Đây là trường hợp một khách hàng quốc tịch Úc nhờ văn phòng chúng tôi làm hồ sơ xin tư cách cư trú "Vợ/chồng/con của người có quốc tịch Nhật Bản". Khi đó cả hai vợ chồng đều đang sống tại Úc; trước hết Quý khách được cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú (COE), sau đó được cấp phép thay đổi tư cách cư trú ngay tại Nhật Bản.
Khi vợ/chồng là người Nhật đang sống ở nước ngoài, trở ngại lớn đầu tiên là câu hỏi "vợ chồng không có địa chỉ tại Nhật thì nộp hồ sơ ở đâu, và ai là người nộp". Quý khách lần này cũng cho biết càng hỏi lãnh sự quán và Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú thì thông tin nhận được càng khác nhau, nên đã từ bỏ việc tự nộp hồ sơ. Nhờ văn phòng chúng tôi nộp hồ sơ thay, gánh nặng đối với bố mẹ vợ đang sống tại Nhật cũng được giảm xuống mức thấp nhất.
Do Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú Tokyo quá tải, việc xét duyệt kéo dài khoảng 7 tháng. Trong thời gian đó, chúng tôi vẫn kiểm tra tình hình và báo cáo kịp thời cho Quý khách, đồng thời gửi đề nghị xét duyệt sớm và xử lý các yêu cầu về tài liệu bổ sung. Sau khi COE được cấp, căn cứ vào hoàn cảnh gia đình, chúng tôi đã nộp hồ sơ xin thay đổi tư cách cư trú tại Nhật Bản và được cấp phép sau khoảng 1 tháng.
※Để bảo vệ quyền riêng tư của Quý khách, tên được đăng dưới dạng chữ cái viết tắt.
※Phần dưới đây là bản dịch sang tiếng Việt do văn phòng chúng tôi thực hiện từ nguyên văn tiếng Anh mà Quý khách gửi. (Nguyên văn được đăng nguyên vẹn ở nửa sau của bài viết.)
Lời nhắn của khách hàng (bản dịch tiếng Việt của văn phòng)
Q1. 【Băn khoăn trước khi ủy thác】Trước khi trao đổi với văn phòng chúng tôi, Quý khách đã gặp khó khăn gì? Và có những lo lắng nào?
Trước khi tìm thấy Jeepney Immigration Services, tôi ngày càng rối với thủ tục xuất nhập cảnh để xin visa vợ/chồng của Nhật Bản. Ban đầu tôi định tự nộp hồ sơ xin COE (Giấy chứng nhận tư cách cư trú), như tôi đã từng tự làm hồ sơ xin visa vợ/chồng cho vợ tôi ở Úc trước đây. Càng tìm hiểu về thủ tục visa vợ/chồng của Nhật, tôi lại càng thấy rối... Tôi đã nói chuyện với lãnh sự quán Nhật Bản tại Úc, gửi email cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú của Nhật và tra cứu bằng AI. Tôi được cho biết trường hợp của tôi là không bình thường (cả người có quốc tịch Nhật là vợ tôi lẫn người chồng đều đang sống ngoài Nhật Bản). Tôi được bảo rằng hồ sơ phải nộp tại quầy tiếp nhận ở Nhật, và cũng được bảo rằng việc xin visa vợ/chồng sau khi COE được cấp phải làm ở ngoài Nhật Bản. Tôi biết được rằng một số hồ sơ xin COE có thể nộp trực tuyến, nhưng người nước ngoài sống ngoài Nhật Bản thì lại không được?? Vì vợ tôi không sống ở Nhật nên hồ sơ của tôi phải do một người thân đang sống ở Nhật nộp... và còn nhiều điều khác nữa. Cuối cùng tôi biết được rằng hồ sơ của tôi có thể do một hành chính thư sĩ thay tôi đảm nhận, và người này có thể hỗ trợ bố mẹ lớn tuổi của vợ tôi về giấy tờ. Đến lúc này tôi thấy nhẹ nhõm, và quyết định nhờ một chuyên gia về xuất nhập cảnh hỗ trợ trong một việc quan trọng như vậy (tương lai chung của gia đình tôi tại Nhật Bản).
Q2. 【Lý do quyết định】Giữa rất nhiều văn phòng hành chính thư sĩ, đâu là "lý do quyết định" khiến Quý khách chọn văn phòng chúng tôi?
Sau khi quyết định như vậy, tôi bắt đầu tìm một hành chính thư sĩ để hỗ trợ chúng tôi làm thủ tục. Tôi đã liên hệ với 5 hoặc 6 văn phòng có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh. Các phản hồi rất khác nhau: có nơi nắm rõ, có nơi dường như cũng lúng túng về thủ tục cho trường hợp của tôi. Tôi nhận được phản hồi nhanh và rõ ràng từ anh Takuro của Jeepney Immigration Services. Anh ấy có vẻ hiểu rõ thủ tục cho trường hợp của tôi, nói khớp với những gì tôi đã tìm hiểu, và vạch ra một phương án đơn giản hóa cho hồ sơ của tôi, giúp giảm áp lực cho bố mẹ lớn tuổi của vợ tôi, là đầu mối liên lạc tại Nhật Bản. Chúng tôi trao đổi email thêm một hai lần nữa, và thông tin vẫn nhất quán, rõ ràng, tự tin; báo giá của anh ấy cũng cạnh tranh. Vì vậy, tôi đã quyết định khá nhanh là sẽ nhờ anh Takuro và văn phòng của anh ấy.
Q3. 【Cảm nhận về cách làm việc】Trong quá trình thực hiện thủ tục, Quý khách thấy cách làm việc của văn phòng chúng tôi (người phụ trách) như thế nào?
Sau khi được ủy thác, Jeepney Immigration Services bắt tay vào việc rất nhanh chóng và chuyên nghiệp. Như hầu hết mọi người đều biết, việc nộp hồ sơ xuất nhập cảnh rất chi tiết, tốn thời gian và đòi hỏi độ chính xác cao để hồ sơ được thể hiện theo cách tốt nhất. Jeepney đã thiết lập quy trình rõ ràng, an toàn để thu thập và chuyển giấy tờ từ xa một cách hiệu quả. Tôi có thể làm theo các danh sách kiểm tra được cung cấp và tải giấy tờ lên khi có trong tay, đồng thời nhận được phản hồi nhanh và rõ ràng. Điều này giúp ích rất nhiều và khiến quá trình bớt khó khăn hơn.
Họ đã liên hệ với người thân của chúng tôi ở Nhật khi cần, với sự tôn trọng và chu đáo, và cuối cùng đã thay chúng tôi nộp hồ sơ xin COE. Khi bắt đầu thủ tục, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú Tokyo xử lý hồ sơ trong khoảng 60 ngày. Thời gian này đã kéo dài ra rất nhiều do những thay đổi lớn về hồ sơ nộp qua Cục Tokyo và do bối cảnh chính trị thay đổi, với việc các hồ sơ xin visa bị xem xét kỹ hơn. Ngày tháng trôi qua, đầu tiên là quá 60 ngày, rồi 120 ngày, anh Takuro và các nhân viên vẫn tiếp tục cung cấp cho tôi thông tin rõ ràng, nhất quán. Họ đã liên hệ với Cục về tình trạng hồ sơ của tôi: việc xem xét ban đầu đã được thực hiện và các giấy tờ đã nộp có vẻ ổn. Điều này giúp tôi yên tâm; Cục cho biết đang tồn đọng rất nhiều hồ sơ và không có gì bất thường.
Vì tôi nhập cảnh Nhật Bản bằng visa du lịch cùng gia đình khi chúng tôi chuyển đến vào đầu năm 2026, nên thời gian là yếu tố then chốt. Ban đầu chúng tôi dự tính việc xét duyệt mất 60 ngày và tôi đã nộp hồ sơ khoảng 6 tuần trước khi đặt chân đến Nhật, nên chúng tôi nghĩ visa du lịch 90 ngày sẽ thừa đủ để COE của tôi được cấp. Tôi đã nhầm! Ngày tháng trôi qua và ngày hết hạn visa du lịch của tôi đến gần, anh Takuro đề xuất gửi "đề nghị xét duyệt sớm". Đề nghị này được Cục tiếp nhận, nhưng khi thời hạn 90 ngày đến gần mà vẫn chưa có kết quả, tôi quyết định về Úc để giải quyết một số việc rồi quay lại bằng visa du lịch 90 ngày lần thứ hai.
Trong giai đoạn khó khăn này của quá trình xét duyệt hồ sơ, Jeepney luôn thông báo tình hình cho tôi và giải thích những bước họ đang thực hiện để có kết quả sớm nhất có thể. Điều này giúp tôi vững tâm tin vào quy trình, vì biết rằng hồ sơ của tôi không có vấn đề gì và Cục chỉ cần thời gian để giải quyết số hồ sơ tồn đọng. Vào khoảng tháng thứ 6, Cục bắt đầu có thêm phản hồi. Họ yêu cầu một số giấy tờ cập nhật do thời gian xét duyệt kéo dài, và Jeepney đã rất chủ động chuẩn bị và nộp các giấy tờ đó. Đến tháng thứ bảy, COE của tôi cuối cùng cũng được cấp, trước khi visa du lịch 90 ngày lần thứ hai của tôi hết hạn. Đó là một sự nhẹ nhõm lớn đối với tất cả mọi người! Sau đó, anh Takuro đề xuất một hướng đi để xin visa vợ/chồng mà không cần rời khỏi Nhật Bản (do trách nhiệm của tôi đối với gia đình tại Nhật). Trong vòng một tháng, việc này đã thành công và visa vợ/chồng của tôi được cấp.
Q4. 【Kết quả và lời nhắn】Xin Quý khách chia sẻ cảm xúc hiện tại khi thủ tục đã hoàn tất suôn sẻ, và lời nhắn gửi đến những người có cùng băn khoăn.
Giờ đây visa vợ/chồng của tôi đã được cấp, cùng với đó là Thẻ cư trú, đây là một sự nhẹ nhõm rất lớn đối với tôi và gia đình. Nếu bạn đang ở trong hoàn cảnh tương tự và đang nghĩ đến việc xin visa để ở lại Nhật Bản hợp pháp, tôi rất khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp của một văn phòng như Jeepney Immigration Services. Bạn sẽ không muốn đặt tương lai của mình hay của gia đình vào rủi ro vì sai sót của chính mình hoặc vì một văn phòng không đủ năng lực cho công việc này. Tôi sẽ không ngần ngại giới thiệu anh Takuro và đội ngũ của anh ấy cho bất kỳ việc nào như vậy. Như tôi đã nói với anh Takuro khi visa của tôi được cấp: "Một lần nữa, cảm ơn anh rất rất nhiều vì công sức, sự hỗ trợ, sự kiên nhẫn và tình người." Tình người là từ then chốt trong những tình huống liên quan đến xuất nhập cảnh và hy vọng về tương lai của con người. Sự cảm thông mà anh Takuro và đội ngũ của anh ấy thể hiện đã giúp giảm căng thẳng rất nhiều, và cách truyền đạt rõ ràng, nhất quán của anh ấy đã giúp chúng tôi tin vào quy trình và đạt được kết quả mà chúng tôi mong đợi. Một lần nữa xin cảm ơn!
Lời cảm ơn từ hành chính thư sĩ phụ trách
Quý khách J.M., xin chân thành cảm ơn Quý khách đã dành cho chúng tôi những lời chu đáo và chân tình đến vậy. Tôi đã đọc đi đọc lại nhiều lần, vừa đọc vừa nhớ lại từng giai đoạn.
Trong trường hợp cả hai vợ chồng đều sống ở nước ngoài, không hiếm khi nhận được những giải thích khác nhau tùy nơi hỏi về việc "ai nộp hồ sơ, và nộp ở đâu". Đúng như Quý khách J.M. đã viết ở Q1. Ngay cả khi vợ chồng không có địa chỉ tại Nhật, nếu hành chính thư sĩ nộp hồ sơ thay thì vẫn có thể tiến hành mà không cần nhờ gia đình ở Nhật làm thủ tục tại quầy tiếp nhận. Giảm gánh nặng cho gia đình đến mức có thể là một trong những điều đầu tiên văn phòng chúng tôi nghĩ đến trong những hồ sơ loại này.
Lần này, thời gian xét duyệt vượt xa dự kiến ban đầu, khiến Quý khách J.M. và gia đình phải trải qua những ngày lo lắng kéo dài. Thời gian xét duyệt thay đổi rất nhiều tùy theo mức độ quá tải của Cục, và phía chúng tôi không thể rút ngắn được. Chính vì vậy, chúng tôi luôn coi trọng việc liên tục thông báo "hiện giờ tình hình ra sao" trong suốt thời gian đó. Việc Quý khách ghi nhận điều này là điều chúng tôi biết ơn hơn cả.
Ngoài ra, việc thay đổi tư cách cư trú ngay tại Nhật Bản từ diện Cư trú ngắn hạn (du lịch v.v.) về nguyên tắc là không được chấp nhận. Tuy nhiên, trong những trường hợp như đã được cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú, tùy hoàn cảnh mà việc thay đổi trong nước có thể được chấp nhận. Lần này, chúng tôi đã giải thích cặn kẽ hoàn cảnh là ba người con đang học tại trường ở Nhật và cần sự chăm sóc của cả bố lẫn mẹ, và đã được cấp phép.
Từ "humanity (tình người)" mà Quý khách viết ở cuối là nguồn động viên lớn nhất đối với chúng tôi. Phía sau thủ tục visa luôn là cuộc sống và tương lai của một gia đình. Từ nay về sau, chúng tôi sẽ tiếp tục đối diện với từng trường hợp một cách chân thành.
Nếu Quý vị đang băn khoăn về visa vợ/chồng khi một trong hai vợ chồng sống ở nước ngoài, về thủ tục sau khi được cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú, hay về gia hạn thời gian cư trú, xin đừng ngần ngại liên hệ với văn phòng chúng tôi. Chúng tôi cũng tư vấn bằng tiếng Anh và tiếng Trung.
[Nguyên văn] Lời nhắn của khách hàng (tiếng Anh)
Q1- Before I found jeepney.co.jp (substitute how you prefer to be referenced), I was becoming confused with the spouse visa immigration process for Japan. Initially I planned to lodge my COE (certificate of eligibility application) myself, as I had done for my wife's spouse visa application in Australia previously. The more I investigated the Japan spouse visa process, the more it became confusing to me... I spoke with the Japanese consulate in Australia, I emailed Japanese immigration and I researched with AI. I was told my situation was not normal (both the Japanese national- my wife and the husband were living outside Japan). I was told the application needed to be made over the counter in Japan, I was also told the spouse visa application after the COE was issued, needed to be outside Japan. I found out some applications for the COE can be made online, but not as a foreigner living outside Japan?? As my wife was not living in Japan my application would need to be made by a family member living in Japan the list went on. Finally I found that my application could be handled on my behalf by an immigration scrivener (please enter the correct term here) who could assist my wife's elderly parents with the paperwork. I felt relieved at this point, and decided to engage an immigration expert to assist in such an important matter (my families shared future in Japan).
Q2- Once I had made that decision I went about searching for an immigration scrivener to assist us with the process. I contacted 5 or 6 companies that could assist in english. I had varying responses, some were informed, some appeared to also be confused on the process for my situation. I had a quick and clear response from Takuro san of Jeepney.co.jp. He appeared to understand the process for my situation clearly, was consistent with my research and outlined a simplified strategy for my application which would take pressure off my wife's elderly parents- being the point of contract within Japan. We emailed one or two more times, again consistent, clear, confident messaging and his quote was competitive. As a result, I decided quite quickly to proceed with Takuro san and his business.
Q3- Once Jeepney.co.jp were engaged, they set to work very promptly and professionally. As most people would know, lodging immigration applications are very detailed, time consuming and great accuracy is required to put your application in it's best light. Jeepney put in place clear, secure processes to collect and transmit documents remotely and efficiently. I could work through the checklists provided and upload documents as they came to hand, receiving feedback quickly and clearly. This helped greatly and made the process less challenging.
They interacted with our family members in Japan as required, with respect and attention, and ultimately submitted the COE application on our behalf. At the beginning of the process Tokyo immigration were processing applications in around 60 days. This timeline blew-out significantly due to large changes in applications through Tokyo immigration and a changing political landscape with greater scrutiny being applied to visa applications. As the days ticked by, first past 60 days, then 120 days, Takuro san and his staff continued to provide me with clear, consistent feedback. They engaged with immigration as to the status of my application, an initial review had been done and the documents lodged appeared to be in order. This gave me peace of mind, immigration noted there were large backlogs of applications and nothing was out of the ordinary.
As I had entered Japan on a tourist visa with my family when we moved early in 2026, time was of the essence. While we expected a 60 day assessment initially and I had lodged some 6 weeks before we landed in Japan, we thought the 90 day tourist visa should be more than sufficient to have my COE issued. I was wrong! As the days ticked over and we were getting towards the expiry date of my tourist visa, Takuro san suggested lodging a 'fast track request'. This was accepted by immigration but as my 90 day deadline approached without a result, I decided to return to Australia to attend to some matters before returning on a second 90 day tourist visa.
During this challenging period of my application assessment, Jeepney kept me informed and explained the steps they were taking to get my result as soon as possible. This gave me confidence to trust the process, knowing there was no inherent problem with my application and immigration just needed time to get through the backlog. At around 6 months in, immigration started providing additional feedback. They requested some updated documents due to the length of the assessment and Jeepney was very proactive in securing and submitting the documentation. At seven months my COE was finally issued and before my second 90 day tourist visa was due to expire. This was a great relief to everyone! Takuro san then went about suggesting a pathway to obtain my spouse visa without needing to leave Japan (due to my responsibilities for my family in Japan). Within one month this was successful as my Spouse Visa was issued.
Q4) Now that my Spouse Visa has been issued and with it my residence card, it was a huge relief to myself and my family. If you are in a similar situation and thinking to apply for a Visa to stay legally in Japan, I would very much recommend to engage the professional services of a firm such as Jeepney.co.jp. You don't want to risk you or your families future through mistakes of your own or a firm not competent to the task. I would not hesitate to refer Takuro san and his team for any such matter. As I said to Takuro san on issuance of my visa, 'Once again thanks sooo much for your hard work, assistance, patience and humanity.' Humanity is a key word in situations involving immigration, and people's future hopes. This compassion shown by Takuro san and his team helped to greatly reduce the stress and his clear, cconsistent messaging allowed us to trust the process and get the result we were hoping for. Thanks again!