Đây là trường hợp một khách hàng người Đài Loan ủy thác cho chúng tôi làm hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú đối với tư cách cư trú “Hoạt động văn hóa”. Quý khách sang Nhật để đến thăm các nghề thủ công truyền thống của Nhật Bản cùng những vùng sản xuất, và tiến hành khảo sát, nghiên cứu; Quý khách đã liên hệ với chúng tôi qua trang web của văn phòng.
“Hoạt động văn hóa” là tư cách cư trú dành cho các hoạt động học thuật, nghệ thuật không kèm theo thu nhập, hoặc cho việc nghiên cứu chuyên sâu về văn hóa, kỹ nghệ đặc trưng của Nhật Bản. So với các tư cách cư trú về làm việc hay du học, số trường hợp nộp hồ sơ ít hơn, và dù tìm trên Internet cũng khó thấy thông tin phù hợp với kế hoạch của chính mình. Về nội dung hoạt động và cơ quan tiếp nhận, cần xây dựng cho từng trường hợp cách giải thích bằng những tài liệu nào.
Vị khách lần này đã có thời điểm sang Nhật được ấn định, và lo lắng không biết có thể hoàn tất hồ sơ trong khoảng thời gian có hạn hay không. Chúng tôi vừa trao đổi bằng tiếng Trung vừa sắp xếp các tài liệu cần thiết, đồng thời trực tiếp liên hệ với cơ quan tiếp nhận. Giấy chứng nhận tư cách cư trú đã được cấp sau 18 ngày kể từ khi nộp hồ sơ.
※ Để bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng, tên được đăng dưới dạng chữ cái viết tắt.
※ Phần dưới đây là bản dịch do văn phòng chúng tôi thực hiện từ nguyên văn tiếng Trung mà khách hàng gửi. (Nguyên văn được đăng đúng như đã nhận ở nửa sau của bài viết.)
Lời nhắn của khách hàng (bản dịch tiếng Việt của văn phòng)
Q1. 【Băn khoăn trước khi ủy thác】Trước khi trao đổi với văn phòng chúng tôi, Quý khách đã gặp khó khăn về những điều gì? Và có những lo lắng nào?
Ngày ra nước ngoài ngày càng đến gần, tôi đã lên mạng tìm rất nhiều cách. Có vẻ như cá nhân tự xin loại visa này thì độ khó rất cao, nên tôi lo mình không thể hoàn tất việc xin visa trong khoảng thời gian có hạn, và như vậy sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch ra nước ngoài ban đầu của mình.
Q2. 【Yếu tố quyết định】Giữa rất nhiều văn phòng hành chính thư sĩ, “yếu tố quyết định” khiến Quý khách chọn văn phòng chúng tôi là gì?
Văn phòng hành chính thư sĩ này trả lời câu hỏi của tôi rất nhanh, đồng thời giải đáp những khó khăn tôi gặp phải một cách đầy đủ và hiệu quả. Sau khi biết rằng một số khó khăn có thể vượt qua được, tôi đã chọn hợp tác với quý văn phòng.
Q3. 【Cảm nhận về cách làm việc】Trong quá trình thực tế tiến hành thủ tục, Quý khách thấy cách làm việc của văn phòng chúng tôi (người phụ trách) như thế nào?
Quý văn phòng làm việc rất nhanh và hiệu quả. Việc có thể trao đổi bằng tiếng Trung rất tiện lợi; văn phòng cũng chỉ cho tôi cần bổ sung những tài liệu nào với lập luận rất rõ ràng, và hỗ trợ tôi liên hệ với cơ quan tiếp nhận, nhờ vậy tôi rất yên tâm trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.
Q4. 【Kết quả và lời nhắn】Xin Quý khách chia sẻ cảm nghĩ hiện tại khi thủ tục đã hoàn tất suôn sẻ, và lời nhắn gửi đến những người có cùng băn khoăn.
Sau khi biết kết quả, tôi như trút được tảng đá lớn trong lòng. Trước đó tôi còn lo rằng nếu không được thông qua thì sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch lịch trình sau này của mình. May mà nhờ sự hỗ trợ của văn phòng, mọi việc đã hoàn tất suôn sẻ và nhanh chóng!
Nếu có bạn nào muốn xin visa Hoạt động văn hóa để sang Nhật, các bạn có thể yên tâm giao cho văn phòng xử lý những vấn đề liên quan, không cần tự mình cứ lên mạng tìm cách giải quyết hay định tự làm lấy; giao cho người có chuyên môn sẽ nhanh hơn rất nhiều!
Lời cảm ơn từ hành chính thư sĩ phụ trách
Kính gửi Quý khách C.Y., chúng tôi xin chân thành cảm ơn những lời ấm áp mà Quý khách đã dành cho chúng tôi. Chúng tôi rất vui vì Giấy chứng nhận tư cách cư trú đã được cấp suôn sẻ và vì đã có thể hỗ trợ Quý khách chuẩn bị cho hoạt động tại Nhật Bản.
“Hoạt động văn hóa” là tư cách cư trú có ít trường hợp nộp hồ sơ. Đúng như Quý khách C.Y. đã viết ở Q1, không ít người càng tìm hiểu càng cảm thấy “cá nhân tự nộp hồ sơ có vẻ khó”. Vì có ít khuôn mẫu sẵn, điều quan trọng là dùng tài liệu để trình bày từng điểm một: thực hiện hoạt động gì, ở đâu và với sự hợp tác của ai. Nếu Quý khách trao đổi với chúng tôi từ giai đoạn sớm, chúng tôi có thể sắp xếp và cho biết những gì đã đủ, những gì cần bổ sung.
Ngoài ra, với Hoạt động văn hóa, sự hợp tác của cơ quan tiếp nhận hoạt động tại Nhật Bản là không thể thiếu. Đối với bên tiếp nhận, thủ tục về tư cách cư trú cũng có nhiều điều chưa rõ và nhiều lo lắng. Văn phòng chúng tôi đã đứng ra làm cầu nối, liên hệ trực tiếp và cố gắng trả lời các câu hỏi sớm nhất có thể. Hồ sơ lần này tiến triển suôn sẻ cũng là nhờ mọi người ở cơ quan tiếp nhận đã chu đáo phối hợp.
Việc Quý khách nói rằng trao đổi bằng tiếng Trung “rất tiện lợi” cũng là nguồn động viên lớn đối với chúng tôi. Chính vì đây là thủ tục quan trọng, chúng tôi mong Quý khách có thể trao đổi bằng ngôn ngữ mà mình dùng thuận tiện nhất.
Nếu Quý khách đang băn khoăn về tư cách cư trú Hoạt động văn hóa, cũng như các tư cách cư trú để khảo sát, nghiên cứu tại Nhật Bản hoặc để học hỏi văn hóa, kỹ nghệ, xin đừng ngần ngại liên hệ với văn phòng chúng tôi. Chúng tôi cũng tiếp nhận tư vấn bằng tiếng Trung và tiếng Anh.
[Nguyên văn] Lời nhắn của khách hàng (tiếng Trung)
Q1 【委託前的煩惱】諮詢之前，您在哪些事情上感到困擾？又有哪些不安？
主要是已經距離出國時間越來越近，上網找了很多方法，似乎個人去申請這個簽證的難度很高，擔心自己無法在有限時間裡完成簽證申請，以致於影響自己原本的出國計畫。
Q2 【選擇本所的關鍵】在眾多行政書士事務所之中，您選擇本所的關鍵是什麼？
本行政書士事務所回應我的諮詢非常快速，也很完整有效率解惑我遇到的困難 ，在得知一些困難可以克服後，選擇與貴事務所合作。
Q3 【對應的感想】實際進行手續的過程中，您覺得本所的應對如何？
貴所應對相當快速有效率，可以以中文進行溝通非常便利，也以很清楚的邏輯告訴我要補上哪些資料，並且協助我聯繫受入機構，讓我在申請的預備過程中很放心。
Q4 【得知結果後的感想】手續順利完成後，您現在的心情如何？若有想對懷著相同煩惱的人說的話，也請與我們分享。
得知結果後放下心中大石頭，原本還擔心如果沒有通過的話，會影響自己後續的期程規劃～還好在事務所協助下順利且快速完成！
請如果有想要申請文化活動簽證到日本的朋友，可以放心交給事務所來處理相關問題，不用自己一直上網搜尋解法或想自己來處理，交給專業會快速很多！