※ Bài viết này dựa trên pháp luật Nhật Bản và các tài liệu do Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (ISA) công bố, tính đến ngày 9/10/2026.
Khi xét duyệt cấp phép vĩnh trú (永住許可; việc cấp phép để có tư cách cư trú "Người vĩnh trú" – 永住者), Cục kiểm tra xem bạn có thực hiện đúng các nghĩa vụ như khai báo được quy định trong Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn (出入国管理及び難民認定法; sau đây gọi là "Luật Xuất nhập cảnh" – 入管法) hay không. Có 3 loại khai báo chính: địa chỉ cư trú; cơ quan trực thuộc và vợ/chồng; các mục ghi trên Thẻ cư trú. Thời hạn của các khai báo này đều là trong vòng 14 ngày.
Với hồ sơ nộp từ ngày 1/4/2027 trở đi, kể cả khi vi phạm trong quá khứ được phát hiện thì về nguyên tắc cũng bị đánh giá tiêu cực (được coi là điểm bất lợi khi xét duyệt). Bài viết này giải thích thời hạn và nơi khai báo của từng loại, cách xử lý khi quên khai báo và những việc bạn có thể làm từ bây giờ.
Mục lục
- "Nghĩa vụ khai báo theo Luật Xuất nhập cảnh" được kiểm tra khi xin vĩnh trú là gì
- Thời hạn và nơi khai báo đối với địa chỉ cư trú và Thẻ cư trú
- Có thể hoàn tất khai báo địa chỉ cư trú cùng lúc với thông báo chuyển đến, thông báo chuyển nơi ở
- Khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc và vợ/chồng thay đổi theo tư cách cư trú
- Hình phạt khi không khai báo
- Việc quên khai báo hoặc khai báo chậm được đánh giá thế nào khi xin vĩnh trú
- Khi phát hiện mình quên khai báo, cần làm gì từ bây giờ
- Câu hỏi thường gặp
- Tóm tắt
- Tài liệu tham khảo
"Nghĩa vụ khai báo theo Luật Xuất nhập cảnh" được kiểm tra khi xin vĩnh trú là gì
Khi xét duyệt cấp phép vĩnh trú, cùng với việc nộp thuế và phí bảo hiểm xã hội, Cục kiểm tra xem bạn có thực hiện đúng nghĩa vụ khai báo theo Luật Xuất nhập cảnh hay không. Đây là các nghĩa vụ đặt ra đối với Người cư trú trung, dài hạn (中長期在留者; người đang cư trú tại Nhật Bản và có Thẻ cư trú).
Bản Hướng dẫn được dùng cho hồ sơ nộp đến hết ngày 31/3/2027 (sửa đổi ngày 24/2/2026) nêu "nghĩa vụ khai báo v.v. được quy định trong Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn" (出入国管理及び難民認定法に定める届出等の義務) là một trong các nghĩa vụ công. Bản Hướng dẫn sau khi sửa đổi, được dùng cho hồ sơ nộp từ ngày 1/4/2027 trở đi (sửa đổi ngày 1/10/2026), đã nêu phạm vi bằng các điều luật, dưới tên gọi "nghĩa vụ được quy định trong Luật" (法に規定する義務).
- Các nghĩa vụ khai báo như khai báo địa chỉ cư trú, và các nghĩa vụ về việc xử lý Thẻ cư trú như cấp lại Thẻ cư trú (Điều 19-7 đến Điều 19-16 Luật Xuất nhập cảnh)
- Nghĩa vụ luôn đem theo và nghĩa vụ xuất trình Thẻ cư trú (Điều 23)
- Nghĩa vụ không thực hiện, không để người khác thực hiện hoạt động ngoài các hoạt động được phép theo tư cách cư trú (Điều 19, Điều 73, Điều 73-2) v.v.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hướng dẫn về cấp phép vĩnh trú (sửa đổi ngày 1/10/2026)" (tiếng Nhật), Phần 2 mục 5(2) (第2の5(2)), "Hướng dẫn về cấp phép vĩnh trú (sửa đổi ngày 24/2/2026)" (tiếng Nhật), mục 1(3)(イ)
Trong số đó, bài viết này nói về các khai báo và thủ tục liên quan đến Thẻ cư trú (Điều 19-7 đến Điều 19-16). Toàn bộ nội dung của bản Hướng dẫn sau khi sửa đổi được tổng hợp trong bài Nội dung sửa đổi Hướng dẫn về cấp phép vĩnh trú.
Thời hạn và nơi khai báo đối với địa chỉ cư trú và Thẻ cư trú
Các khai báo về địa chỉ cư trú và Thẻ cư trú liên quan đến tất cả Người cư trú trung, dài hạn, không phụ thuộc vào loại tư cách cư trú. Nơi khai báo được chia ra: địa chỉ cư trú thì khai báo tại quầy tiếp nhận của cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố, còn Thẻ cư trú thì tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương (地方出入国在留管理官署; quầy tiếp nhận của Cục).
| Khai báo, hồ sơ | Ai | Đến khi nào | Ở đâu |
|---|---|---|---|
| Khai báo địa chỉ cư trú sau khi nhập cảnh mới (新規上陸後の住居地の届出) | Người cư trú trung, dài hạn mới nhập cảnh | Trong vòng 14 ngày kể từ ngày xác định địa chỉ cư trú | Xã, phường, quận, thành phố nơi có địa chỉ cư trú |
| Khai báo địa chỉ cư trú khi thay đổi tư cách cư trú v.v. (在留資格変更等に伴う住居地の届出) | Người mới trở thành Người cư trú trung, dài hạn nhờ được cấp phép thay đổi tư cách cư trú v.v. | Trong vòng 14 ngày kể từ ngày xác định địa chỉ cư trú (người đã có địa chỉ cư trú thì tính từ ngày được cấp phép) | Xã, phường, quận, thành phố nơi có địa chỉ cư trú |
| Khai báo thay đổi địa chỉ cư trú (住居地の変更届出) | Người cư trú trung, dài hạn đã thay đổi địa chỉ cư trú | Trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến địa chỉ cư trú mới | Xã, phường, quận, thành phố nơi có địa chỉ cư trú mới |
| Khai báo thay đổi các mục ghi trên Thẻ cư trú ngoài địa chỉ cư trú (住居地以外の在留カード記載事項の変更届出) | Người cư trú trung, dài hạn có thay đổi về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, khu vực | Trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi | Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương phụ trách khu vực có địa chỉ cư trú |
| Xin cấp lại Thẻ cư trú do làm mất v.v. (紛失等による在留カードの再交付申請) | Người cư trú trung, dài hạn không còn Thẻ cư trú do làm mất, bị trộm cắp, bị hủy hoại v.v. | Trong vòng 14 ngày kể từ ngày biết mình không còn thẻ (nếu biết trong thời gian ở ngoài Nhật Bản thì tính từ ngày nhập cảnh lần đầu sau đó) | Như trên |
| Xin cấp lại Thẻ cư trú do hư hỏng, bẩn v.v. (汚損等による在留カードの再交付申請) | Người cư trú trung, dài hạn có Thẻ cư trú bị hư hỏng nặng, bẩn nặng, hoặc dữ liệu trong chip IC bị hỏng | Không quy định thời hạn (nếu nhận được lệnh yêu cầu xin cấp lại thì trong vòng 14 ngày kể từ ngày nhận lệnh) | Như trên |
| Xin gia hạn thời hạn có hiệu lực của Thẻ cư trú (在留カードの有効期間の更新申請) | Người vĩnh trú (từ 16 tuổi trở lên), Chuyên gia có kỹ năng cao loại (ii) (高度専門職2号) | Từ 3 tháng trước ngày hết thời hạn có hiệu lực đến ngày hết thời hạn có hiệu lực | Như trên |
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Khai báo địa chỉ cư trú sau khi nhập cảnh mới" (tiếng Nhật), "Khai báo địa chỉ cư trú khi thay đổi tư cách cư trú v.v." (tiếng Nhật), "Khai báo thay đổi địa chỉ cư trú" (tiếng Nhật), "Khai báo thay đổi các mục ghi trên Thẻ cư trú ngoài địa chỉ cư trú" (tiếng Nhật), "Xin cấp lại Thẻ cư trú do làm mất v.v." (tiếng Nhật), "Xin cấp lại Thẻ cư trú do hư hỏng, bẩn v.v." (tiếng Nhật), "Xin gia hạn thời hạn có hiệu lực của Thẻ cư trú" (tiếng Nhật); Luật Xuất nhập cảnh, Điều 19-7 đến Điều 19-13
Mốc bắt đầu tính 14 ngày là những ngày như ngày xác định địa chỉ cư trú hoặc ngày phát sinh thay đổi.
Xin gia hạn thời hạn có hiệu lực của Thẻ cư trú là thủ tục cần làm sau khi đã được cấp phép vĩnh trú. Những người có Thẻ cư trú với thời hạn có hiệu lực đến ngày hết hạn cư trú thì không thuộc diện này.
Nếu Thẻ cư trú của bạn được cấp từ ngày 13/6/2026 trở về trước và ngày hết thời hạn có hiệu lực được ghi là ngày sinh nhật 16 tuổi hoặc ngày trước đó, bạn nộp hồ sơ trong khoảng từ 6 tháng trước ngày đó đến ngày hết thời hạn có hiệu lực.
Có thể hoàn tất khai báo địa chỉ cư trú cùng lúc với thông báo chuyển đến, thông báo chuyển nơi ở
Nếu bạn đem Thẻ cư trú đến quầy tiếp nhận của cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố để làm thông báo chuyển đến (転入届) hoặc thông báo chuyển nơi ở (転居届), bạn được coi là đã thực hiện cả khai báo địa chỉ cư trú theo Luật Xuất nhập cảnh. Bạn không cần nộp một khai báo khác cho Cục.
Điều kiện là bạn nộp Thẻ cư trú khi làm thông báo. Xã, phường, quận, thành phố nhận thông báo sẽ ghi địa chỉ cư trú mới lên Thẻ cư trú rồi trả lại. Nếu ô địa chỉ cư trú trên Thẻ cư trú đang ghi địa chỉ hiện tại của bạn thì việc khai báo đã xong.
Nếu bạn chỉ làm thông báo chuyển đến mà không nộp Thẻ cư trú thì khai báo địa chỉ cư trú theo Luật Xuất nhập cảnh chưa được thực hiện. Bạn đem Thẻ cư trú đến quầy tiếp nhận của cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố nơi có địa chỉ cư trú và nộp tờ khai báo địa chỉ cư trú (住居地届出書).
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Khai báo thay đổi địa chỉ cư trú (Người cư trú trung, dài hạn)" (tiếng Nhật); Luật Xuất nhập cảnh, Điều 19-7 khoản 2 và khoản 3, Điều 19-9 khoản 2 và khoản 3
Khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc và vợ/chồng thay đổi theo tư cách cư trú
Đối với các khai báo liên quan đến nơi làm việc, trường học và vợ/chồng, trường hợp nào cần khai báo sẽ khác nhau tùy theo tư cách cư trú bạn đang có. Ở loại nào, thời hạn cũng là trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh sự việc (Điều 19-16 Luật Xuất nhập cảnh).
| Loại | Tư cách cư trú thuộc diện áp dụng | Khi nào cần khai báo |
|---|---|---|
| Khai báo liên quan đến cơ quan hoạt động (活動機関に関する届出) | Giáo sư (教授), Chuyên gia có kỹ năng cao loại (i)(c) (高度専門職1号ハ), Chuyên gia có kỹ năng cao loại (ii) (với hoạt động thuộc (c)) (高度専門職2号（ハ）), Quản trị/quản lý (経営・管理), Công việc pháp lý/kế toán (法律・会計業務), Y tế (医療), Giáo dục (教育), Chuyển công tác nội bộ (企業内転勤), Thực tập kỹ năng (技能実習), Du học (留学), Học viên khóa đào tạo (研修) | Cơ quan hoạt động (活動機関; công ty hoặc trường học) thay đổi tên gọi, thay đổi địa chỉ, giải thể (công ty, trường học không còn tồn tại); rời khỏi cơ quan hoạt động; chuyển sang cơ quan hoạt động mới |
| Khai báo liên quan đến cơ quan hợp đồng (契約機関に関する届出) | Chuyên gia có kỹ năng cao loại (i)(a), (i)(b) (高度専門職1号イ・ロ), Chuyên gia có kỹ năng cao loại (ii) (với hoạt động thuộc (a), (b)) (高度専門職2号（イ・ロ）), Nghiên cứu (研究), Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế (技術・人文知識・国際業務), Hộ lý (介護), Giải trí (興行; chỉ trong trường hợp hoạt động dựa trên hợp đồng với cơ quan trực thuộc), Lao động có tay nghề (技能), Kỹ năng đặc định (特定技能) | Cơ quan hợp đồng (契約機関; công ty v.v.) thay đổi tên gọi, thay đổi địa chỉ, giải thể; hợp đồng kết thúc; ký kết hợp đồng mới |
| Khai báo liên quan đến người phối ngẫu (配偶者に関する届出) | Đoàn tụ gia đình (家族滞在), Vợ/chồng/con của người có quốc tịch Nhật Bản (日本人の配偶者等), Vợ/chồng/con của người vĩnh trú (永住者の配偶者等) (đều chỉ áp dụng với người đang cư trú với tư cách là vợ/chồng) | Ly hôn với vợ/chồng, vợ/chồng tử vong |
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc (cơ quan hoạt động)" (tiếng Nhật), "Khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc (cơ quan hợp đồng)" (tiếng Nhật), "Khai báo liên quan đến người phối ngẫu" (tiếng Nhật); Luật Xuất nhập cảnh, Điều 19-16
"Rời khỏi cơ quan hoạt động" và "hợp đồng kết thúc" là nghỉ việc hoặc tốt nghiệp; "chuyển sang cơ quan hoạt động mới" và "ký kết hợp đồng mới" là học lên hoặc đi làm. Chuyển việc thuộc cả hai trường hợp: rời khỏi nơi làm việc cũ (hợp đồng kết thúc) và chuyển sang nơi làm việc mới (ký kết hợp đồng mới). Các tư cách cư trú không có trong bảng này, như Người định trú (定住者) hay Hoạt động đặc định (特定活動), không có khai báo theo Điều 19-16.
Có 3 cách khai báo: qua Internet (Hệ thống khai báo điện tử – 電子届出システム), tại quầy tiếp nhận, và gửi qua bưu điện. Nếu khai báo tại quầy, bạn đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương gần nhất, xuất trình Thẻ cư trú và nộp tờ khai báo. Nếu gửi qua bưu điện, bạn gửi tờ khai báo kèm bản sao Thẻ cư trú đến Bộ phận tiếp nhận khai báo, Ban Điều tra cư trú, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú Tokyo (tên nơi nhận ghi bằng tiếng Nhật: 東京出入国在留管理局 在留調査部門 届出受付担当).
Những trường hợp dễ phân vân có cần khai báo hay không
| Trường hợp | Khai báo |
|---|---|
| Công ty phái cử vẫn như cũ, chỉ công ty tiếp nhận phái cử thay đổi (loại cơ quan hợp đồng) | Không cần. Bạn khai báo hợp đồng mới khi ký hợp đồng lao động với công ty phái cử |
| Công ty phái cử vẫn như cũ, công ty tiếp nhận phái cử thay đổi (loại cơ quan hoạt động) | Cần. Bạn khai báo việc rời khỏi công ty tiếp nhận phái cử cũ và việc chuyển sang công ty tiếp nhận phái cử mới |
| Được cấp phép gia hạn thời gian cư trú cùng lúc với việc chuyển việc | Cần |
| Được cấp phép thay đổi tư cách cư trú cùng lúc với việc chuyển việc | Không cần |
| Nơi làm việc vẫn như cũ, chỉ nội dung hợp đồng thay đổi | Không cần |
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hỏi đáp về khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc v.v. và khai báo do cơ quan trực thuộc thực hiện" (tiếng Nhật), Q9, Q10, Q12 và Q17
Hình phạt khi không khai báo
Luật Xuất nhập cảnh quy định mức phạt tiền đến 200.000 yên đối với trường hợp không khai báo, và phạt tù (拘禁刑) đến 1 năm hoặc phạt tiền đến 200.000 yên đối với trường hợp khai báo gian dối.
| Nội dung vi phạm | Hình phạt | Điều luật |
|---|---|---|
| Không thực hiện khai báo địa chỉ cư trú, khai báo thay đổi các mục ghi trên Thẻ cư trú ngoài địa chỉ cư trú, khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc v.v. (所属機関等に関する届出) | Phạt tiền đến 200.000 yên | Luật Xuất nhập cảnh, Điều 71-5, điểm 1 đến điểm 3 |
| Khai báo gian dối trong các khai báo này | Phạt tù đến 1 năm hoặc phạt tiền đến 200.000 yên | Điều 71-2, điểm 1 |
| Không xin gia hạn thời hạn có hiệu lực của Thẻ cư trú, không xin cấp lại do làm mất v.v., không xin cấp lại khi đã nhận lệnh | Phạt tù đến 1 năm hoặc phạt tiền đến 200.000 yên | Điều 71-2, điểm 2 |
Đối với khai báo địa chỉ cư trú, ngoài hình phạt còn có quy định về hủy bỏ tư cách cư trú. Đó là trường hợp không khai báo địa chỉ cư trú mới trong vòng 90 ngày kể từ ngày rời khỏi địa chỉ cư trú đã khai báo. Trường hợp có lý do chính đáng cho việc không khai báo thì được loại trừ (Luật Xuất nhập cảnh, Điều 22-4, khoản 1, điểm 9; số thứ tự của điểm tính đến tháng 10/2026). Trường hợp người mới trở thành Người cư trú trung, dài hạn không khai báo địa chỉ cư trú trong vòng 90 ngày cũng vậy (điểm 8 cùng khoản).
Khai báo địa chỉ cư trú gian dối cũng thuộc diện bị hủy bỏ (điểm 10 cùng khoản). Quy định về hủy bỏ ghi là Bộ trưởng Bộ Tư pháp "có thể hủy bỏ" (取り消すことができる).
Từ ngày 1/4/2027, việc Người vĩnh trú không thực hiện các nghĩa vụ theo Luật Xuất nhập cảnh mà không có lý do chính đáng sẽ được thêm vào các lý do hủy bỏ tư cách cư trú. ISA cho biết không dự kiến hủy bỏ trong những trường hợp như sơ ý không đem theo Thẻ cư trú (Điều 22-4, khoản 1, điểm 8 Luật Xuất nhập cảnh sau khi được sửa đổi bởi Luật sửa đổi Luật Xuất nhập cảnh v.v. năm 2024; có hiệu lực thi hành từ ngày 1/4/2027). Các nghĩa vụ thuộc diện áp dụng và thủ tục được tổng hợp trong bài Chế độ hủy bỏ quyền vĩnh trú.
Nguồn: Luật Xuất nhập cảnh, Điều 22-4 khoản 1, Điều 71-2, Điều 71-5; Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hỏi đáp về việc hoàn thiện chế độ cấp phép vĩnh trú" (tiếng Nhật), Q8
Việc quên khai báo hoặc khai báo chậm được đánh giá thế nào khi xin vĩnh trú
Cách ghi trong Hướng dẫn khác nhau tùy theo ngày nộp hồ sơ là đến hết ngày 31/3/2027 hay từ ngày 1/4/2027 trở đi. Phần ghi về nghĩa vụ khai báo của bản nào được dùng là do ngày nộp hồ sơ quyết định, không phải ngày được cấp phép.
| Ngày nộp hồ sơ | Bản Hướng dẫn được dùng | Phần ghi về nghĩa vụ khai báo |
|---|---|---|
| Đến hết ngày 31/3/2027 | Bản sửa đổi ngày 24/2/2026 | "Thực hiện đúng" (適正に履行していること) các nghĩa vụ công, trong đó có nghĩa vụ khai báo v.v. được quy định trong Luật Xuất nhập cảnh |
| Từ ngày 1/4/2027 trở đi | Bản sửa đổi ngày 1/10/2026 | Nếu nghĩa vụ không được thực hiện thì bị đánh giá tiêu cực (消極評価; đánh giá bất lợi). Không chỉ khi đang ở trong tình trạng vi phạm tại thời điểm nộp hồ sơ, mà cả khi vi phạm nghĩa vụ trong quá khứ được phát hiện, về nguyên tắc cũng bị đánh giá tiêu cực |
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hướng dẫn về cấp phép vĩnh trú (sửa đổi ngày 24/2/2026)" (tiếng Nhật), mục 1(3)(イ), "Hướng dẫn về cấp phép vĩnh trú (sửa đổi ngày 1/10/2026)" (tiếng Nhật), Phần 1, Phần 2 mục 5(2) và Phần 6 (第1、第2の5(2)、第6)
Bản sửa đổi ngày 24/2 có chú thích rằng trường hợp thực hiện nghĩa vụ sau khi đã quá thời hạn thì "về nguyên tắc bị đánh giá tiêu cực" (原則として消極的に評価されます). Tuy nhiên, những gì chú thích này nêu ra là việc nộp thuế và nộp phí bảo hiểm. Bản này không ghi việc khai báo chậm so với thời hạn được đánh giá thế nào.
Tuy vậy, điều đó không có nghĩa là hồ sơ nộp đến hết ngày 31/3/2027 thì việc khai báo chậm không bị xem xét. Bản Hướng dẫn sau khi sửa đổi có chú thích rằng cụm từ "tuân thủ các nghĩa vụ được quy định trong Luật này" (この法律に規定する義務の遵守) được thêm vào luật là để làm rõ, dưới dạng điều kiện theo luật, nội dung đã ghi trong bản Hướng dẫn trước đây, và điều này cũng đã được xem xét trong việc xét duyệt trước ngày 1/4/2027 (Phần 2 mục 1, chú thích 1).
Phần Hỏi đáp của ISA ghi rằng nếu không khai báo hoặc khai báo gian dối về cơ quan trực thuộc hay vợ/chồng thì "cũng có trường hợp bị bất lợi trong các hồ sơ về cư trú" (在留諸申請で不利になる場合もあります). Tài liệu hướng dẫn xét duyệt của Cục (Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú – 入国・在留審査要領; tài liệu được công khai) ghi rằng cần xác nhận việc đã thực hiện đúng nghĩa vụ khai báo theo Luật Xuất nhập cảnh đối với tư cách cư trú tại thời điểm nộp hồ sơ.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hỏi đáp về khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc v.v. và khai báo do cơ quan trực thuộc thực hiện" (tiếng Nhật), Q7; Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú (入国・在留審査要領), Phần 12, Mục 27 "Người vĩnh trú" (tài liệu được công khai; bản trước lần sửa đổi Hướng dẫn ngày 1/10/2026)
Khai báo nộp sau khi đã quá thời hạn có phải là "vi phạm nghĩa vụ trong quá khứ" không
Từ đây là cách hiểu của văn phòng chúng tôi. Luật Xuất nhập cảnh quy định nghĩa vụ là phải khai báo "trong vòng 14 ngày".
Với khai báo nộp chậm, tình trạng vi phạm đã chấm dứt tại thời điểm nộp, nhưng việc đã không giữ đúng thời hạn thì vẫn còn đó. Vì vậy, chúng tôi cho rằng trường hợp này có thể thuộc "vi phạm nghĩa vụ trong quá khứ" mà bản sửa đổi ngày 1/10 nói đến.
Mặt khác, cụm từ trong Hướng dẫn là "về nguyên tắc". Hướng dẫn cũng ghi rằng việc quyết định cấp phép vĩnh trú được thực hiện bằng cách xem xét tổng hợp hoàn cảnh của từng trường hợp. Các tài liệu đã công bố không nêu ranh giới theo số lần chậm hay thời gian chậm (tính đến tháng 10/2026).
Khi phát hiện mình quên khai báo, cần làm gì từ bây giờ
Nếu phát hiện mình chưa khai báo, bạn hãy khai báo ngay tại thời điểm phát hiện, kể cả khi đã quá 14 ngày. Phần Hỏi đáp của ISA cũng yêu cầu, đối với khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc và vợ/chồng, khi biết mình chưa khai báo thì phải nhanh chóng khai báo.
- Viết ra những việc đã xảy ra từ trước đến nay. Liệt kê các lần chuyển nhà, đi làm, nghỉ việc, chuyển việc, thay đổi họ tên hoặc quốc tịch, ly hôn hoặc vợ/chồng tử vong, kèm theo ngày tháng.
- Kiểm tra xem đã khai báo chưa. Với địa chỉ cư trú, bạn có thể kiểm tra ở ô địa chỉ cư trú trên Thẻ cư trú. Nếu bạn đã khai báo về cơ quan trực thuộc hoặc vợ/chồng qua Hệ thống khai báo điện tử thì có thể xem lịch sử khai báo trên hệ thống.
- Nộp những khai báo chưa thực hiện. Địa chỉ cư trú thì tại quầy tiếp nhận của cơ quan hành chính xã, phường, quận, thành phố; cơ quan trực thuộc và vợ/chồng thì qua Hệ thống khai báo điện tử hoặc tại quầy tiếp nhận, gửi qua bưu điện; các mục ghi trên Thẻ cư trú thì tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương phụ trách khu vực có địa chỉ cư trú.
- Ghi lại sẵn lý do, diễn biến dẫn đến việc chậm. Với khai báo thay đổi các mục ghi trên Thẻ cư trú, nếu đã quá thời gian khai báo thì bạn nộp riêng một văn bản ghi lý do v.v.
Nguồn: Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hỏi đáp về khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc v.v. và khai báo do cơ quan trực thuộc thực hiện" (tiếng Nhật), Q5, "Khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc (cơ quan hợp đồng)" (tiếng Nhật), "Khai báo thay đổi các mục ghi trên Thẻ cư trú ngoài địa chỉ cư trú" (tiếng Nhật)
Nếu bạn không yên tâm về lịch sử khai báo của mình, với dịch vụ hỗ trợ hồ sơ xin cấp phép vĩnh trú, chúng tôi giúp bạn kiểm tra lịch sử khai báo và sắp xếp lại tình hình trước khi nộp hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Từ khi nghỉ việc đến khi có nơi làm việc tiếp theo, tôi có một khoảng thời gian trống. Việc khai báo sẽ thế nào?
Bạn khai báo 2 lần, một lần khi nghỉ việc và một lần khi đi làm lại. Tại thời điểm nghỉ việc, bạn khai báo hợp đồng kết thúc (với loại cơ quan hoạt động là rời khỏi cơ quan hoạt động); tại thời điểm đi làm lại, bạn khai báo ký kết hợp đồng mới (tương tự, là chuyển sang cơ quan hoạt động mới); mỗi lần đều trong vòng 14 ngày. Không thể khai báo với ngày phát sinh sự việc là một ngày trong tương lai, vì vậy khai báo về việc đi làm lại được nộp sau khi bạn đã thực sự vào công ty.
Tôi nhập cảnh và vào làm đúng công ty đã dự định. Tôi có cần khai báo về cơ quan trực thuộc không?
Không cần. Phần Hỏi đáp của ISA ghi rằng trường hợp được cho phép nhập cảnh mới và vào đúng cơ quan đã dự định theo đúng dự định thì không cần khai báo. Việc khai báo trở nên cần thiết khi sau đó có nghỉ việc, chuyển việc v.v.
Khai báo về cơ quan trực thuộc có cần tài liệu như bản hợp đồng lao động không?
Không cần. Phần Hỏi đáp của ISA ghi rằng không cần tài liệu liên quan đến việc khai báo. Nếu gửi qua bưu điện, bạn gửi kèm bản sao Thẻ cư trú.
Tóm tắt
Khi xét duyệt cấp phép vĩnh trú, Cục kiểm tra xem bạn có thực hiện đúng nghĩa vụ khai báo theo Luật Xuất nhập cảnh hay không. Thời hạn của các khai báo này đều là trong vòng 14 ngày. Nơi khai báo là xã, phường, quận, thành phố đối với địa chỉ cư trú; Hệ thống khai báo điện tử v.v. đối với cơ quan trực thuộc và vợ/chồng; Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương đối với thay đổi các mục ghi trên Thẻ cư trú.
Với hồ sơ nộp từ ngày 1/4/2027 trở đi, kể cả khi vi phạm nghĩa vụ trong quá khứ được phát hiện thì về nguyên tắc cũng bị đánh giá tiêu cực. Trước khi nộp hồ sơ, bạn hãy đối chiếu lịch sử chuyển nhà, chuyển việc, thay đổi họ tên v.v. với các khai báo, và nếu có khai báo nào chưa thực hiện thì hãy nộp ngay tại thời điểm phát hiện. Việc đã chậm thì vẫn còn đó, nhưng tình trạng chưa khai báo thì có thể chấm dứt được.
Tài liệu tham khảo
- Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận người tị nạn, Điều 19-7 đến Điều 19-16, Điều 22-4 khoản 1, Điều 71-2, Điều 71-5 (e-Gov (trang tra cứu pháp luật); truy cập ngày 9/10/2026)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hướng dẫn về cấp phép vĩnh trú (sửa đổi ngày 1/10/2026)" (tiếng Nhật; tháng 10/2026)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hướng dẫn về cấp phép vĩnh trú (sửa đổi ngày 24/2/2026)" (tiếng Nhật; tháng 2/2026; bản trước khi sửa đổi)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Khai báo địa chỉ cư trú sau khi nhập cảnh mới (Người cư trú trung, dài hạn)" (tiếng Nhật)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Khai báo địa chỉ cư trú khi thay đổi tư cách cư trú v.v. (Người cư trú trung, dài hạn)" (tiếng Nhật)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Khai báo thay đổi địa chỉ cư trú (Người cư trú trung, dài hạn)" (tiếng Nhật)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Khai báo thay đổi các mục ghi trên Thẻ cư trú ngoài địa chỉ cư trú" (tiếng Nhật)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Xin cấp lại Thẻ cư trú do làm mất v.v." (tiếng Nhật)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Xin cấp lại Thẻ cư trú do hư hỏng, bẩn v.v." (tiếng Nhật)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Xin gia hạn thời hạn có hiệu lực của Thẻ cư trú" (tiếng Nhật)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc (cơ quan hoạt động)" (tiếng Nhật)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc (cơ quan hợp đồng)" (tiếng Nhật)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Khai báo liên quan đến người phối ngẫu" (tiếng Nhật)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hỏi đáp về khai báo liên quan đến cơ quan trực thuộc v.v. và khai báo do cơ quan trực thuộc thực hiện" (tiếng Nhật)
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, "Hỏi đáp về việc hoàn thiện chế độ cấp phép vĩnh trú" (tiếng Nhật)
- Hướng dẫn xét duyệt nhập cảnh và cư trú (入国・在留審査要領), Phần 12, Mục 27 "Người vĩnh trú" (tài liệu được công khai; bản trước lần sửa đổi Hướng dẫn ngày 1/10/2026)
![Xin vĩnh trú Nhật Bản: yêu cầu chặt chẽ hơn [sửa đổi tháng 10/2026] – thay đổi về thu nhập, năng lực tiếng Nhật, quy định đặc biệt dành cho vợ/chồng và thời điểm áp dụng](/_next/image?url=https%3A%2F%2Fcdn.sanity.io%2Fimages%2Fue01fgnu%2Fproduction%2F6ce873a34284a8348a8ef59f87ebceb5706fd4a8-2400x1350.png%3Frect%3D2%2C0%2C2396%2C1350%26w%3D600%26h%3D338&w=3840&q=75&dpl=dpl_FRNEwQbN5fxFQTBSaP27jZt4n11T)
