※本文依據2026年10月9日時點的日本法令以及出入國在留管理廳（入管廳）公布的資料撰寫。
申請技人國（居留資格「技術・人文知識・國際業務」（技術・人文知識・国際業務）的簡稱）時，公司附上的「僱用理由書」（雇用理由書），並非法令要求提出的文件。入管廳的提交資料一覽中也沒有列出。
不過，入管廳表示，在判斷有必要更具體地確認業務內容時，有時會要求追加提出說明文等。這是針對從海外把人接來日本的申請，以及變更居留資格的申請所作的說明。本文說明應寫的項目、與申請書及僱用契約書的核對方式，以及結構範例。
僱用理由書是否一定要提出
僱用理由書並非法令要求提出的文件。入管廳在Q&A中，就居留資格認定證明書交付申請（在留資格認定証明書交付申請。從海外把人接來日本）與居留資格變更許可申請（在留資格変更許可申請。從「留學」等轉換），作了這樣的回答。
僱用理由書是雇主寫明錄用理由的文件。在入管廳的技人國頁面與提交資料核對表（提出書類チェックシート）中，無論是認定、變更還是更新的申請，都沒有列出這個名稱的文件。格式與記載項目也沒有指定。
| 區分 | 文件 | 在入管廳資料中的處理 |
|---|---|---|
| 列在提交資料一覽中 | 明確活動內容等的資料（明示勞動條件的文件等）、證明學歷・工作經歷的文件（履歷表、畢業證明書等）、登記事項證明書（登記事項証明書）、明確事業內容的資料、決算文件影本等 | 所屬機構屬於類別3・4（Category 3・4）時，在認定、變更的申請中提出 |
| 未列在一覽中 | 僱用理由書 | 並非法令要求提出的文件 |
即使是一覽中沒有的資料，入管在審查過程中有時也會要求提出（見下一節）。
類別（Category）是所屬機構（所属機関。外國人任職的公司或團體）的區分。關於類別1・2，入管廳表示，除申請書與證明類別的文件等以外，「原則上不需要」（原則不要）。
類別3・4自2026年4月15日起的申請開始，還要提出所屬機構代表人相關申告書（所属機関の代表者に関する申告書）。主要運用語言能力從事對人業務等的情況，還要加上證明具有相當於CEFR・B2之語言能力的資料。全部的文件整理在技人國簽證完全指南中。
入管法施行規則規定，除依各居留資格所定的資料外，還要提出「其他可供參考的資料」（その他参考となるべき資料）。公司自願附上的僱用理由書，依本事務所的整理，是作為這類資料提出的。
認定申請由外國人本人或接收機構的職員（代理人）提出。變更與更新，原則上由外國人本人申請。
出處：出入國在留管理廳「關於工作類居留資格各項在留申請的常見諮詢事項（Q&A）」（日文。2026年7月。以下簡稱「就勞資格Q&A」（就労資格Q&A））Q2・Q5・Q22、「居留資格『技術・人文知識・國際業務』」（日文）、提交資料核對表（認定・共通、認定・類別3・4、變更・共通、變更・類別3・4、更新）（日文）、e-Gov法令檢索「出入國管理及難民認定法施行規則」（日文）第6條之2第2項、第20條第2項、第21條第2項
入管追加要求說明或資料的情形
入管廳表示，在審查過程中，有時會要求提出未列在提交資料一覽中的資料。公布的資料中，對於要求說明或資料的情形，有以下記載。
- 在認定、變更的申請中，判斷有必要更具體地確認業務內容時：有時會要求追加提出關於僱用理由和職務內容的詳細說明文等
- 以從事筆譯・口譯業務為內容提出申請時：除能力的證明外，對於是哪種語言與哪種語言之間的筆譯・口譯、有哪些業務，有時會視需要要求說明（專門學校（専門学校，即專修學校的專門課程）畢業的留學生事例一節中的記載）
- 需要將不屬於技人國的活動作為研修來進行時：有時會視需要請申請方提出資料等，以顯示包括日本籍員工在內的到職後的職涯發展階段與各階段的具體職務內容
- 自錄用起超過1年從事實務研修的申請：要求提出研修計畫，審查實務研修期間的合理性
入管廳在不予許可事例中，列有1件提出了僱用理由書的申請。這是專門學校畢業的留學生所提出的變更申請。理由書的內容是：在計畫新開拓的海外事業領域，需要申請人擔任口譯人員。
入管要求提出成績證明書與顯示日語能力的資料。日語科目的成績全部為C（3級評價中最低的一級），也沒有提出顯示日語能力的資料，結果為不予許可。
技人國的頁面上有一則提醒：提交資料不齊全的申請，有可能導致審查大幅延遲，或有可能受到不利處分。這是關於提交資料的提醒。沒有附上僱用理由書時如何處理，在這次確認的入管廳資料中並未寫明（2026年10月時點）。
為在留審查而進行的事實調查，規定在入管法第59條之2。入境審查官可以詢問相關人員，並要求出示文件。
出處：出入國在留管理廳「就勞資格Q&A」（日文）Q22、「居留資格『技術・人文知識・國際業務』」（日文）申請時的注意事項、「附件1（關於所允許的實務研修）」（日文）2・3、「附件3（事例）」（日文）3-2、e-Gov法令檢索「出入國管理及難民認定法」（日文）第59條之2
僱用理由書應寫的項目
僱用理由書應寫的項目，要對應入管廳在《明確化》（明確化等について）中說明的條件來決定。項目的分法是本事務所的整理，並非入管廳所指定。
| 應寫的項目（本事務所的整理） | 對應的入管廳說明 |
|---|---|
| 公司的事業與錄用的理由 | 依據契約進行的活動，必須在日本合法進行，且可預期將持續進行 |
| 擬讓其擔任的業務內容 | 自然科學・人文科學領域的業務，須為需要以學術素養為背景的一定水準以上的專業能力的活動。是否屬於技人國，將居留期間內的活動視為整體來判斷 |
| 本人的主修・經歷與業務的關聯 | 主修的科目必須與擬從事的業務相關聯（以學歷符合條件的情況） |
| 報酬 | 須獲得與日本人從事該工作時所得報酬同等額以上的報酬 |
| 到職初期的實務研修（如有） | 屬於對日本籍的大學畢業員工等也同樣實施的實務研修的一環，且將居留期間內的活動視為整體來看，不占居留期間的大部分時，在判斷相當性之後予以認可 |
| 業務上使用的語言（主要運用語言能力從事對人業務等的情況） | 以申請人具有相當於CEFR・B2的語言能力為前提 |
業務的內容，不只寫職種名稱，還要寫出具體做什麼。入管廳的不予許可事例中，有以業務量為理由的事例。
- 在員工12人的公司從事會計管理與勞務管理：被認定為無法認可有足夠的業務量作為主要活動來進行
- 在大樓清潔公司從事手冊的筆譯：被認定為並非經常發生的業務，業務量無法認可
所學專業與業務的關聯性如何看待，會因畢業學校的種類而不同。各類學校的判斷，在技人國的「所學專業與業務的關聯性」中說明。對人業務所需的語言能力資料，整理在技人國的語言能力證明資料中。
出處：出入國在留管理廳「關於『技術・人文知識・國際業務』居留資格的明確化等」（日文。最終修訂2026年4月。以下簡稱《明確化》）1（1）・1（2）・2（1）・2（3）、「附件1（關於所允許的實務研修）」（日文）1、「附件3（事例）」（日文）3-1・3-2、「附件4（運用語言能力的對人業務）」（日文）1
避免與申請書・僱用契約書不一致的核對方式
僱用理由書所寫的內容，要與申請書及僱用契約書所寫的內容相同。依《入國・在留審查要領》的規定，是透過申請書各欄的記載與舉證資料，確認是否屬於技人國的活動等。
| 僱用理由書所寫的內容 | 要核對的申請書欄位 | 要核對的文件 |
|---|---|---|
| 業務的內容 | 職種、活動內容詳情（活動内容詳細）、職務上的地位（職稱）（職務上の地位（役職名）） | 明示勞動條件的文件中的「應從事的業務內容」（従事すべき業務） |
| 報酬的金額 | 薪資・報酬（稅前支付額）（給与・報酬（税引き前の支払額）） | 明示勞動條件的文件中的工資 |
| 契約的期間、到職日 | 預定工作期間（就労予定期間）、僱用開始（到職）年月日（雇用開始（入社）年月日） | 明示勞動條件的文件中的契約期間 |
| 學歷、主修、工作經歷 | 最高學歷（最終学歴）、主修・專門領域（専攻・専門分野）、工作經歷（職歴）、實務經驗年數（実務経験年数） | 履歷表、畢業證明書、在職證明書 |
| 公司的資本額、營業額、員工人數 | 資本額（資本金）、年營業額（最近年度）（年間売上高（直近年度））、員工人數（従業員数） | 登記事項證明書、決算文件影本、明確事業內容的資料 |
申請書的「薪資・報酬」一欄有一則註記：不包括各種津貼（通勤・住宅・扶養等）以及具有實際費用補償性質的款項。在僱用理由書中寫報酬時，金額的範圍要與之一致。
申請書的欄位寫不下時，申請書的注意事項寫明，應記載在附頁上並附上。申請書（所屬機構等填寫用（所属機関等作成用））的末尾寫有「以上記載內容與事實相符。」（以上の記載内容は事実と相違ありません。），並在此處記名所屬機構的名稱與代表人的姓名。
入管廳的不予許可事例中，有文件之間業務內容不一致的事例。申請的內容是在派遣處（要派單位）從事筆譯・口譯業務，但勞動派遣契約書上的職務內容卻是「店舖人員」（店舗スタッフ）。入管向派遣處確認後，得到的說明是要讓其在零售店從事接客銷售，結果為不予許可。
契約書各欄的寫法，在技人國的僱用契約書・勞動條件通知書的寫法中說明。若擔心文件之間的內容是否一致，可以透過技術・人文知識・國際業務申請的相關諮詢，與我們一起確認申請書、契約書及僱用理由書的草稿。
出處：出入國在留管理廳「居留資格認定證明書交付申請書」（日英對照）申請人等填寫用2、所屬機構等填寫用1・2、注意事項、「附件3（事例）」（日文）3-1、《入國・在留審查要領》第12編第2章第15節第1之4
僱用理由書的結構範例（範本）
以下的結構是本事務所製作的範例。並非入管廳規定的格式。「〇〇」的部分與填寫範例的內容，都是虛構的。
- 製作日期、收件人、公司的所在地・名稱・代表人的姓名
- 標題（僱用理由書）
- 1 申請人：姓名、國籍・地區、出生年月日
- 2 本公司的事業與錄用的理由：事業的內容、所分派部門的工作、該業務需要人力的緣由
- 3 擬讓其擔任的業務：業務的內容、使用的知識與技術、各項業務的大致比例
- 4 主修・經歷與業務的關聯：主修的科目與工作經歷中，用於3之業務的部分
- 5 報酬與勞動條件：報酬的金額、契約的期間、工作場所（與明示勞動條件的文件內容相同）
- 6 到職初期的實務研修（如有）：期間、內容、日本籍員工也有相同的研修、研修後的業務
- 7 業務上使用的語言（主要運用語言能力從事對人業務等的情況）：使用的語言與使用的場合
- 申請人將在本公司的〇〇部擔任以下業務。
- （1）與〇〇語圈客戶往來的契約書・規格書的筆譯（約占全部業務的〇成）
- （2）在與客戶的商談以及交期・數量的協調中擔任口譯（約〇成）
- （3）製作海外市場用的產品資料（約〇成）
- 以上都是運用在大學主修的〇〇學的知識，以及〇〇語・日語能力的業務。
標題、收件人、篇幅都沒有規定。認定、變更、更新的申請書的收件人，都是「致法務大臣」（法務大臣 殿）。
申請人的姓名，寫法要與申請書相同。申請書上有一則提醒：持有有效護照時，依護照的身分事項頁所示填寫。
範例中的文字，請不要直接照用。要改寫成貴公司實際的業務與本人實際的經歷。
出處：出入國在留管理廳「居留資格認定證明書交付申請書」（日英對照）、「居留資格變更許可申請書」（日英對照）、「居留期間更新許可申請書」（日英對照）
記載與事實不符時的規定
查明是提出了記載與事實不符的文件而獲得許可時，法務大臣得撤銷居留資格。依據是入管法第22條之4第1項。另外也有罰則的規定。
| 規定 | 內容 | 依據（入管法） |
|---|---|---|
| 撤銷居留資格 | 查明以虛偽或其他不正當手段取得入境許可的證印等時 | 第22條之4第1項第2款 |
| 撤銷居留資格 | 除上述情形外，查明藉由提出・出示有不實記載的文件而取得入境許可的證印等時 | 同項第3款 |
| 罰則 | 以虛偽或其他不正當手段，獲得入境許可等而入境日本的人，或獲得居留資格變更・居留期間更新等許可的人。3年以下拘禁刑或300萬日圓以下罰金，或兩者併科 | 第70條第1項第2款之2 |
| 罰則 | 以營利為目的，使上述行為易於實行的人。3年以下拘禁刑或300萬日圓以下罰金，或兩者併科 | 第74條之6 |
「入境許可的證印等」（上陸許可の証印等）包括伴隨居留資格決定的入境許可，以及居留資格變更、居留期間更新等的許可。有多個時，指最近的一個。
作為第2款的例子，入管廳舉出的是：打算從事單純勞動的人，申告稱將從事屬於「技術」居留資格的活動。關於第3款，入管廳說明，不以使用虛偽或其他不正當手段為條件，也不要求申請人有故意。
公司製作的文件中，也含有對內容屬實的確認。所屬機構代表人相關申告書（參考格式）上寫明，若含有不屬實的內容，有可能被判斷為虛偽申請。
申請的業務與到職後實際的業務不一致時如何處理，在技人國：讓員工從事與申請不同的業務會怎樣中說明。
出處：e-Gov法令檢索「出入國管理及難民認定法」（日文）第22條之4、第70條、第74條之6、出入國在留管理廳「撤銷居留資格（入管法第22條之4）」（日文）、「所屬機構代表人相關申告書（參考格式）」（日文）
常見問題
類別1・2的公司，也最好附上僱用理由書嗎？
並沒有要求提出。入管廳表示，關於類別1・2，除申請書與證明類別的文件等以外，「原則上不需要」。入管在審查過程中有時會要求提出一覽中沒有的資料，這一點不論哪個類別都相同。
居留期間的更新，也需要僱用理由書嗎？
更新的提交資料一覽中，也沒有列出僱用理由書。轉職到類別3・4的企業等之後的首次更新，一覽中會加上明確活動內容等的資料等。
關於實務研修，入管廳的資料寫明，更新時若超出當初的預定繼續從事，就要說明其緣由。沒有合理理由時，更新將不予認可。
可以拿網路上的範例文或其他公司的僱用理由書當草稿嗎？
僱用理由書沒有規定格式。不過，若拿其他公司的文件當草稿，在留有與貴公司的業務或本人的經歷不同之記載的狀態下提出，就等於提出了與事實不符的文件。業務的內容、金額、與主修的對應關係，請對照申請書與僱用契約書重新寫過。
出處：出入國在留管理廳「居留資格『技術・人文知識・國際業務』」（日文）、「提交資料核對表（更新）」（日文）、「附件1（關於所允許的實務研修）」（日文）4
總結
技人國的僱用理由書並非法令要求提出的文件，入管廳的提交資料一覽中也沒有列出。入管廳表示，在判斷有必要更具體地確認業務內容時，有時會要求追加提出關於僱用理由和職務內容的詳細說明文等。這是針對認定與變更的申請所作的說明。
撰寫時，請先確定申請書的「活動內容詳情」「薪資・報酬」等欄位，以及明示勞動條件的文件的內容。在僱用理由書中，將與之相同的內容，依事業與錄用的理由、業務、與主修的關聯、報酬、實務研修、業務上使用的語言的順序寫成文章。與事實不符的記載，有可能成為撤銷居留資格或罰則的對象。
參考資料
- 出入國在留管理廳「關於工作類居留資格各項在留申請的常見諮詢事項（Q&A）」（日文。2026年7月）
- 出入國在留管理廳「居留資格『技術・人文知識・國際業務』」（日文）與提交資料核對表（2026年10月9日查閱）
- 出入國在留管理廳「關於『技術・人文知識・國際業務』居留資格的明確化等」（日文。最終修訂2026年4月）本文、附件1・3・4
- 出入國在留管理廳「居留資格認定證明書交付申請書」（日英對照）、「居留資格變更許可申請書」（日英對照）、「居留期間更新許可申請書」（日英對照）
- 出入國在留管理廳「所屬機構代表人相關申告書（參考格式）」（日文）
- 出入國在留管理廳「撤銷居留資格（入管法第22條之4）」（日文。2026年10月9日查閱）
- 出入國在留管理廳《入國・在留審查要領》第12編第2章第15節
- 出入國管理及難民認定法 第22條之4、第59條之2、第70條、第74條之6
- 出入國管理及難民認定法施行規則 第6條之2、第20條、第21條、附表第三、附表第三之七
