して返す」という流れです。
先に交付申請書のほうから。
申請者の欄は、実際に手続を進める立場に合わせて選びます。登録支援機関に支援を委託していれば登録支援機関、自社支援なら特定技能所属機関、行政書士に依頼していればその他を選んで申請取次者の名前を書く、という使い分けになります。
そしてもう1通が、承認を受ける推薦者表そのものです。
末尾の日付・署名・押印の欄は空けたまま出し、大使館労働管理部長の朱色の丸印と手書き署名が入って戻ってきます。どちらの書式も、大使館労働管理部から取り寄せる運用とされています。
言語はルートによって違う
実際に発行されたものを見ると、2つのルートで書面の言語が変わります。
- 認定申請（DOLAB）：ベトナム語と英語の併記。日本の受入機関の名称・代表者名・所在地には日本語も添えられる。承認は電子公印と電子署名
- 変更申請（駐日大使館）：推薦者表そのものは日本語。あわせて出す交付申請書はベトナム語と日本語の併記。承認は朱色の丸印と労働管理部長の手書き署名
この記事に載せている白紙の様式と記入例は、いずれも日本語で作っています。協力覚書そのものは英語で署名されており、入管庁が公開している日本語の様式は仮訳という位置づけです。認定申請で実際に届く書面と照合するときは、英文の様式のほうが合わせやすいと思います。
実務でつまずきやすいところ
対象者の要件は、推薦者表より前に確かめる
推薦者表は、対象者がベトナム側の手続を終えたことの証明です。裏を返すと、そもそも要件を満たしていない人については取りようがありません。採用を決める段階で見ておきたいのが次の3点です。
技能実習からの移行なら「良好に修了」しているか。 良好な修了というのは、2年10か月以上の実習と、技能検定3級またはこれに相当する技能実習評価試験（専門級）の実技試験の合格が目安になります。実習期間中の欠勤が多いケースなどでは、良好な修了と見てもらえないこともあります。
留学からの移行なら課程が2年以上あるか。 ここは日本語教育機関で引っかかりやすいところです。1年や1年6か月の課程は珍しくなく、その場合は推薦者表の対象から外れます。学校名だけで判断せず、在籍した課程の年数を確認しておくと確実です。
退学・除籍・失踪の経歴がないか。 協力覚書で日本側は、退学もしくは除籍された生徒、失踪した技能実習生、難民の在留資格を申請している者など欠格事由に当たる人が、日本国内で実施される技能試験を受験することを禁止すると約束しています。試験ルートで特定技能を目指す道がふさがるため、推薦者表以前の問題になります。
郵送のやり取りで日数が溶ける
変更申請の推薦者表は郵送で申請し、返信用封筒で返ってきます。不備があると同じ封筒で差し戻されるため、そこから封筒を用意し直して再送、という往復が発生します。書類が1点足りないだけで1週間以上ずれることもあり、在留期限が迫っている案件では効いてきます。
住民票は発行から3か月以内のもの、といった条件も付くので、そろえてから一度に出すのが結局は早道です。修了見込みの段階で出す場合は、証明書の有効な期間や、修了後に改めて証明書を出す必要があるかどうかも確認しておくほうが安全です。
認定ルートは相手方の資格も確認する
ベトナム側は基本的に認定送出機関の利用を求めています。取引しようとしている送出機関が認定を受けているかどうかは、入管庁のホームページで公表されている一覧で確認できます。認定を喪失した機関や一時停止中の機関の一覧も別に出ているので、契約前に両方を見ておくと安心です。
もうひとつ、送出機関が求職者の人選を行う行為は職業安定法上のあっせんに当たるため、その場合は日本国内の職業紹介事業者としての許可が必要になります。入管庁のフローチャートにも注記されている点です。
よくある誤解・注意点
「ベトナム人だから毎回必要」ではない
上で見たとおり、変更申請では対象が絞られています。特に「留学」の方については、課程が2年未満か2年以上かで扱いが変わります。採用の入口で在籍していた学校の課程年数を確認しておくと、後の手戻りが減ります。
「当面の間」の運用である
2024年6月27日以降の取扱いは、恒久的なルールとして示されたものではありません。ベトナム側の制度に変更があれば、入管庁のホームページで案内される形になっています。過去の記事や資料をそのまま信じずに、申請の都度、現時点の取扱いを見直す前提で進めるのが安全です。
有効期間は1年
推薦者表には「この推薦状は、署名日から1年間有効」と記載されています。採用が決まってから申請までに時間が空くケースでは、期限が切れていないか見ておく必要があります。
カンボジア・タイとは扱いが違う
同じ3か国でも中身はかなり違います。カンボジアは登録証明書を、現有の在留資格にかかわらず全件で出すことになっており、すでに特定技能で在留している方が転職のために申請する場合も必要です。タイは認証済み雇用契約書の写しですが、対象は技能実習2号を修了した方からの変更申請に限られます。ベトナムの感覚で他国の手続を進めると食い違いが出るところです。
特定技能の制度全体の流れを先に押さえておきたい場合は、特定技能ビザとは？1号・2号の違い、対象19分野、取得要件もあわせてご覧ください。
よくある質問
Q. 推薦者表は誰が申請できますか。
変更申請で使う駐日ベトナム大使館の推薦者表は、本人のほか、特定技能所属機関、職業紹介事業者、登録支援機関が申請できます。交付申請書にも、申請者がどれに当たるかをチェックする欄が設けられています。認定申請で使う DOLAB の推薦者表は、認定送出機関が DOLAB に申請します。申請も発行も送出機関と DOLAB の間で行われ、発行後に送出機関から受入企業へ送られる流れです。
Q. 発行までどのくらいかかりますか。
大使館の案内では、不備がなければ受理から5営業日以内に郵送されるとなっています。ただし郵送の往復が入り、不備があれば差し戻しからやり直しになるため、2〜3週間ほど余裕を持っておいたほうがいいと思います。在留期限から逆算して、早めに動き出してください。
Q. 費用はかかりますか。
推薦者表の交付に手数料はかかりません。かかるのは郵送費だけです。これとは別に、日本側の在留諸申請の手数料が必要になります。海外から受け入れる場合は、送出機関側の手続にかかる費用も発生します。
Q. 在留期限が迫っていて推薦者表が間に合いません。
先に在留資格変更許可申請を出し、推薦者表は届き次第すみやかに提出する、という進め方が案内されることがあります。ただし確実に受け付けてもらえるとは限らないため、本来は逆算して先に動くのが前提です。期限が迫っている場合の進め方については、当事務所でもご相談をお受けしています。
Q. 修了見込みの段階でも発行してもらえますか。
技能実習の修了見込みの方や、在学中の教育機関を修了（卒業）見込みの方にも発行されます。この場合、推薦者表に修了見込みである旨が記載されます。元留学生の方は、入管に出す際に教育課程を修了したことを証明する文書を併せて提出します。元技能実習生の方は、技能実習2号を良好に修了したことに関する書類を出すため、別途の修了証明までは求められません。
まとめ
- 推薦者表は、ベトナム側の手続が済んでいることをベトナム政府が証明する文書。日本側の根拠は上陸基準省令（特定技能1号）第4号
- 認定申請は DOLAB が発行する添付様式1、変更申請は駐日ベトナム大使館が発行する添付様式2。発行機関も様式も別
- 認定ルートは送出機関が DOLAB に申請し、発行された推薦者表が送出機関から受入企業に届く。変更ルートは本人・受入企業・職業紹介事業者・登録支援機関が申請できる
- 変更申請で必要なのは、技能実習2号・3号の修了者と、2年以上の課程を修了した留学生（いずれも見込みを含む）。それ以外は不要
- 特定技能で在留中の方の転職・分野変更・更新では不要
- 推薦者表は宛名のある書面ではなく、申請者側が作った名簿にベトナム政府が承認の署名と印を入れる形の文書。受入機関とセットで承認されるため、他社の申請には流用できない
- 変更申請では推薦者表と交付申請書の2通を作る。認定申請ルートに交付申請書は出てこない
- 2024年3月25日に別添1の様式が変わり、法人番号と職業紹介事業者の欄が加わった
- 項目を埋めるのは申請する側。認定申請は送出機関、変更申請は受入企業や登録支援機関等が記入し、ベトナム政府が承認の署名と印を入れる
- 書面の言語は、認定申請がベトナム語と英語の併記、変更申請が日本語
- 推薦者表を取りにいく前に、対象者が「良好に修了」しているか、留学の課程が2年以上あるかを確認しておく
- 有効期間は署名日から1年。カンボジア・タイとは取扱いが異なる
認定ルートで受け入れる場合は、推薦者表の前に労働者提供契約とその承認という段階があります。そこまで含めて逆算しておくと、入国予定日から慌てずに済みます。
