Lần này là trường hợp được cấp visa du học của một trẻ vị thành niên rời xa cha mẹ, một mình vào học trường trung học phổ thông ở Okinawa. Vì trường không có ký túc xá, chúng tôi cần tự xây dựng một “cơ chế có thể chăm lo sinh hoạt hằng ngày và tư vấn” để người làm đơn chưa thành niên có thể sống một mình. Việc thiết lập được cơ chế giám hộ này và chứng minh bằng giấy tờ rằng cơ chế đó thực sự vận hành được là điểm mấu chốt lớn nhất để được cấp phép lần này.
Lời nhắn của khách hàng (bản dịch tiếng Việt của văn phòng)
Trong lần làm hồ sơ này, chúng tôi đã nhận được những phản hồi rất quý giá từ mẹ của Quý khách Z.S. và chính Quý khách Z.S., những người đã hợp tác cùng chúng tôi. Đây là nội dung rất đáng tham khảo đối với các bậc phụ huynh đang cân nhắc cho con sang Nhật Bản du học. Mời Quý vị cùng đọc.
※Phần dưới đây do văn phòng chúng tôi dịch và biên tập sang tiếng Việt từ nguyên văn tiếng Trung mà Quý khách gửi cho chúng tôi. (Nguyên văn được đăng ở nửa sau của bài viết)
Q1. Ban đầu, vì sao Quý khách quyết định không cho con học lên trường trung học phổ thông ở Trung Quốc mà chọn trường trung học phổ thông ở Nhật Bản (Okinawa)?
Tôi mong con có thể thoát khỏi môi trường cạnh tranh quá mức ở trong nước và lớn lên trong một hệ thống giáo dục chú trọng hơn đến sự phát triển toàn diện. Chương trình thực hành về biển và việc bồi dưỡng tầm nhìn quốc tế của trường trung học phổ thông ở Okinawa, mô hình “học tập + sinh hoạt” như vậy rất phù hợp với mong muốn của tôi là con được phát triển toàn diện.
Việc con tìm được niềm yêu thích thật sự của mình quan trọng hơn thứ hạng điểm số đơn thuần, và điều đó cũng có ích cho việc xin vào đại học hay con đường phát triển sau này của con. Tuy xa nhà, nhưng so với việc để con bào mòn động lực tự thân ở trong nước, tôi muốn ủng hộ con đến một môi trường nơi con có thể lớn lên thoải mái, tự nhiên hơn.
Q2. Khi bắt đầu chuẩn bị cho việc du học, đặc biệt là về mặt “xin visa (tư cách cư trú)”, Quý khách đã có những lo lắng hay khó khăn gì?
Chủ yếu là tôi sợ giấy tờ có sai sót rồi bị từ chối visa, chẳng hạn chi tiết trong giấy công chứng quan hệ thân nhân hay giấy chứng minh tài chính không đáp ứng yêu cầu. Bởi vì Cục Quản lý xuất nhập cảnh của Nhật Bản xét duyệt rất nghiêm ngặt, chỉ sai một chi tiết nhỏ cũng có thể bị từ chối visa.
Tôi cũng lo việc sắp xếp giám hộ cho trẻ vị thành niên sống một mình sẽ không được Cục Quản lý xuất nhập cảnh chấp nhận. Con gái tôi sẽ sống một mình ở Okinawa, liệu Cục có nghi ngờ cách sắp xếp giám hộ của chúng tôi không? Còn phần chứng minh tài chính, vừa phải chứng minh chúng tôi có đủ khả năng chi trả học phí và sinh hoạt phí, vừa phải tránh để nguồn tiền trông có vấn đề. Thời gian đó ngày nào tôi cũng tra cứu kinh nghiệm, hỏi các đơn vị trung gian, chỉ sợ có chỗ nào mình tính chưa chu đáo.
Q3. Lần này, cơ duyên nào khiến Quý khách ủy thác việc làm hồ sơ cho “Jeepney Immigration Services”, và yếu tố quyết định là gì?
Lý do cốt lõi nhất khiến tôi chọn Jeepney Immigration Services là sự chuyên nghiệp và chân thành của họ. Lúc đầu tôi đã so sánh khá nhiều đơn vị; có nơi chỉ nhấn mạnh “tỷ lệ đậu cao” mà không chịu nói kỹ quy trình cụ thể, có nơi thu phí rất cao nhưng trao đổi thì lúc nào cũng mập mờ. Còn tư vấn viên của Jeepney, ngay lần đầu trao đổi với tôi, đã phân tích rõ ràng từng khâu của việc xin tư cách cư trú, chẳng hạn giấy tờ nào cần công chứng, những điểm cần lưu ý về chứng minh tài chính, thậm chí cả lời khuyên về việc sắp xếp chỗ ở cho con tại Okinawa.
Điều khiến tôi xúc động hơn nữa là họ nói “không chỉ làm thủ tục mà sẽ dõi theo, trông nom cuộc sống của con tại Nhật Bản trong suốt quá trình”; thái độ coi con như người nhà ấy làm tôi đặc biệt yên tâm. Về sau tôi cũng tìm hiểu thêm và được biết họ có nhiều năm kinh nghiệm phục vụ tại Okinawa, có quan hệ hợp tác tốt với nhà trường và Cục Quản lý xuất nhập cảnh, nhiều vấn đề chi tiết họ đều có thể lường trước và giải quyết. Vì vậy tôi thấy giao việc của con cho họ đáng tin cậy hơn nhiều so với tự mình mày mò.
Q4. Sau khi thủ tục thực sự bắt đầu, Quý khách thấy cách làm việc và sự hỗ trợ của hành chính thư sĩ như thế nào?
Trong suốt quá trình làm thủ tục, dịch vụ của hành chính thư sĩ Jeepney thật sự khiến tôi rất yên tâm. Ngay từ khâu chuẩn bị giấy tờ ban đầu, họ đã đưa cho tôi một danh sách rất chi tiết, có ghi chú những điểm cần lưu ý của từng loại giấy tờ, và cũng kiểm tra kỹ từng nội dung. Điều khiến tôi cảm động nhất là sau khi nộp hồ sơ xin tư cách cư trú, họ chủ động theo dõi tiến độ xét duyệt. Rất chu đáo và tỉ mỉ.
Q5. Về vấn đề lớn nhất lần này là “hỗ trợ sinh hoạt tại Nhật Bản”, chúng tôi đã xây dựng cơ chế hỗ trợ theo nhóm gồm “tổ chức điều phối hỗ trợ” và “người chăm sóc tại Okinawa”. Khi nghe đề xuất này, cảm nhận thật lòng của Quý khách là gì?
Vốn dĩ điều tôi lo nhất chính là sự an toàn trong cuộc sống của con khi một mình ở Nhật Bản, chẳng hạn con có không thích nghi được với khí hậu Okinawa không, có gặp rắc rối ở trường mà không ai giúp không, khi ốm có ai đưa con đi bệnh viện không.
Giờ đây khi nghe có một mạng lưới hỗ trợ toàn diện như vậy, không chỉ có tổ chức giám hộ chuyên nghiệp phụ trách việc quản lý hằng ngày của con, mà còn có người chăm sóc tại địa phương định kỳ theo dõi cuộc sống của con, thậm chí cả sự an toàn trong sinh hoạt của con gái tôi cũng được tính đến, nỗi lo canh cánh suốt hơn nửa năm của tôi cuối cùng cũng được trút xuống. Đây không còn đơn thuần là “làm thủ tục” nữa, mà là thật sự để tâm đến cuộc sống của con, khiến tôi cảm thấy dù tôi không ở bên con thì vẫn có những người đáng tin cậy đang bảo vệ con. Cảm giác được coi trọng, được chăm sóc này làm tôi yên tâm hơn bất kỳ lời hứa nào.
Q6. Giờ đây hồ sơ đã được tiếp nhận suôn sẻ, với tư cách là người mẹ, tâm trạng của Quý khách thế nào?
Bây giờ hồ sơ đã được tiếp nhận suôn sẻ, tâm trạng của tôi cuối cùng cũng chuyển từ lo âu trước đây sang vững dạ. Trước đây ngày nào tôi cũng lo giấy tờ có vấn đề gì không, visa có được cấp không, thậm chí có lúc nửa đêm tỉnh dậy kiểm tra email. Giờ nhìn con bắt đầu thu dọn hành lý đi Okinawa, gương mặt rạng rỡ nụ cười mong đợi, tôi biết lựa chọn ban đầu là đúng.
Đội ngũ Jeepney không chỉ giúp chúng tôi lo xong mọi thủ tục mà còn cho tôi cảm nhận được một dịch vụ “chuyên nghiệp + ấm áp”; họ định kỳ báo cho tôi tiến độ chuẩn bị nhập học của con, thậm chí còn chia sẻ với tôi đôi chút về thời tiết Okinawa và thực đơn nhà ăn của trường. Giờ tôi không còn là “người mẹ không sao yên lòng” nữa, mà có thể mỉm cười nói với con: “Cứ mạnh dạn bước đi con nhé, mẹ ở phía sau, và còn có nhiều người ở bên cạnh giúp con.” Cảm giác yên tâm này là điều quý giá nhất tôi nhận được trong thời gian qua.
Q7. Từ tháng 4, cuộc sống trung học phổ thông ở Okinawa sẽ bắt đầu. Điều Z.S. mong đợi nhất là gì?
Tháng 4 này em sẽ sang Okinawa học trung học phổ thông, bây giờ em vừa hồi hộp vừa háo hức. Điều em mong đợi nhất là được trải nghiệm một cuộc sống trung học phổ thông khác trước, chẳng hạn giờ thực hành về biển của trường, em có thể theo thầy cô ra biển nghiên cứu san hô, đây là cơ hội hoàn toàn không có ở trong nước.
Tiếp theo là em muốn cố gắng học tốt tiếng Nhật, mong sớm có thể trò chuyện trôi chảy với các bạn học ở đó, kết bạn với người Nhật, cuối tuần cùng nhau đi dạo chợ đêm Okinawa, đi chơi các đảo nhỏ. Em còn muốn tham gia câu lạc bộ của trường, ví dụ câu lạc bộ nhảy hoặc câu lạc bộ trà đạo, để cảm nhận văn hóa Nhật Bản. Tất nhiên em cũng hơi lo về khả năng thích nghi của mình, chẳng hạn có theo kịp tiến độ bài học không, hay lúc nhớ nhà thì phải làm sao, nhưng cứ nghĩ đến đội ngũ hỗ trợ của Jeepney và sự động viên của mẹ là em thấy không còn sợ đến thế nữa. Em mong rằng trong mấy năm ở Okinawa, em sẽ trở nên tự lập hơn, cởi mở hơn, và cũng để mẹ thấy được sự trưởng thành của em.
Q8. Xin Quý khách cho đôi lời khuyên gửi đến các bậc phụ huynh, giống như Quý khách trước đây, đang phân vân vì “muốn cho con sang Nhật Bản du học nhưng lại lo về thủ tục và cuộc sống”.
Nếu bạn cũng đang phân vân có nên cho con sang Nhật Bản du học hay không, tôi muốn chia sẻ vài điều tâm đắc. Trước hết, đừng một mình cố gánh hết, việc chuyên môn hãy giao cho người có chuyên môn; một văn phòng hành chính thư sĩ như Jeepney có thể giúp bạn tránh được rất nhiều cái bẫy.
Thứ hai, đừng chỉ nhìn vào “tỷ lệ đậu”, mà quan trọng hơn là xem đơn vị đó có thật sự quan tâm đến cuộc sống của con hay không, bởi du học không chỉ là làm thủ tục mà còn là mấy năm cuộc đời của con.
Cuối cùng, hãy tin vào khả năng thích nghi của con, và cũng tin vào lựa chọn của chính mình. Lúc đầu tôi cũng từng do dự, nhưng giờ nhìn dáng vẻ tràn đầy mong đợi của con, tôi biết chúng tôi đã đi đúng đường. Chỉ cần có một hệ thống hỗ trợ đáng tin cậy, thì dù con ở nơi xa, bạn vẫn có thể ngủ yên giấc.
[Nguyên văn] Lời nhắn của khách hàng (tiếng Trung)
以下是实际收到的反馈原文。（※出于隐私保护考虑，部分名称已做匿名处理。）
Q1. 当初为什么决定不去中国的高中，而是选择去日本的高中（冲绳的某高中）进修？ （请分享一下本人的梦想，或者母亲支持这一梦想的契机）
我希望孩子能跳出国内的内卷环境，在更注重全面发展的教育体系里成长。冲绳高中的海洋实践和国际化视野培养，这种 “学习 + 生活” 的模式正好符合我希望孩子全面成长的想法，能让她找到真正的兴趣，这比单纯的成绩排名更重要，这对她未来申请大学或发展都有帮助。虽然离家远，但比起让她在国内消耗内驱力，我更愿意支持她去一个能让她舒展成长的环境。
Q2. 在开始准备留学时，特别是在“签证（在留资格）申请”方面，大家主要有哪些不安或觉得困难的地方？
主要是怕材料出错被拒签，比如亲属关系公证、资金证明的细节不符合要求。毕竟日本的入国管理局审核非常严格，哪怕一个小细节出错都可能被拒签。也担心未成年人独自生活的监护安排不被入国管理局认可。我还担心孩子的 “在留资格” 能否顺利获批，毕竟她要独自在冲绳生活，入国管理局会不会质疑我们的监护安排？还有资金证明部分，既要证明我们有足够的能力支付学费和生活费，又要避免资金来源看起来有问题，那段时间我每天都在查攻略、问中介，生怕哪里考虑不周。
Q3. 这次是通过什么契机决定委托“Jeepney行政书士事务所”办理签证申请的？决定委托的关键因素是什么？
决定选 Jeepney 行政书士事务所，最核心的原因是他们的专业和真诚。一开始我对比了好几家机构，有的只强调 “高通过率”，却不肯细说具体流程；有的收费很高，但沟通起来总是含糊其辞。而 Jeepney 的顾问第一次和我沟通时，就把在留资格申请的每一个环节都拆解得清清楚楚，比如哪些材料需要公证、资金证明的注意事项、甚至孩子在冲绳的住宿安排建议。更打动我的是，他们提到 “不是只办手续，而是全程守护孩子在日本的生活”，这种把孩子当家人的态度让我特别放心。后来我也侧面了解到，他们在冲绳当地有多年的服务经验，和学校、入国管理局都有良好的合作，很多细节问题他们都能提前预判并解决，这让我觉得把孩子的事交给他们，比自己瞎折腾靠谱多了。
Q4. 实际开始办理手续后，行政书士的应对和服务支持怎么样？
整个办理过程中，Jeepney 行政书士的服务真的让我很安心。从一开始的材料准备，他们就给了我一份非常详细的清单，还标注了每个材料的注意事项，也会仔细核实每一项内容。最让我感动的是，在提交在留资格申请后，他们会主动跟进审核进度。非常的贴心和细心。
Q5. 关于本次最大的课题——“在日本的生活支援”，我们构建了由“监护统括机构”和“冲绳当地照顾人”组成的团队支援体制。听到这个提案时，您最直观的感受是什么？
本来我最担心的就是孩子独自在日本的生活安全，比如她会不会适应不了冲绳的气候、会不会在学校遇到麻烦没人帮忙、生病时有没有人陪她去医院。现在听到有这么一个全方位的支援网络，不仅有专业的监护机构负责她的日常管理，还有当地的照顾人定期跟进她的生活，甚至连女儿的生活安全都考虑到了，我悬了大半年的心终于落地了。这已经不是简单的 “办手续”，而是真正把孩子的生活放在心上，让我觉得哪怕我不在她身边，也有一群可靠的人在守护她。这种被重视、被照顾的感觉，比任何承诺都更让我安心。
Q6. 现在申请已经顺利受理了，作为母亲，您现在的心情如何？
现在申请已经顺利受理，我的心情终于从之前的焦虑变成了踏实。之前每天都在担心材料会不会出问题、签证能不能下来，甚至有时候会半夜醒来查邮件。现在看着孩子开始收拾去冲绳的行李，脸上满是期待的笑容，我知道当初的选择是对的。Jeepney 的团队不仅帮我们搞定了所有手续，还让我感受到 “专业 + 温度” 的服务，他们会定期给我反馈孩子的入学准备进度，甚至连冲绳的天气、学校的食堂菜单都跟我分享了一些。现在我不再是那个 “放不下心的妈妈”，而是可以笑着对孩子说 “去闯吧，妈妈在身后，还有一群人在身边帮你”。这种安心感，是我这段时间最珍贵的收获。
Q7. 4月就要开始在冲绳的高中生活了，Z.S.同学最期待的是什么？
4 月就要去冲绳读高中了，我现在既紧张又兴奋。最期待的是能体验不一样的高中生活，比如学校的海洋实践课，我可以跟着老师去海边研究珊瑚，这是在国内完全没有的机会。然后就是想努力学好日语，希望能尽快和当地的同学顺畅交流，交到日本朋友，周末一起去逛冲绳的夜市、去离岛玩。我还想参加学校的社团，比如舞蹈社或者茶道社，感受日本的文化。当然也有点担心自己的适应能力，比如会不会跟不上课程进度，或者想家的时候怎么办，但一想到 Jeepney 的支援团队和妈妈的鼓励，就觉得没那么害怕了。我希望在冲绳的这几年，能让自己变得更独立、更开朗，也能让妈妈看到我的成长。
Q8. 对于像您以前一样，“想送孩子去日本留学，但又担心手续和生活问题”而犹豫不决的家长们，请给他们一些建议。
如果您也在纠结要不要送孩子去日本留学，我想分享几个心得：首先，不要一个人硬扛，专业的事交给专业的人，像 Jeepney 这样的行政书士事务所能帮你避开很多坑；其次，不要只看 “通过率”，更要看机构是否真正关心孩子的生活，毕竟留学不只是办手续，更是孩子几年的人生；最后，相信孩子的适应能力，也相信自己的选择。我当初也犹豫过，但现在看着孩子充满期待的样子，我知道我们都走对了路。只要有靠谱的支援体系，哪怕孩子在远方，你也能睡得安稳。